Master data management
Eén juiste klant-, artikel- en leveranciersfiche voor al uw systemen.
Dezelfde klant, telkens anders geschreven
In de boekhouding staat hij met zijn rechtsvorm, in het CRM met zijn handelsnaam, en in de webshop staat hij er twee keer in. Het leveringsadres is op één plaats aangepast en op de andere niet. Het gevolg: facturen naar het verkeerde adres, dubbele mailings en cijfers die niet optellen. Wij richten master data management in: per soort stamgegeven één bron van waarheid, duidelijke regels over wie mag wijzigen, en automatische verspreiding naar alle systemen die de gegevens gebruiken.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Eén keer invoeren, overal juist
Een nieuw artikel of een gewijzigd adres wordt op één plaats ingegeven en stroomt door naar ERP, webshop, CRM en boekhouding.
02
Dubbels opsporen en samenvoegen
Fiches die op elkaar lijken, worden voorgesteld voor samenvoeging. Btw-nummer en ondernemingsnummer helpen om zeker te zijn.
03
Duidelijk wie verantwoordelijk is
Per gegevenssoort is er een eigenaar. Wijzigingen aan gevoelige velden zoals een rekeningnummer passeren langs een goedkeuring.
Wat de software doet
01Opschonen
Dubbeldetectie met slimme vergelijking
Namen met een andere schrijfwijze, omgewisselde woorden of een ontbrekende rechtsvorm worden toch als mogelijke dubbel herkend.
Validatie tegen officiële bronnen
Ondernemings- en btw-nummers worden gecontroleerd via KBO en VIES, zodat naam en adres overeenkomen met de officiële gegevens.
02Beheren
Verplichte velden en formaten
Een artikel zonder eenheid of een klant zonder btw-regime kan niet aangemaakt worden. Fouten worden bij de bron tegengehouden.
Aanvraag en goedkeuring
Medewerkers vragen een nieuwe fiche of wijziging aan. De gegevenseigenaar keurt goed, waarna de fiche overal beschikbaar wordt.
03Verspreiden
Synchronisatie naar elk systeem
Elke goedgekeurde wijziging wordt doorgestuurd naar de aangesloten systemen, met vertaling naar hun eigen codes en veldnamen.
Historiek per veld
U ziet wie welk gegeven wanneer gewijzigd heeft en wat de vorige waarde was. Een foutieve aanpassing is snel terug te draaien.
■Centrale fiches voor klant, artikel en leverancier
■Dubbeldetectie en begeleid samenvoegen
■Controle van nummers via KBO en VIES
■Wijzigingshistoriek per veld en per gebruiker
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Distributeur met webshop en buitendienst
Artikelgegevens die niet langer in elk systeem apart onderhouden worden
- Uitdaging
- Een nieuw artikel moest aangemaakt worden in het ERP, daarna in de webshop en nog eens in de prijslijst voor vertegenwoordigers. Dat gebeurde door verschillende mensen, op verschillende dagen. Prijzen en omschrijvingen liepen uiteen en klanten wezen de binnendienst daarop.
- Aanpak
- Wij maakten van het ERP de bron voor logistieke en prijsgegevens en voegden een beheerscherm toe voor commerciële teksten en afbeeldingen. Een aanmaakflow dwingt volledigheid af. Goedgekeurde artikelen worden automatisch naar webshop en prijslijst gestuurd.
- Resultaat
- Een artikel wordt één keer aangemaakt en is pas zichtbaar wanneer het volledig is. Prijzen in de webshop en bij de vertegenwoordigers komen overeen. De discussies over welk systeem gelijk heeft, zijn verdwenen.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat zijn stamgegevens precies en waarom zijn ze zo belangrijk?
Stamgegevens zijn de basisgegevens waar al uw transacties naar verwijzen: klanten, leveranciers, artikelen, prijzen, medewerkers, rekeningen. Ze veranderen zelden, maar worden overal gebruikt. Een fout in een stamgegeven herhaalt zich dus in elke offerte, order en factuur die ernaar verwijst. Daarom loont het ze bij de bron juist te hebben.
Welk systeem moet de bron van waarheid zijn voor onze klantgegevens?
Daar bestaat geen vast antwoord op. Vaak is het CRM de bron voor contactpersonen en commerciële gegevens, en de boekhouding of het ERP voor facturatiegegevens. Belangrijk is dat per veld één systeem eigenaar is en dat de andere systemen dat veld alleen ontvangen. Wij maken die verdeling samen met u tijdens de analyse. Omdat er geen licentie per gebruiker is, kan elke afdeling haar eigen velden zelf bijhouden.
Moeten wij eerst al onze data opschonen voor wij systemen koppelen?
Liefst wel, minstens voor de gegevens die over de koppeling gaan. Een koppeling tussen twee systemen met vervuilde data verspreidt fouten alleen sneller. Wij starten daarom met een doorlichting: hoeveel dubbels, hoeveel lege verplichte velden, welke afwijkende formaten. Op basis daarvan bepalen we wat automatisch hersteld kan worden en wat nazicht vraagt.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?