Software · Documenten & data

Digitaal ondertekenen

Offertes, contracten en werkbonnen getekend terug zonder printen, scannen of nabellen.

Een akkoord mag niet wachten op een printer

U stuurt een offerte als pdf. De klant moet ze afdrukken, tekenen, inscannen en terugmailen. Dat stelt hij uit, en uw verkoper belt herhaaldelijk achter een handtekening aan. Wij bouwen digitaal ondertekenen in uw bestaande proces in: de klant opent een link, leest het document en tekent op zijn scherm of met itsme of eID. Het getekende exemplaar belandt vanzelf bij de juiste klant, en de volgende stap in uw administratie start meteen.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Sneller een getekend akkoord

De klant tekent waar hij op dat moment is, op gsm of computer. Geen afdruk, geen scan, geen bijlage die in een mailbox blijft steken.

Bewijs dat overeind blijft

Bij elk document hoort een logboek: wie tekende, wanneer, via welk kanaal en op welke versie van de tekst. Het document is daarna verzegeld.

Onderdeel van uw eigen flow

Tekenen gebeurt vanuit uw offerte-, HR- of dossiersoftware, zonder apart platform. De flow is uw eigendom: volgorde, teksten en herinneringen wijzigen wij wanneer u dat vraagt.

Wat de software doet

01Ondertekenen

Tekenen met itsme, eID of op scherm

U kiest per documenttype welk niveau past: een eenvoudige handtekening op het scherm of een sterkere identificatie via itsme of eID.

Meerdere ondertekenaars in volgorde

Eerst de klant, dan uw zaakvoerder, of omgekeerd. Elke partij krijgt een uitnodiging zodra het haar beurt is.

02Opvolgen

Status per document

U ziet of een document verstuurd, geopend of getekend is. Verkoop weet dus wanneer nabellen zinvol is en wanneer niet.

Automatische herinneringen

Wie nog niet getekend heeft, krijgt na een door u gekozen termijn een beleefde herinnering, zonder dat iemand daaraan moet denken.

03Verwerken

Getekend document in het dossier

Het ondertekende exemplaar en het bewijsdossier worden automatisch bewaard bij de klant, de medewerker of het project waar ze thuishoren.

Vervolgstap start vanzelf

Een getekende offerte kan een order, een planning of een voorschotfactuur aanmaken. Het akkoord zet uw proces in gang.

Ondertekenen via itsme, eID of handtekening op scherm

Verzegeld pdf-document met bewijsdossier

Volgorde en rollen per ondertekenaar instelbaar

Statusopvolging en herinneringen per document

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Keukenbouwer met toonzaal

De klant tekent zijn bestelling nog voor hij de toonzaal verlaat of thuis op de zetel

Uitdaging: Na een verkoopgesprek kreeg de klant de bestelbon per mail. Veel bonnen kwamen laat of onvolledig terug, soms zonder paraaf op de plannen. Zonder getekend akkoord kon de bestelling bij de fabrikant niet vertrekken en schoof de plaatsing op.
Aanpak: Wij koppelden een tekenstap aan de bestaande offertesoftware. Bestelbon, plannen en algemene voorwaarden gaan als één pakket naar de klant, die tekent op de tablet in de toonzaal of via een link thuis. Na ondertekening wordt de voorschotfactuur klaargezet.
Resultaat: Bestelbonnen komen volledig en leesbaar terug. De binnendienst ziet in één lijst welke dossiers nog op een handtekening wachten. Bestellingen bij de fabrikant vertrekken vroeger, omdat het akkoord niet meer op papier onderweg is.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Is een digitale handtekening rechtsgeldig in België?

Elektronische handtekeningen worden in de Europese Unie erkend, en er bestaan verschillende niveaus met een verschillende bewijswaarde. Voor de meeste offertes en bestelbonnen volstaat een eenvoudiger niveau, voor sommige documenten is een sterkere vorm aangewezen. Welke vorm past bij uw documenten, bekijkt u best met uw jurist of boekhouder. Wij bouwen het gekozen niveau in.

Kunnen klanten zonder itsme of kaartlezer ook digitaal tekenen?

Ja. Voor documenten waar dat volstaat, kan een klant tekenen met zijn vinger of muis, gekoppeld aan een bevestiging via zijn mailadres of gsm-nummer. U bepaalt per documenttype welke methode toegelaten is. Zo blijft de drempel laag voor een eenvoudige werkbon en ligt de lat hoger voor een contract met grotere gevolgen.

Welke documenten laten kmo's het vaakst digitaal ondertekenen?

Offertes en bestelbonnen, onderhoudscontracten, werkbonnen na een interventie, opleveringsdocumenten en HR-documenten zoals bijlagen bij een arbeidsovereenkomst of beleidsverklaringen. Ook volmachten en verwerkersovereenkomsten komen vaak voor. Het voordeel is het grootst waar een ontbrekende handtekening vandaag een volgende stap tegenhoudt.

Alle software →

Digitale handtekeningflow

Contracten en offertes getekend terug zonder afdrukken, scannen of nabellen.

itsme- & eID-integratie

Klanten en medewerkers bewijzen wie ze zijn en ondertekenen digitaal, rechtstreeks in uw toepassing.

Rechtsgeldigheid van de digitale handtekening

Wanneer een elektronische handtekening volstaat, en waarom niet elke variant even sterk staat.

Contractbeheer

Alle contracten met klanten en leveranciers vindbaar, met looptijden, opzegdata en indexeringen bewaakt.

Offertesoftware

Offertes die juist gerekend zijn, er verzorgd uitzien en dezelfde dag nog vertrekken.

Ook in Documenten & data