De ROI van software berekenen
Hoe u nuchter inschat of een software-investering zichzelf terugverdient.
Een eerlijke rekensom begint bij wat het vandaag kost
Een softwareproject verkopen met een mooie terugverdienbelofte is makkelijk. Een rekensom maken die achteraf blijkt te kloppen, is moeilijker. De meeste zaakvoerders kennen de prijs van de offerte, maar niet wat hun huidige manier van werken kost. Dit artikel toont hoe u beide kanten in beeld brengt, welke posten vaak vergeten worden en waar u beter voorzichtig bent met uw aannames.
Meet eerst de huidige situatie
Zonder nulmeting is elke opbrengst een gok. Laat de betrokken medewerkers een paar weken noteren hoeveel tijd ze aan de taak besteden: overtypen van bestellingen, zoeken naar documenten, facturen opmaken, fouten rechtzetten. Tel ook wat u niet op een uurstaat ziet: offertes die te laat vertrokken, werk dat niet gefactureerd werd omdat de werkbon zoekraakte, voorraad die besteld werd terwijl ze nog lag. Gebruik uw eigen cijfers en niet de gemiddelden uit een brochure. Uw bedrijf is geen gemiddelde, en een leverancier die uw besparing kent vóór hij uw proces zag, raadt.
De volledige kost, niet alleen de offerte
Naast de bouw of de licentie komen er posten bij die zelden op de eerste pagina staan. De tijd van uw eigen mensen tijdens analyse, testen en opleiding. Het opschonen en overzetten van bestaande gegevens. Koppelingen met uw boekhoudpakket of webshop. Hosting, onderhoud en aanpassingen in de jaren daarna. Reken over meerdere jaren en met het team dat u dan verwacht. Een licentie per gebruiker stijgt mee met elke aanwerving; bij software op maat bestaat die niet en betaalt u evenmin voor functies die ongebruikt blijven. Zo bekeken is maatwerk niet duurder dan software van de plank. Vraag elke leverancier om al die posten apart te benoemen.
Harde en zachte opbrengsten uit elkaar houden
Harde opbrengsten kunt u natellen: uren die vrijkomen, minder creditnota’s, sneller gefactureerd en dus vroeger betaald, een licentie die wegvalt. Zachte opbrengsten zijn reëel maar moeilijker te becijferen: minder stress op drukke dagen, een nieuwe medewerker die sneller meedraait, minder afhankelijkheid van één persoon, betere cijfers om op te sturen. Bij maatwerk hoort daar ook zeggenschap bij: u beslist wat er later bijkomt, niet de planning van een leverancier. Zet beide soorten in aparte kolommen. Verdient het project zich al terug op de harde kolom, dan is de beslissing eenvoudig. Hebt u de zachte kolom nodig, weet dan dat u een strategische keuze maakt en geen rekenkundige.
Waar de rekensom meestal fout loopt
De klassieke fout is vrijgekomen tijd als geld tellen. Een bediende die dagelijks een uur minder overtypt, kost u niet minder, tenzij dat uur aan iets nuttigs besteed wordt. Bepaal dus vooraf wat er met die tijd gebeurt. De tweede fout is uitgaan van volledig gebruik vanaf de eerste dag, terwijl adoptie tijd vraagt. De derde is de kost van niets doen op nul zetten, terwijl fouten en overuren met uw groei meestijgen. Reken daarom een voorzichtig en een gunstig scenario door. Blijft het project ook in het voorzichtige scenario verdedigbaar, dan staat u stevig.
Kort samengevat
- 01Zonder nulmeting van tijd en fouten kunt u achteraf niets bewijzen.
- 02Tel uw eigen tijd, datamigratie, koppelingen, hosting en onderhoud mee in de totale kost.
- 03Vrijgekomen uren leveren pas iets op wanneer u weet waaraan ze besteed worden.
- 04Reken een voorzichtig scenario door en beslis op basis daarvan.
Drie vaste afspraken
- U kiest waar het draaitZelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
- Maatwerk is niet duurderSoftware op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
- U bent baas over het eindproductWat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Is uw bedrijf toe aan betere software?
Vijf vragen, één minuut. U krijgt meteen een eerlijk beeld, ook als het antwoord is dat u goed zit.
Uw basis zit goed.
Uw systemen doen wat ze moeten doen. Grote ingrepen zijn nu niet nodig. Eén gerichte verbetering of koppeling kan wel nog tijd opleveren: leg ze ons gerust voor.
Er lekt tijd weg.
U werkt, maar met omwegen: overtypen, zoeken, nakijken. Dat zijn precies de plekken waar een koppeling of een stuk software op maat het snelst iets oplevert. Laten we samen bekijken waar te beginnen.
Uw software houdt u tegen.
Uw bedrijf is zijn hulpmiddelen ontgroeid. Dat kost elke dag tijd en maakt u afhankelijk van enkele mensen. Een korte analyse toont waar de grootste winst zit en in welke volgorde u het aanpakt.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag de terugverdientijd van bedrijfssoftware zijn?
Daar bestaat geen algemene norm voor. Het hangt af van hoe lang u de software verwacht te gebruiken en hoe zeker uw aannames zijn. Een toepassing die uw kernproces draagt, mag er langer over doen dan een hulpmiddel voor een tijdelijk probleem. Draait ze op uw eigen server of in een private cloud, dan bepaalt u bovendien zelf hoe lang ze meegaat, en niet een aanbieder die een product stopzet. Leg uw aannames voor aan uw boekhouder.
Kan ik de opbrengst van software achteraf ook echt controleren?
Ja, als u vooraf vastlegt wat u gaat meten. Kies een beperkt aantal meetpunten, zoals de doorlooptijd van offerte tot factuur, het aantal correcties of de tijd per order, en meet ze vóór de start en opnieuw enkele maanden na de ingebruikname. Zonder die afspraak vooraf blijft het bij een buikgevoel, hoe goed het project ook verliep.
Wat als de rekensom niet positief uitvalt?
Dan is dat nuttige informatie. Misschien is het proces te klein om te automatiseren, of volstaat een kleinere ingreep zoals één koppeling in plaats van een volledig nieuw systeem. Soms blijkt dat de echte winst in een ander proces zit. Wij raden een project af wanneer de cijfers het niet dragen; daar heeft u meer aan dan aan software die u later betreurt.