Software · Documenten & data

Scan & herken (OCR)

Papier en pdf's worden bruikbare gegevens in uw systemen, zonder overtypen.

Overtypen van papier is werk voor software

Leveringsbonnen met een handtekening, inkomende facturen als pdf, ingevulde formulieren van klanten: iemand op kantoor tikt ze over, cijfer per cijfer. Dat is traag en elke tikfout duikt later op als een verkeerde betaling of een fout voorraadcijfer. Wij bouwen scan- en herkenoplossingen die documenten uitlezen met OCR, de juiste velden herkennen en ze na controle doorzetten naar uw boekhouding, ERP of dossier.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Minder tikwerk, minder fouten

Leverancier, datum, bedragen en referenties worden uitgelezen en voorgesteld. Uw medewerker controleert in plaats van alles in te voeren.

Twijfelgevallen blijven bij een mens

Wat de software niet zeker weet, wordt gemarkeerd voor nazicht. Er verdwijnt niets ongecontroleerd in uw boekhouding of voorraad.

Afgestemd op uw documenten

Wij richten de herkenning in op de documenttypes en leveranciers die bij u passeren. De verwerking kan op uw eigen server draaien, zodat facturen en contracten binnenshuis blijven.

Wat de software doet

01Inlezen

Scanner, gsm-foto of mailbox

Documenten komen binnen via de scanner op kantoor, een foto vanop de werf of een mailadres waar leveranciers hun pdf's naartoe sturen.

Splitsen en classificeren

Een stapel gescande pagina's wordt opgedeeld in afzonderlijke documenten en per soort herkend: factuur, leveringsbon, contract of formulier.

02Herkennen en controleren

Velden en lijnen uitlezen

Naast hoofdgegevens worden ook detaillijnen met artikel, aantal en prijs herkend, zodat een vergelijking met de bestelbon mogelijk wordt.

Controlescherm naast het origineel

De herkende gegevens staan naast het beeld van het document. Corrigeren gebeurt met een klik op de juiste plaats in de scan.

03Doorzetten

Boeken in uw administratie

Gecontroleerde gegevens gaan als boekingsvoorstel naar uw boekhoudpakket of ERP, met het originele document als bijlage.

Archiveren met zoekbare tekst

Elk document wordt bewaard als doorzoekbare pdf bij de juiste leverancier, klant of het juiste dossier.

OCR op scans, foto's en pdf-bijlagen

Herkenning van hoofdgegevens en detaillijnen

Controle van btw-nummers via KBO en VIES

Doorzoekbare pdf's gekoppeld aan het dossier

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Bouwmaterialenhandel met eigen leveringen

Afgetekende leveringsbonnen die zichzelf aan de juiste order koppelen

Uitdaging: Chauffeurs brachten elke avond een stapel afgetekende bonnen binnen. Een medewerker scande ze en hernoemde elk bestand met de hand naar het ordernummer. Bij een klacht over een levering duurde het lang voor de juiste bon gevonden was.
Aanpak: Wij bouwden een verwerking die de stapel in één keer scant, per bon splitst en het bonnummer en de klant uitleest. Elke bon wordt automatisch bij de order in het ERP gehangen. Bonnen met een onleesbaar nummer komen in een korte controlelijst terecht.
Resultaat: Het hernoemen is weggevallen. De binnendienst opent bij een vraag de order en ziet de afgetekende bon erbij. De facturatie vertrekt sneller, omdat het bewijs van levering niet meer op een bureau blijft liggen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe betrouwbaar is OCR bij slecht gescande of handgeschreven documenten?

Gedrukte tekst op een degelijke scan wordt goed herkend. Scheve foto's, stempels over de tekst en handschrift blijven moeilijker. Daarom bouwen wij altijd een controlestap in: velden waar de software over twijfelt, worden gemarkeerd voor nazicht. Zo haalt u de tijdswinst op de duidelijke documenten zonder risico op de onduidelijke.

Wat is het verschil tussen OCR en een AI-agent die documenten verwerkt?

OCR zet een scan of pdf om in leesbare tekst en velden. Een AI-agent gaat een stap verder: hij zoekt de bijhorende bestelling op, vergelijkt bedragen en zet een boeking of antwoord klaar ter goedkeuring. Vaak volstaat herkenning met vaste regels, en dat houdt de kost voorspelbaar. Een agent zetten wij alleen in waar een document echt interpretatie vraagt.

Kan OCR-software uitgelezen gegevens rechtstreeks in ons boekhoudpakket zetten?

Dat hangt af van wat uw pakket toelaat: een API, een importbestand of een gedeelde map. Wij onderzoeken welke weg beschikbaar is en zetten de gegevens daar als voorstel klaar. Bij twijfel over de boekhoudkundige verwerking stemmen we af met uw boekhouder, zodat de boekingen aansluiten bij zijn manier van werken.

Alle software →

AI-documentverwerking

AI leest contracten, bestekken en attesten en haalt eruit wat u nodig hebt.

Factuurverwerking automatiseren

Inkomende facturen worden uitgelezen, gecontroleerd, goedgekeurd en geboekt zonder overtypen.

Wat is OCR?

Techniek die tekst op een scan of foto omzet in tekens waarmee een computer kan rekenen en zoeken.

Documentbeheer (DMS)

Eén plek voor contracten, plannen en dossiers, met versies en rechten die kloppen.

Bestelbonmatching

Bestelbon, ontvangst en factuur worden lijn per lijn naast elkaar gelegd, zonder papier en zonder markeerstift.

Ook in Documenten & data