Dataopschoning
Dubbele klanten, verouderde adressen en lege velden opgeruimd, en het blijft zo.
Driemaal dezelfde klant, telkens anders gespeld
Een verkoper zoekt een klant en vindt drie fiches, elk met een stukje van de historiek. Mailings komen terug, facturen vertrekken naar een oud adres en het rapport over omzet per klant klopt niet omdat de omzet verdeeld is over dubbels. Opschonen staat al lang op de lijst, maar niemand begint eraan. Wij sporen dubbels en fouten automatisch op, laten u beslissen over de twijfelgevallen en bouwen controles in die nieuwe vervuiling voorkomen.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Vertrouwen in uw eigen gegevens
Wanneer elke klant, leverancier en elk artikel één keer voorkomt, kloppen rapporten en durven medewerkers opnieuw op het systeem te steunen.
02
Voorbereid op een nieuw systeem
Een migratie of koppeling slaagt beter met propere gegevens. Wie eerst opruimt, verhuist geen jaren aan fouten naar de nieuwe omgeving.
03
Proper blijven kost weinig
Controles bij het ingeven en een periodieke nacht-check houden de kwaliteit op peil, zodat een grote schoonmaak geen jaarlijks project wordt.
Zo loopt het proces
01Opsporen
Dubbels herkennen
Fiches worden vergeleken op naam, btw-nummer, adres en contactgegevens, ook bij schrijfvarianten, afkortingen en verwisselde velden.
Kwaliteitsrapport
U krijgt per gegevenssoort een beeld van lege verplichte velden, ongeldige formaten en fiches die al lang niet meer gebruikt zijn.
02Corrigeren
Samenvoegen met behoud
Bij het samenvoegen van dubbels verhuizen orders, facturen en contacthistoriek mee naar de overblijvende fiche, zodat er niets verloren gaat.
Aanvullen uit betrouwbare bron
Bedrijfsnaam, adres en btw-status worden nagekeken via KBO en VIES, en adressen worden omgezet naar een uniforme schrijfwijze.
03Schoon houden
Controle bij invoer
Bij het aanmaken van een klant of artikel waarschuwt het systeem voor een mogelijke dubbel en dwingt het de afgesproken verplichte velden af.
Periodieke nacontrole
Een terugkerende controle zoekt nieuwe dubbels en verouderde fiches en zet ze op een werklijst voor de verantwoordelijke.
■Dubbeldetectie op naam, btw-nummer en adres
■Samenvoegen met behoud van historiek en documenten
■Validatie van bedrijfsgegevens via KBO en VIES
■Invoercontroles en periodieke kwaliteitscheck
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Distributeur met oud klantenbestand
Een distributeur ruimt zijn klantenbestand op vóór de migratie
- Uitdaging
- Een distributeur wilde overstappen naar een nieuw ERP, maar het klantenbestand was in de loop der jaren door veel handen gegaan. Dubbels, particuliere adressen bij bedrijven en klanten zonder btw-nummer maakten een propere overdracht onmogelijk.
- Aanpak
- Wij analyseerden het bestand, voegden zekere dubbels automatisch samen en legden twijfelgevallen voor aan de binnendienst op een werklijst. Bedrijfsgegevens werden nagekeken via KBO en VIES en inactieve fiches kregen een aparte status.
- Resultaat
- Het nieuwe systeem startte met een opgeruimd bestand waarin elke klant één fiche heeft. De invoercontroles zijn meeverhuisd, zodat verkopers bij het aanmaken een waarschuwing krijgen in plaats van een dubbel.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan ik dubbels niet gewoon zelf opruimen in Excel?
Voor een kleine lijst lukt dat. Maar dubbels zitten vast aan orders, facturen en historiek in uw systeem, en die moeten mee samengevoegd worden. Bovendien herkent een eenvoudige vergelijking geen schrijfvarianten. Daar maakt geautomatiseerde opsporing het verschil.
Beslist de software zelf welke fiches verdwijnen?
Alleen waar u dat toelaat. Wij werken met zekerheidsniveaus: overduidelijke dubbels kunnen automatisch samengaan, twijfelgevallen gaan naar een medewerker. Er wordt niets definitief gewist zonder dat de historiek bewaard of overgezet is. U blijft baas over de regels: wat als dubbel telt en wie mag samenvoegen, legt u vast en stelt u later bij.
Mag ik oude klantgegevens zomaar blijven bewaren?
Voor persoonsgegevens gelden regels over hoelang en waarom u ze bewaart. Wat dat voor uw bestand betekent, bekijkt u met uw juridisch adviseur of via de officiële bronnen. Wij kunnen de afgesproken bewaartermijnen inbouwen in de opschoning.
Ook in Team & administratie
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?