Software · Financieel

Offertesoftware

Offertes die juist gerekend zijn, er verzorgd uitzien en dezelfde dag nog vertrekken.

Wie eerst een heldere offerte stuurt, zit eerst aan tafel

Een offerte opmaken betekent vaak: een oud document kopiëren, prijzen opzoeken in een leverancierslijst, uren inschatten op gevoel en hopen dat er geen regel van de vorige klant blijft staan. Ondertussen wacht de aanvrager en vraagt hij elders ook een prijs. Wij bouwen offertesoftware rond uw manier van rekenen: uw artikelen, uw uurtarieven, uw marges en uw standaardteksten. Het resultaat is een offerte die snel klaar is en waar u inhoudelijk achter staat.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Rekenen volgens uw logica

Uw calculatie zit in het systeem: materiaal, arbeid, onderaanneming en marge. Elke medewerker komt voor hetzelfde werk op dezelfde prijs uit.

Geen offerte blijft liggen

Elke openstaande offerte heeft een eigenaar en een opvolgdatum. U ziet welke aanvragen wachten op een antwoord en welke wachten op een telefoontje van u.

Aanvaard is meteen bruikbaar

Een goedgekeurde offerte wordt een order, project of werkbon met dezelfde lijnen. Wat verkocht werd, is ook wat gepland en gefactureerd wordt.

Wat de software doet

01Samenstellen

Bouwblokken en sjablonen

Veelgevraagde werken of pakketten bewaart u als blok met artikelen, uren en tekst. Een offerte samenstellen wordt kiezen en aanpassen in plaats van typen.

Opties en varianten

U biedt een basisuitvoering aan met optionele posten of alternatieven. De klant ziet duidelijk wat inbegrepen is en wat elke keuze met de totaalprijs doet.

02Prijs en marge

Actuele aankoopprijzen

Prijzen komen uit uw artikelbestand of uit ingelezen leverancierslijsten. Een prijsstijging bij de leverancier zit dus ook in uw volgende offerte.

Margecontrole voor verzending

Het systeem toont de verwachte marge per post en in totaal. Onder een drempel die u bepaalt, is eerst een goedkeuring nodig van een verantwoordelijke.

03Versturen en afsluiten

Digitale aanvaarding

De klant bekijkt de offerte online en keurt ze goed met een digitale handtekening. Het ondertekende document wordt bij het dossier bewaard.

Versies en historiek

Elke aanpassing wordt een nieuwe versie. U ziet wat er tussen twee versies veranderde en welke versie de klant uiteindelijk aanvaard heeft.

Calculatie met materiaal, arbeid en onderaanneming

Optionele posten en varianten in één offerte

Goedkeuringsstap bij afwijkende marge of korting

Omzetting naar order, project of werkbon

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Schrijnwerkerij met twee ploegen

Van opmeting naar verstuurde offerte zonder avondwerk

Uitdaging: Een schrijnwerkerij maakte offertes in een tekstverwerker met een rekenblad ernaast. Enkel de zaakvoerder kende de formules. Na een opmeting duurde het lang voor de klant een prijs kreeg, en in drukke periodes bleven aanvragen onbeantwoord.
Aanpak: Wij zetten de rekenregels van de zaakvoerder om in een offertemodule met bouwblokken per type raam, deur en afwerking. De opmeter geeft de afmetingen in op een tablet en krijgt een voorstel dat de zaakvoerder enkel nog naleest.
Resultaat: De opmeter bereidt nu zelf offertes voor en de zaakvoerder keurt ze goed. Klanten krijgen sneller een prijs, en bij aanvaarding staan de bestellijst voor het materiaal en de werkbon voor het atelier al klaar.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Kan offertesoftware mijn eigen manier van calculeren overnemen?

Dat is precies waarom maatwerk hier zin heeft. Wij vertrekken van uw rekenblad of uw vuistregels en bouwen die na: toeslagen, snijverlies, verplaatsing, staffels. U beslist welke parameters een medewerker mag aanpassen en welke vastliggen. De rekenlogica is van u: verandert uw aanpak, dan laat u ze bijsturen zonder op een softwareleverancier te wachten.

Hoe volg ik verstuurde offertes op zonder ze te vergeten?

Elke offerte krijgt een status en een opvolgmoment. U ziet in één lijst wat verstuurd, bekeken, aanvaard of verlopen is. Het systeem kan een herinnering klaarzetten voor uw verkoper of zelf een beleefde opvolgmail sturen wanneer een klant na een bepaalde tijd nog niet reageerde.

Is een digitaal ondertekende offerte even geldig als op papier?

Een digitale aanvaarding kan een geldig bewijs van akkoord zijn, maar welk type handtekening voor uw overeenkomsten aangewezen is, hangt af van de aard en het belang ervan. Wij bouwen de vorm in die bij uw situatie past, en raden aan om dat punt met uw juridisch adviseur af te stemmen.

Alle software →

Van offerte tot factuur

Eén doorlopende lijn van eerste prijsvraag tot betaalde factuur, zonder overtypen.

Offerteopvolging

Elke verstuurde offerte krijgt een eigenaar, een volgende stap en een datum.

Kostprijscalculatie

Weet wat een product, order of project u werkelijk kost voor u er een prijs op plakt.

Digitaal ondertekenen

Offertes, contracten en werkbonnen getekend terug zonder printen, scannen of nabellen.

Productconfigurator

Laat klant of verkoper een variant samenstellen, met een correcte prijs en een bruikbare stuklijst als resultaat.

Ook in Financieel