Processen · Team & administratie

Digitale handtekeningflow

Contracten en offertes getekend terug zonder afdrukken, scannen of nabellen.

Het contract is verstuurd. En dan begint het wachten

U stuurt een overeenkomst als pdf, de klant moet ze afdrukken, tekenen, scannen en terugsturen. Dat blijft liggen, iemand belt na, de scan is scheef en het ondertekende exemplaar belandt in een mailbox in plaats van in het dossier. Wij bouwen een flow waarin het document met de juiste gegevens wordt aangemaakt, de ondertekenaars in volgorde worden uitgenodigd en het getekende stuk zelf zijn weg vindt naar klantendossier en vervolgstappen.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Sneller getekend

De ontvanger tekent op zijn computer of smartphone in enkele handelingen, zonder printer of scanner, waardoor het akkoord veel vlotter terugkomt.

Opvolging gebeurt vanzelf

Wie nog niet getekend heeft, krijgt een herinnering. U ziet per document wie het geopend heeft en bij wie het wacht.

Meteen de volgende stap

Een getekende offerte start de order of het project, een getekend contract de facturatie, zonder dat iemand het bestand moet doorsturen.

Zo loopt het proces

01Opmaken

Document uit uw gegevens

Klantgegevens, prijzen en voorwaarden worden vanuit uw systeem in een sjabloon ingevuld, zodat er geen oude versie of verkeerde naam vertrekt.

Tekenvelden en volgorde

U bepaalt wie waar tekent, in welke volgorde, en welke velden de ondertekenaar zelf nog invult, zoals een datum of een bestelreferentie.

02Ondertekenen

Niveau van identificatie

Afhankelijk van het document tekent men met een eenvoudige bevestiging, een code per sms of met een sterkere identificatie via itsme of eID.

Meerdere partijen

Interne tekenbevoegden, klant en eventueel een borg of medeondertekenaar krijgen elk hun uitnodiging wanneer het hun beurt is.

03Afhandelen

Archivering in het dossier

Het getekende document en het bijhorende bewijsverslag worden bewaard bij de klant, het project of de medewerker waar ze thuishoren.

Vervaldata en verlenging

Einddatum en opzegtermijn uit het contract worden geregistreerd, zodat u tijdig een signaal krijgt om te verlengen of te heronderhandelen.

Sjablonen gevuld met gegevens uit uw eigen systemen

Ondertekening via e-mail, sms-code, itsme of eID

Automatische herinneringen en statusoverzicht

Getekend document met bewijsverslag in het dossier

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Verhuurbedrijf van machines

Huurcontracten getekend aan de toonbank en op de werf

Uitdaging: Een verhuurder van bouwmachines liet huurcontracten op papier tekenen. Bij levering op de werf was de bevoegde persoon vaak niet aanwezig, contracten kwamen laat of niet terug en bij schade ontstond discussie over de voorwaarden.
Aanpak: Wij lieten het verhuursysteem het contract automatisch opmaken en ter ondertekening sturen naar de verantwoordelijke van de klant. Aan de toonbank tekent men op een tablet. Het getekende contract hangt aan de verhuurorder.
Resultaat: Machines vertrekken met een getekend contract in het dossier. De binnendienst belt niet langer achter papieren aan en bij een schadegeval ligt de aanvaarde versie van de voorwaarden binnen handbereik.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Is een digitale handtekening in België rechtsgeldig?

Elektronische handtekeningen worden in België en Europa erkend, maar er bestaan verschillende niveaus en niet elk document stelt dezelfde eisen. Welk niveau voor uw contracten aangewezen is, bespreekt u best met uw jurist. Wij richten de flow daarna op dat niveau in.

Moet de ondertekenaar daarvoor een account of app hebben?

Voor een eenvoudige handtekening niet: een link in een e-mail volstaat. Kiest u voor identificatie met itsme of eID, dan heeft de ondertekenaar die app of een kaartlezer nodig. Wij stemmen de keuze af op wie uw documenten in de praktijk tekent.

Kan ik dit inbouwen in mijn bestaande offerte- of HR-flow?

Ja, dat is precies waar de winst zit. De tekenstap wordt een onderdeel van uw bestaande proces: de offerte vertrekt vanuit uw offertesoftware, het contract vanuit het personeelsdossier, en het resultaat komt daar ook terug terecht. De getekende stukken met hun bewijsverslag komen op uw eigen server of in een private cloud terecht, niet op een gedeeld platform.

Alle processen →

Digitaal ondertekenen

Offertes, contracten en werkbonnen getekend terug zonder printen, scannen of nabellen.

itsme- & eID-integratie

Klanten en medewerkers bewijzen wie ze zijn en ondertekenen digitaal, rechtstreeks in uw toepassing.

Rechtsgeldigheid van de digitale handtekening

Wanneer een elektronische handtekening volstaat, en waarom niet elke variant even sterk staat.

Documentgoedkeuring

Elk document volgt een vaste route en u weet altijd bij wie het ligt.

Contractbeheer

Alle contracten met klanten en leveranciers vindbaar, met looptijden, opzegdata en indexeringen bewaakt.

Ook in Team & administratie