Processen · Aankoop & financiën

Bestelbonmatching

Bestelbon, ontvangst en factuur worden lijn per lijn naast elkaar gelegd, zonder papier en zonder markeerstift.

Betaal nooit meer een lijn die u niet ontving

De factuur vermeldt twintig lijnen. Iemand zoekt de bestelbon in een map, de leverbon in een andere, en vinkt met een stift af wat overeenkomt. Bij de derde afwijking in prijs haakt hij af en keurt goed, want de leverancier dreigt met een leveringsstop. Zo sluipen prijsverhogingen, niet-geleverde aantallen en dubbel aangerekende transportkosten uw kosten binnen. Wij automatiseren die vergelijking: elke factuurlijn wordt getoetst aan bestelling en ontvangst, en u ziet enkel wat niet klopt.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Afwijkingen vallen direct op

Een hogere eenheidsprijs, een ontbrekende korting of een aantal dat de ontvangst overstijgt, wordt per lijn aangeduid met het verschil erbij.

Correcte facturen lopen vanzelf door

Stemt alles overeen binnen uw toleranties, dan is er geen menselijke goedkeuring meer nodig. Die grenzen kunt u zelf laten aanpassen wanneer een leverancier of prijsafspraak verandert.

Sterker tegenover de leverancier

U betwist met feiten: besteld aantal, ontvangen aantal, afgesproken prijs. De discussie is kort en de creditnota volgt sneller.

Zo loopt het proces

01Gegevens samenbrengen

Factuurlijnen gestructureerd

Facturen die als gegevensbestand binnenkomen, leveren hun lijnen kant-en-klaar aan. Bij een pdf worden artikel, aantal en prijs per lijn uitgelezen en ter bevestiging getoond.

Bestelbon en ontvangst opzoeken

Het systeem vindt de juiste bestelling via het bonnummer op de factuur of, als dat ontbreekt, via leverancier, artikelen en periode.

02Vergelijken

Tweezijdige en driezijdige controle

Voor diensten volstaat factuur tegenover bestelling. Voor goederen komt de ontvangstregistratie erbij, zodat enkel geleverde aantallen betaald worden.

Toleranties die u zelf bepaalt

Kleine afrondingsverschillen of een afgesproken marge op gewicht hoeven geen blokkering te zijn. U stelt de grens in per leverancier of artikelgroep.

03Afwijkingen afhandelen

Werklijst voor de aankoper

Elke geblokkeerde factuur toont welke lijn afwijkt en waarom. De aankoper aanvaardt het verschil, past de bestelling aan of betwist.

Betwisting naar de leverancier

Een vraag om creditnota vertrekt vanuit het dossier met de vergelijking als bijlage. De factuur blijft geblokkeerd tot er een antwoord is.

Matching per lijn op artikel, aantal en prijs

Deelleveringen en deelfacturen ondersteund

Tolerantiegrenzen per leverancier instelbaar

Rapport van prijsafwijkingen per leverancier

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Metaalbewerkingsbedrijf

Grondstoffacturen gecontroleerd tegen wat effectief binnenkwam

Uitdaging: Een metaalbewerkingsbedrijf kocht plaatmateriaal en profielen aan tegen dagprijzen en ontving vaak deelleveringen. De administratie kon de facturen niet meer betrouwbaar vergelijken met de bonnen en keurde goed op gevoel.
Aanpak: Wij bouwden een matching die elke factuurlijn naast de bestelbon en de gescande ontvangst legt, rekening houdend met deelleveringen en een tolerantie op gewicht. Afwijkingen gaan naar de aankoper met het verschil in beeld.
Resultaat: De administratie behandelt enkel nog facturen met een echte afwijking. De aankoper heeft per leverancier een lijst van prijsverschillen en gebruikt die in zijn onderhandelingen over nieuwe afspraken.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wat is driezijdige matching en heeft een kmo dat nodig?

Bij driezijdige matching vergelijkt u de factuur met zowel de bestelbon als de ontvangst van de goederen. Het loont zodra u geregeld goederen aankoopt waarbij prijs of aantal kan afwijken: grondstoffen, handelsgoederen, onderdelen. Voor diensten of vaste abonnementen is een eenvoudiger vergelijking met de bestelling of het contract meestal genoeg.

Werkt matching als we vandaag geen bestelbonnen maken?

Dan is dat de eerste stap. Zonder vastgelegde bestelling is er niets om de factuur mee te vergelijken. Dat hoeft niet omslachtig te zijn: een bestelling kan ontstaan uit een korte invoer op de smartphone, uit een mail naar de leverancier of uit een bestelvoorstel op basis van voorraad. Wij kiezen samen de vorm die uw mensen ook echt gebruiken.

Hoe gaat het systeem om met deelleveringen en backorders?

Elke ontvangst wordt afgeboekt van de bestellijn, zodat het systeem weet wat nog openstaat. Een factuur voor een deellevering wordt vergeleken met wat op dat moment ontvangen is. De rest van de bestelling blijft open tot de volgende levering en de bijhorende factuur, zonder dat iemand dat apart moet bijhouden.

Alle processen →

Aankoopbeheer

Bestellen volgens afspraken, met zicht op wat besteld, geleverd en gefactureerd is.

Purchase-to-pay

Van aankoopbehoefte tot betaalde leveranciersfactuur, met controle op elke overgang.

Factuurverwerking automatiseren

Inkomende facturen worden uitgelezen, gecontroleerd, goedgekeurd en geboekt zonder overtypen.

AI-documentverwerking

AI leest contracten, bestekken en attesten en haalt eruit wat u nodig hebt.

Kostenopvolging

Weet wat u uitgeeft op het moment dat u beslist, niet weken na de maandafsluiting.

Ook in Aankoop & financiën