Processen · Aankoop & financiën

Btw-aangifte voorbereiden

Alle cijfers voor uw boekhouder klaar, zonder de laatste week facturen te zoeken.

Uw boekhouder wacht niet meer op ontbrekende stukken

Elke periode hetzelfde: de boekhouder vraagt naar een aankoopfactuur die nog in een mailbox zit, een creditnota is niet geboekt en een buitenlandse klant blijkt zonder geldig btw-nummer gefactureerd. De aangifte zelf is het werk van uw boekhouder, maar de voorbereiding ligt bij u. Wij automatiseren die voorbereiding: documenten komen vanzelf binnen, worden gecontroleerd en staan klaar voor nazicht.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Geen zoektocht op het einde

Aankoop- en verkoopfacturen worden doorlopend verzameld en gekoppeld, zodat er bij het afsluiten van de periode geen stapel achterstallige stukken meer opduikt.

Fouten vroeger gezien

Een ontbrekend btw-nummer of een afwijkend tarief valt op bij het aanmaken van het document, niet pas wanneer uw boekhouder de cijfers naast elkaar legt.

Minder heen-en-weer mailen

Uw boekhouder krijgt één volledig dossier per periode met de bijhorende documenten, in plaats van losse bijlagen en vragen achteraf.

Zo loopt het proces

01Verzamelen

Inkomende facturen centraal

Facturen uit de mailbox, een leveranciersportaal of de scanner belanden in één wachtrij en worden herkend, zodat geen enkel stuk in een persoonlijke mailbox blijft liggen.

Volledigheidscontrole

Het systeem vergelijkt bankverrichtingen en bestellingen met de geboekte documenten en toont welke facturen of creditnota's nog ontbreken.

02Controleren

Btw-nummers nagekeken

Btw-nummers van klanten en leveranciers worden opgezocht via KBO en VIES, en afwijkingen krijgt u als taak te zien vóór de periode sluit.

Opvallende boekingen gemarkeerd

Documenten met een ongewoon tarief, een ontbrekende vermelding of een dubbel factuurnummer komen op een controlelijst voor uw administratie.

03Overdragen

Dossier voor de boekhouder

De gecontroleerde gegevens gaan in het afgesproken formaat naar het boekhoudpakket van uw kantoor, samen met de onderliggende documenten.

Vragen op één plaats

Opmerkingen van uw boekhouder komen bij het juiste document terecht, en het antwoord blijft daar bewaard voor de volgende periode.

Doorlopende verzameling van aankoop- en verkoopdocumenten

Opzoeking van btw-nummers via KBO en VIES

Controlelijst met ontbrekende of afwijkende stukken

Export naar het boekhoudpakket van uw boekhouder

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Technische groothandel

Van paniek bij periode-einde naar een dossier dat klaarligt

Uitdaging: Een technische groothandel met klanten in binnen- en buitenland bezorgde de boekhouder telkens een map met scans en een Excel met verkopen. Creditnota's ontbraken geregeld en buitenlandse facturen leidden tot vragen die pas na de afsluiting beantwoord werden.
Aanpak: Wij koppelden de facturatie, de inkomende facturen en de bankgegevens aan één controlescherm. Elk btw-nummer wordt bij het aanmaken van een klant nagekeken, en ontbrekende stukken verschijnen als taak bij de verantwoordelijke medewerker.
Resultaat: De administratie werkt de lijst nu tijdens de periode af in plaats van erna. De boekhouder ontvangt een volledig dossier en stelt nog maar een handvol inhoudelijke vragen, die bij het document zelf bewaard blijven.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Dient de software dan zelf mijn btw-aangifte in?

Nee. Wij automatiseren de voorbereiding: verzamelen, controleren en doorgeven van de gegevens. De aangifte zelf en de fiscale beoordeling blijven bij uw boekhouder of accountant. Zo houdt u een menselijke controle op wat er wordt ingediend.

Welke btw-regels past het systeem toe op mijn facturen?

De regels zelf bepaalt u samen met uw boekhouder. Wij leggen die afspraken vast als controles in uw software, zodat afwijkingen opvallen. Verandert de regelgeving of uw activiteit, dan passen wij de controles aan op aangeven van uw boekhouder.

Kan dit samenwerken met het pakket van mijn boekhoudkantoor?

In de meeste gevallen wel. Wij bekijken tijdens de analyse welk formaat of welke API het pakket van uw kantoor aanvaardt en bouwen daarop de overdracht. Is er geen directe aansluiting mogelijk, dan leveren wij een gestructureerd exportbestand aan. Zo’n overdracht op maat is niet duurder dan een extra module bij een pakket, want wij bouwen verder op een bestaande fundering.

Alle processen →

Boekhoudsoftware

Boekhouding die gevoed wordt door uw verkoop, aankoop en bank, zonder overtypen.

Boekhoudpakket koppelen

Verkoop, aankoop en betalingen komen rechtstreeks in uw boekhouding terecht, zonder overtypen.

Maandafsluiting

Een afsluiting die doorloopt tijdens de maand, zodat de cijfers er zijn wanneer u ze nodig hebt.

KBO- & VIES-opzoeking

Tik een ondernemingsnummer in en de klantfiche vult zich met officiële, gecontroleerde gegevens.

Factuurverwerking automatiseren

Inkomende facturen worden uitgelezen, gecontroleerd, goedgekeurd en geboekt zonder overtypen.

Ook in Aankoop & financiën