Nacalculatie
Weet per project wat het echt heeft opgebracht, terwijl u er nog iets mee kunt doen.
Verdiend of ingeleverd? U weet het vóór de eindfactuur
De offerte was scherp, de werf liep uit en niemand weet precies hoeveel. De uren staan op papieren prestatiestaten, het materiaal zit in aankoopfacturen die nog niet aan een project hangen en de nacalculatie gebeurt, als ze al gebeurt, maanden later in Excel. Wij brengen uren, aankopen en meerwerken automatisch per project samen en leggen ze naast de voorcalculatie, zodat u tijdens de uitvoering al ziet waar het afwijkt.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Afwijkingen tijdens het werk
U ziet per post hoeveel van het voorziene budget al verbruikt is en kunt bijsturen of meerwerk aanrekenen terwijl de klant het nog begrijpt.
02
Betere offertes nadien
Werkelijke uren en materiaalverbruik van afgewerkte projecten voeden uw calculatie, zodat de volgende offerte op ervaring steunt en niet op gevoel.
03
Eén waarheid per project
Projectleider, zaakvoerder en administratie kijken naar dezelfde cijfers. Uw marges en kostprijzen blijven op uw eigen server of in een private cloud, uit het zicht van buitenstaanders.
Zo loopt het proces
01Kosten toewijzen
Uren op project en post
Geregistreerde uren van eigen ploegen komen met het juiste uurtarief op het project terecht, tot op het niveau van de post uit de offerte.
Aankopen automatisch gekoppeld
Bestelbonnen en inkomende facturen dragen een projectreferentie, waardoor materiaal en onderaanneming zonder overtypen op de juiste werf landen.
02Vergelijken
Voorzien tegenover werkelijk
Elke post toont de begrote hoeveelheid en kost naast het werkelijke verbruik, met een duidelijke markering waar de marge onder druk komt.
Meerwerk afzonderlijk
Extra werken krijgen een eigen lijn met eigen opbrengst, zodat ze het resultaat van de oorspronkelijke opdracht niet vertroebelen.
03Leren en bijsturen
Signaal bij overschrijding
Dreigt een post over het budget te gaan, dan krijgt de projectleider een melding met de onderliggende uren en aankopen.
Kengetallen voor calculatie
Per type werk bouwt u een historiek op van werkelijke rendementen, die u bij het opmaken van een nieuwe offerte kunt raadplegen.
■Kostenoverzicht per project, fase en offertepost
■Koppeling met urenregistratie en aankoopfacturen
■Meldingen bij dreigende budgetoverschrijding
■Historiek van rendementen per type werk
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Dakwerker met vier ploegen
Een dakwerker ziet per werf waar de marge wegloopt
- Uitdaging
- Een dakwerkersbedrijf met vier ploegen rekende enkel grote werven na, en dan nog op basis van geschatte uren. Kleine herstellingen leken winstgevend, maar niemand kon het aantonen. Meerwerk werd vaak vergeten bij de eindfactuur.
- Aanpak
- Wij koppelden de urenregistratie op de gsm van de ploegbazen en de aankoopfacturen aan de projecten uit de offertesoftware. Per werf verschijnt een overzicht met voorziene en werkelijke kost, en meerwerk wordt op de werf zelf genoteerd.
- Resultaat
- De zaakvoerder overloopt wekelijks de lopende werven en spreekt klanten tijdig aan over extra werk. Bij het calculeren van nieuwe daken gebruikt hij de rendementen van vergelijkbare afgewerkte projecten.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat heb ik nodig om met nacalculatie te kunnen starten?
Twee dingen: uren die op een project geboekt worden en aankopen die een projectreferentie dragen. Ontbreekt één van beide, dan beginnen wij daar. Vaak volstaat een eenvoudige registratie op de smartphone en een afspraak met uw leveranciers over de referentie op de factuur.
Moet mijn offerte daarvoor in detail opgesplitst zijn?
Niet per se. U kiest zelf het niveau: per project, per fase of per post. Hoe fijner de opsplitsing, hoe meer u leert, maar ook hoe meer discipline de registratie vraagt. Wij zoeken met u het niveau dat uw ploegen in de praktijk volhouden.
Kan nacalculatie ook voor productie of dienstverlening?
Ja. Het principe blijft gelijk: een voorziene kost en een werkelijke kost per order, reeks of opdracht. In productie komen machine-uren en grondstofverbruik erbij, in dienstverlening vooral gepresteerde uren tegenover het afgesproken budget.
Ook in Aankoop & financiën
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?