Wat bepaalt de prijs van software op maat?

Waarom maatwerk niet duurder is dan een pakket

Drie redenen. Een pakket rekent doorgaans een licentie per gebruiker aan, en die groeit mee met uw team: elke nieuwe collega maakt de rekening zwaarder, jaar na jaar. Bij maatwerk is er geen licentie per gebruiker. Ten tweede bevat een pakket functies voor een brede waaier aan bedrijven, en u betaalt ze allemaal mee, ook de schermen die niemand bij u ooit opent. Op maat bouwen wij alleen wat uw werking vraagt. Ten derde begint niemand nog van een leeg blad: wij bouwen op een bestaande fundering voor aanmelden, rechten, rapporten en koppelingen, zodat het werk naar uw eigen processen gaat. Leg daarom altijd dezelfde periode en hetzelfde aantal gebruikers naast elkaar.

Omvang: de uitzonderingen en de koppelingen

Wat het werk bepaalt, is niet het aantal schermen maar het aantal regels en uitzonderingen. Een offerte opmaken is eenvoudig tot er staffelprijzen, klantspecifieke kortingen, varianten en meerdere btw-tarieven bij komen. Elke uitzondering moet bedacht, gebouwd en getest worden, ook in combinatie met alle andere. Daarnaast telt elke koppeling met een boekhoudpakket, webshop of ander systeem: enkel doorsturen is eenvoudiger dan in twee richtingen gelijk houden. En bestaande gegevens uit een oud systeem of uit spreadsheets moeten opgeschoond en gecontroleerd worden. Wie zeldzame gevallen manueel blijft afhandelen, beperkt de omvang zonder aan de kern te raken.

Eisen die u niet ziet op het scherm

Een deel van het werk is onzichtbaar voor de gebruiker. Moet de toepassing ook zonder internetverbinding werken, bijvoorbeeld op een werf of in een kelder? Dat maakt een app merkbaar complexer. Hoe streng zijn de eisen rond beveiliging, logging en toegangsrechten? Moet het op smartphone, tablet en computer even goed werken? Hoeveel gelijktijdige gebruikers en hoeveel gegevens worden verwacht? Is er een verfijnd ontwerp op maat van uw huisstijl nodig of volstaat een verzorgde standaardopmaak? Elk van die keuzes is verdedigbaar. Ze horen alleen bewust gemaakt te worden.

Na de oplevering: hosting, onderhoud en zeggenschap

Na de bouw volgen hosting, back-ups, beveiligingsupdates en ondersteuning. Dat geldt voor elke software; bij een pakket zit het in het abonnement verwerkt, bij maatwerk ziet u het apart staan. U kiest zelf waar de toepassing draait: op uw eigen server of in een private cloud. Zelf hosten betekent dat iemand de server opvolgt, tenzij wij dat voor u doen. Wat u erbij krijgt, staat op geen enkele offerte: u bent baas over het eindproduct en bepaalt wanneer er iets bijkomt, zonder prijsverhoging die een leverancier u oplegt. Reken ook uw eigen inzet mee: tijd voor de analyse, voor het testen en voor het opleiden van collega’s.