Processen · Aankoop & financiën

Factuurverwerking automatiseren

Inkomende facturen worden uitgelezen, gecontroleerd, goedgekeurd en geboekt zonder overtypen.

De factuur komt digitaal binnen. En dan?

Facturen bereiken u als pdf in drie verschillende mailboxen, via een leveranciersportaal en af en toe nog op papier. Iemand drukt ze af, legt ze in een bakje ter goedkeuring en tikt ze daarna in. De zaakvoerder tekent op vrijdag wat hij op zijn bureau vindt. Een factuur die bij een projectleider blijft liggen, wordt pas betaald na een aanmaning. Wij bouwen één verwerkingsstraat: alle facturen komen op dezelfde plaats binnen, worden uitgelezen, gaan digitaal langs de juiste goedkeurder en belanden geboekt bij uw boekhouder.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Eén ingang voor elke factuur

Mailbijlagen, downloads uit portalen en gescande documenten komen in dezelfde wachtrij. Niemand hoeft zich af te vragen of er nog ergens een factuur ligt.

Goedkeuren waar u bent

De verantwoordelijke ziet de factuur op zijn smartphone, met de bestelling ernaast, en keurt goed of stelt een vraag tussen twee afspraken door.

Boekhouding altijd bij

Facturen worden geboekt zodra ze goedgekeurd zijn, niet in één grote sessie op het einde van de periode. Uw cijfers lopen niet achter.

Zo loopt het proces

01Ontvangen en uitlezen

AI-agent bereidt de boeking voor

Een AI-agent leest de factuur, zoekt leverancier en bestelling op in uw systeem en stelt rekening en kostenplaats voor. Een medewerker keurt goed en elke stap wordt gelogd.

Pdf en papier via OCR en AI

Buitenlandse facturen, kastickets en ingescande papieren stukken worden uitgelezen en als voorstel getoond, met markering van onzekere velden.

02Controleren en goedkeuren

Dubbels en fouten onderscheppen

Het systeem herkent een factuur die al eerder binnenkwam, een onbekend rekeningnummer of een btw-nummer dat niet overeenkomt met de leverancier.

Route volgens leverancier en bedrag

Elke factuur gaat naar wie ze moet beoordelen, op basis van leverancier, project of kostenplaats. Bij afwezigheid neemt een vervanger over.

03Boeken en bewaren

Boekingsvoorstel dat bijleert

Grootboekrekening en btw-code worden voorgesteld op basis van eerdere boekingen voor dezelfde leverancier. Uw boekhouder bevestigt of verbetert.

Digitaal archief met zoekfunctie

Het originele bestand, de goedkeuringen en de boeking blijven samen bewaard en zijn terug te vinden op leverancier, bedrag, periode of project.

Ontvangst via mailbox, portaal en scan

Controle op dubbele facturen en rekeningnummer

Goedkeuring op smartphone met vervangerregeling

Export of koppeling naar het boekhoudpakket

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Transportbedrijf met eigen werkplaats

Aankoopfacturen die niet meer op een bureau blijven liggen

Uitdaging: Een transportbedrijf met eigen werkplaats ontving facturen voor brandstof, onderdelen, tol en onderhoud langs alle mogelijke wegen. De werkplaatschef moest ze op papier aftekenen, was vaak onderweg en liet stapels achter.
Aanpak: Wij richtten één ingang in voor mail, portaal en scan, lieten de facturen uitlezen en stuurden ze digitaal naar de werkplaatschef of de dispatcher volgens leverancier. Goedgekeurde facturen gaan met een boekingsvoorstel naar het boekhoudkantoor.
Resultaat: De werkplaatschef keurt goed vanop zijn telefoon. Het boekhoudkantoor ontvangt de facturen doorlopend en volledig, en de zaakvoerder ziet welke bedragen nog wachten op een akkoord.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Kan een AI-agent onze aankoopfacturen zelfstandig verwerken?

Hij neemt het voorbereidende werk over: de factuur lezen, de leverancier herkennen, de bijhorende bestelling opzoeken en een boeking voorstellen. Betalen of definitief boeken doet hij niet op eigen houtje; daar keurt een medewerker goed. Wat de agent deed, staat in een logboek. Eenvoudige, terugkerende facturen lopen via vaste regels, zodat AI alleen ingezet wordt waar het iets oplevert en het verbruik binnen het afgesproken plafond blijft.

Hoe werkt dit samen met ons extern boekhoudkantoor?

Wij stemmen af met uw boekhouder welke gegevens hij in welk formaat wil ontvangen. De goedgekeurde facturen kunnen via een koppeling of export in zijn pakket terechtkomen, met het boekingsvoorstel erbij. Hij behoudt de eindcontrole. Voor hem betekent het minder invoerwerk en volledigere dossiers; voor u een actueler beeld. Het archief met aankoopfacturen kunt u zelf hosten of in een private cloud laten draaien.

Wat als de software een pdf-factuur verkeerd uitleest?

Elk uitgelezen veld toont hoe zeker de herkenning is, en twijfelachtige waarden worden gemarkeerd voor nazicht. Daarnaast vangen rekenkundige controles veel fouten op: klopt het totaal met de lijnen, klopt de btw met het tarief. Een factuur die die controles niet doorstaat, gaat niet automatisch verder.

Alle processen →

Scan & herken (OCR)

Papier en pdf's worden bruikbare gegevens in uw systemen, zonder overtypen.

AI-documentverwerking

AI leest contracten, bestekken en attesten en haalt eruit wat u nodig hebt.

AI-agentkoppeling

Geef een AI-agent toegang tot uw systemen, met rechten en grenzen die u zelf vastlegt.

Boekhoudpakket koppelen

Verkoop, aankoop en betalingen komen rechtstreeks in uw boekhouding terecht, zonder overtypen.

AI-agents in bedrijfsprocessen integreren

Een agent die in uw bestaande proces meewerkt, levert meer op dan een losse AI-tool ernaast.

Ook in Aankoop & financiën