Processen · Aankoop & financiën

Purchase-to-pay

Van aankoopbehoefte tot betaalde leveranciersfactuur, met controle op elke overgang.

Weten wat u besteld hebt voor de factuur aankomt

Een werfleider bestelt telefonisch bij de handelaar om de hoek. Een collega plaatst een order via de site van de leverancier. Niemand legt vast wat afgesproken werd, dus wanneer de factuur toekomt, moet de boekhouding rondvragen wie dit besteld heeft en of het geleverd is. Betalen gebeurt op vertrouwen of te laat. Purchase-to-pay verbindt aanvraag, bestelbon, ontvangst, factuur en betaling. Wij bouwen die keten zo dat elke factuur terug te voeren is op een goedgekeurde bestelling.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Uitgaven zichtbaar voor ze er zijn

Omdat bestellingen geregistreerd worden bij het plaatsen, kent u uw verplichtingen voor de factuur binnenkomt, per project en per afdeling.

Betalen wat geleverd is

Een factuur wordt pas betaalbaar gesteld wanneer ze overeenstemt met wat besteld en ontvangen werd. Dubbele of foute facturen vallen op.

Rustige relatie met leveranciers

Correcte facturen doorlopen de keten zonder oponthoud en worden op de vervaldag betaald. Minder aanmaningen, minder telefoons.

Zo loopt het proces

01Bestellen

Aankoopaanvraag met goedkeuring

Een medewerker vraagt aan wat hij nodig heeft, met project of kostenplaats. Afhankelijk van het bedrag keurt zijn verantwoordelijke of de zaakvoerder goed.

Bestelbon naar de leverancier

De goedgekeurde aanvraag wordt een genummerde bestelbon met afgesproken prijs en leverdatum, per mail of elektronisch verstuurd.

02Ontvangen en controleren

Ontvangst registreren

Magazijn of werf bevestigt wat effectief aangekomen is, met een scan of op de smartphone. Tekorten en schade worden meteen genoteerd.

Factuur vergelijken met de bestelling

De binnenkomende factuur wordt automatisch naast bestelbon en ontvangst gelegd. Alleen afwijkingen in prijs of aantal vragen een beslissing.

03Boeken en betalen

Boekingsvoorstel naar de boekhouding

Goedgekeurde facturen komen met rekening, btw-code en project in het boekhoudpakket terecht, met het originele document als bijlage.

Betaalvoorstel per vervaldag

U krijgt een lijst van te betalen facturen volgens vervaldag en beschikbare liquiditeit, en maakt daaruit een betaalbestand voor de bank.

Bestelbonnen met budget en kostenplaats

Ontvangstregistratie op werf of in magazijn

Inkomende facturen automatisch ingelezen

Openstaande verplichtingen per project

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Algemeen aannemer

Werfbestellingen die terug te vinden zijn bij de factuur

Uitdaging: Een algemeen aannemer liet werfleiders zelf materiaal bestellen bij vaste handelaars. Facturen kwamen op kantoor toe zonder werfreferentie, en de boekhouding besteedde elke maand dagen aan het achterhalen van wie wat voor welk project besteld had.
Aanpak: Wij gaven de werfleiders een eenvoudige bestelapp die elke bestelling aan een werf koppelt en een bonnummer meegeeft aan de handelaar. Inkomende facturen worden via dat nummer automatisch gekoppeld en bij overeenstemming doorgezet.
Resultaat: Facturen met een bonnummer vinden zelf hun weg naar de juiste werf. De projectleiders zien hun materiaalkosten oplopen tijdens de uitvoering, niet pas bij de eindafrekening.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Is purchase-to-pay niet te zwaar voor een kleine onderneming?

Niet als u het afstemt op uw schaal. Een kmo heeft geen aankoopafdeling met zes goedkeuringsniveaus nodig. Vaak volstaan drie afspraken: bestellingen worden vastgelegd, ontvangsten bevestigd en facturen daarmee vergeleken. Wij bouwen de lichtste vorm die uw probleem oplost en houden drempels en uitzonderingen eenvoudig. Dat is niet duurder dan een aankooppakket inrichten: u betaalt niet voor modules die u nooit opent.

Hoe gaan we om met aankopen zonder bestelbon, zoals abonnementen?

Die krijgen een eigen spoor. Terugkerende kosten zoals huur, energie of software worden gekoppeld aan een contract met een verwacht bedrag. Wijkt de factuur daar niet van af, dan loopt ze door. Kleine dringende aankopen kunnen achteraf goedgekeurd worden door de budgetverantwoordelijke, zodat ook die uitgaven geregistreerd zijn.

Hoe houden wij via het aankoopproces onze kosten onder controle?

Door de uitgave zichtbaar te maken op het moment dat ze beslist wordt, niet wanneer de factuur arriveert. Elke bestelling wordt afgeboekt van het budget van een project of afdeling, en wie bestelt ziet wat er nog rest. Een AI-agent kan daarnaast terugkerende of ongewoon hoge facturen aanstippen, waarna een verantwoordelijke oordeelt. Omdat het maatwerk is, betaalt u geen licentie per gebruiker wanneer meer collega's bestellen.

Alle processen →

Aankoopbeheer

Bestellen volgens afspraken, met zicht op wat besteld, geleverd en gefactureerd is.

Kostenopvolging

Weet wat u uitgeeft op het moment dat u beslist, niet weken na de maandafsluiting.

Bestelbonmatching

Bestelbon, ontvangst en factuur worden lijn per lijn naast elkaar gelegd, zonder papier en zonder markeerstift.

Goedkeuringsflows

Aanvragen gaan automatisch naar de juiste beslisser en blijven niet steken op één bureau.

Boekhoudpakket koppelen

Verkoop, aankoop en betalingen komen rechtstreeks in uw boekhouding terecht, zonder overtypen.

Ook in Aankoop & financiën