Boekhoudsoftware
Boekhouding die gevoed wordt door uw verkoop, aankoop en bank, zonder overtypen.
Uw cijfers kloppen al voor de boekhouder ze ziet
In veel kmo's leeft de boekhouding los van de rest. Facturen ontstaan in het ene systeem, betalingen komen binnen via de bank en iemand tikt alles op het einde van de maand opnieuw in. Fouten duiken pas op bij de afsluiting. Wij bouwen de boekhoudlaag die bij uw werking past of koppelen uw bestaande pakket aan uw operationele systemen, zodat elke verkoop, aankoop en betaling zelf de juiste boeking oplevert.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Eén keer invoeren volstaat
Een factuur die in uw verkoopproces ontstaat, komt met de juiste grootboekrekening en btw-code in de boekhouding terecht. Niemand tikt ze een tweede keer in.
02
Tussentijds zicht op resultaat
U wacht niet op de kwartaalcijfers. Omzet, kosten en openstaande posten zijn op elk moment raadpleegbaar, per activiteit of per afdeling als u dat wenst.
03
Uw boekhouder werkt mee
Uw boekhouder krijgt toegang of een nette export in het formaat dat hij vraagt. Hij controleert en adviseert in plaats van documenten bij elkaar te zoeken.
Wat de software doet
01Dagboeken en boekingen
Verkoop- en aankoopdagboek
Facturen en creditnota's worden geboekt met tegenrekening, btw-code en kostenplaats volgens regels die wij samen met u en uw boekhouder vastleggen.
Boekingsvoorstellen
Terugkerende leveranciers en kostensoorten krijgen een voorstel van boeking. Uw medewerker bevestigt of past aan, en het systeem onthoudt de keuze.
02Bank en afpunting
CODA-bestanden inlezen
Rekeninguittreksels komen als CODA binnen en worden op gestructureerde mededeling, bedrag en tegenpartij vergeleken met de openstaande facturen.
Uitzonderingen apart
Betalingen die niet eenduidig te koppelen zijn, komen in een werklijst met suggesties. Zo gaat de aandacht enkel naar wat echt twijfelachtig is.
03Rapportering en afsluiting
Analytische opsplitsing
Kosten en opbrengsten worden verdeeld over projecten, vestigingen of productgroepen, zodat u ziet waar de marge gemaakt wordt en waar ze weglekt.
Afsluitchecklist
Per periode toont een controlelijst wat nog ontbreekt: niet-geboekte documenten, niet-afgepunte betalingen, ontbrekende bijlagen bij een aankoop.
■Inlezen van CODA en van aankoopfacturen in pdf
■Analytische boekingen per project of kostenplaats
■Export naar het formaat van uw boekhoudkantoor
■Documentbijlage en historiek bij elke boeking
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Technische groothandel
Van maandelijkse inhaalrace naar een boekhouding die dagelijks bijblijft
- Uitdaging
- Een technische groothandel factureerde vanuit een eigen orderprogramma. De facturen werden daarna manueel overgenomen in het boekhoudpakket. Bij elke maandafsluiting kwamen verschillen boven tussen de omzet in beide systemen, en niemand wist welke van de twee juist was.
- Aanpak
- Wij brachten in kaart welke gegevens het orderprogramma al bevatte en bouwden een koppeling die elke factuur met de juiste rekening en btw-code doorzet. De bankuittreksels worden ingelezen en afgepunt tegen diezelfde facturen.
- Resultaat
- Het overtypen is weggevallen en de omzet is in beide systemen dezelfde. De administratief medewerker behandelt nog enkel de uitzonderingen, en de zaakvoerder bekijkt de openstaande klanten wanneer hij dat wil.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Moet ik mijn huidige boekhoudpakket vervangen?
Meestal niet. Als uw pakket zijn werk doet en uw boekhouder ermee vertrouwd is, laten wij het staan en zorgen wij dat de gegevens er automatisch in terechtkomen. Vervangen heeft pas zin wanneer het pakket uw manier van werken tegenhoudt, bijvoorbeeld omdat het geen analytische opvolging per project toelaat. Wat wij errond bouwen, draait op uw eigen server of in een private cloud, zodat uw cijfers bij u blijven.
Kan mijn boekhouder blijven werken zoals hij gewoon is?
Ja, dat is zelfs het uitgangspunt. Wij stemmen bij de analyse af welke gegevens hij nodig heeft, in welk formaat en met welke regelmaat. Hij krijgt een eigen toegang of een export die hij rechtstreeks kan inlezen, met de bijhorende documenten erbij.
Wat als een boeking fout loopt in de koppeling?
Elke overdracht wordt gelogd. Een document dat geweigerd wordt, bijvoorbeeld door een onbekende btw-code, blijft in een wachtrij staan met de reden erbij. Uw medewerker corrigeert en stuurt het opnieuw door, zonder dat er iets verloren gaat of dubbel geboekt wordt.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?