Rapportagesoftware
Vaste rapporten die zichzelf opmaken en op tijd bij de juiste mensen liggen.
Het maandrapport hoort geen dagen werk te kosten
Elke maand dezelfde oefening: exports trekken, kolommen schuiven, formules herstellen, grafieken plakken in een presentatie. Tegen dat het rapport klaar is, is het oud nieuws, en de medewerker die het maakt is de enige die weet hoe. Wij bouwen rapportage die haar gegevens zelf ophaalt, de berekeningen altijd op dezelfde manier uitvoert en het resultaat in uw opmaak aflevert. Voor directie, bank, klanten of subsidieverstrekkers.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Tijd voor analyse in plaats van opmaak
Het verzamelen en opmaken gebeurt automatisch. Uw financieel verantwoordelijke besteedt zijn uren aan het duiden van de cijfers.
02
Elke maand dezelfde berekening
Formules staan vast in de software en niet in een werkblad dat iemand per ongeluk overschrijft. Rapporten zijn onderling vergelijkbaar.
03
Niet afhankelijk van één persoon
De kennis over hoe het rapport tot stand komt, zit in het systeem. Bij ziekte of vertrek valt de rapportage niet stil.
Wat de software doet
01Opbouwen
Sjablonen in uw huisstijl
Tabellen, grafieken en toelichting staan op een vaste plaats met uw logo en kleuren. Het rapport oogt elke periode hetzelfde.
Parameters per rapport
Kies periode, vennootschap, afdeling of klant, en hetzelfde sjabloon levert het passende rapport voor elke doelgroep.
02Automatiseren
Geplande opmaak en verzending
Rapporten worden op een vast moment gegenereerd en als pdf of Excel naar een verzendlijst gestuurd of in een portaal gezet.
Controles voor verzending
Ontbreekt een bron of wijkt een totaal af van de boekhouding, dan wordt het rapport tegengehouden en krijgt de beheerder een melding.
03Uitbreiden
Rapporten voor uw klanten
Dienstverleners bezorgen elke klant een eigen overzicht van prestaties, tickets of verbruik, zonder dat een medewerker ze een voor een samenstelt.
Toelichting bij de cijfers
Een verantwoordelijke kan commentaar toevoegen per hoofdstuk. Die tekst blijft bewaard bij de periode waarop hij slaat.
■Uitvoer als pdf, Excel of webpagina
■Planning en verzendlijsten per rapport
■Consolidatie over meerdere vennootschappen
■Controle op volledigheid van de brongegevens
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Schoonmaakbedrijf met contractklanten
Maandelijkse klantrapporten die vroeger een medewerker dagen bezighielden
- Uitdaging
- Elke contractklant verwachtte een maandrapport met uitgevoerde beurten, kwaliteitscontroles en afwijkingen. Een administratief medewerker stelde die rapporten een voor een samen uit planning en controleformulieren. Ze kwamen laat en bevatten geregeld een fout.
- Aanpak
- Wij bouwden een rapportsjabloon dat per klant de geplande en uitgevoerde prestaties, de controlescores en de gemelde problemen ophaalt uit de planning en de digitale controleformulieren. De rapporten worden na een korte nalezing door de accountmanager verzonden.
- Resultaat
- Klanten ontvangen hun rapport in de eerste dagen van de maand. De accountmanager leest na en voegt waar nodig een toelichting toe. De administratieve medewerker heeft die dagen opnieuw beschikbaar voor planning en opvolging.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan rapportagesoftware onze bestaande Excel-rapporten overnemen?
Ja. Wij vertrekken meestal van het rapport dat u vandaag maakt, omdat daarin jaren ervaring zit over wat de lezers willen zien. De berekeningen worden overgezet naar een beheerde omgeving en de gegevens komen rechtstreeks uit de bronnen. Wie dat wil, krijgt de uitvoer nog altijd als Excel-bestand om zelf verder te rekenen. Een kolom of berekening kunt u later zelf laten aanpassen, zonder te wachten op een leverancier.
Hoe consolideren wij cijfers van meerdere vennootschappen in één rapport?
Door de boekhoudingen op een gemeenschappelijk schema af te beelden en onderlinge verrichtingen te herkennen. Wij leggen met u en uw boekhouder vast welke rekeningen samen horen en hoe intercompany-posten behandeld worden. Daarna loopt de samenvoeging elke periode automatisch, met een overzicht van wat geëlimineerd is.
Wat gebeurt er als de brongegevens fouten bevatten?
Dan toont een automatisch rapport die fouten sneller dan een handmatig rapport, waar ze vaak ongemerkt weggewerkt worden. Wij bouwen controles in die onvolledige of onlogische gegevens signaleren voor het rapport vertrekt. De correctie gebeurt in het bronsysteem, zodat de fout ook de volgende maand niet terugkeert.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?