Excel-import & -export
Gegevens in bulk in en uit uw software via Excel, met controle vóór er iets wordt weggeschreven.
Excel mag blijven, zolang het gecontroleerd binnenkomt
Uw medewerkers kennen Excel en gebruiken het graag voor wat het goed kan: lijsten bewerken, vergelijken, in bulk aanpassen. Het probleem begint wanneer die lijst terug in de bedrijfssoftware moet en iemand ze rij per rij overtikt, of wanneer een import stilzwijgend de helft overslaat. Wij bouwen import- en exportfuncties die bij uw software en uw bestanden passen. Elke rij wordt gevalideerd, u ziet vooraf wat er zal wijzigen, en fouten komen terug in een leesbaar rapport.
Waarom deze koppeling loont
01
Bulkwerk blijft bulkwerk
Een prijsaanpassing voor een hele productgroep of een reeks nieuwe klanten bereidt u voor in een rekenblad en verwerkt u in één beweging.
02
Geen stille fouten
Een verkeerde datum, een onbekende artikelcode of een tekst in een getalveld wordt per rij gemeld. U weet precies wat verwerkt is en wat niet.
03
Rapporten zoals u ze wilt
Exports komen met de kolommen, volgorde en opmaak die uw boekhouder, klant of bank verwacht, zonder dat iemand ze nog moet bijschaven.
Zo werkt de koppeling
01Importeren
Sjablonen en kolomherkenning
Voor elke import bestaat een sjabloon met uitleg per kolom. Bestanden met andere kolomnamen kunt u toewijzen, en die toewijzing wordt onthouden voor de volgende keer.
Voorvertoning van wijzigingen
Vóór het verwerken toont het systeem hoeveel records nieuw zijn, hoeveel wijzigen en welke velden veranderen. Pas na uw bevestiging wordt er weggeschreven.
02Exporteren
Export vanuit elk overzicht
De lijst op het scherm, met uw filters en kolomkeuze, gaat met één klik naar Excel. Getallen blijven getallen en datums blijven datums, klaar om mee te rekenen.
Geplande rapporten
Vaste rapporten worden op het gekozen tijdstip aangemaakt en per mail bezorgd of in een gedeelde map geplaatst, bijvoorbeeld elke maandagochtend de openstaande orders.
03Veiligheid en herstel
Foutrapport per rij
Afgekeurde rijen krijgt u terug als bestand met een extra kolom die de reden vermeldt. U verbetert enkel die rijen en biedt ze opnieuw aan.
Historiek en terugdraaien
Elke import wordt bewaard met gebruiker, tijdstip en bronbestand. Een verwerking die achteraf fout blijkt, kan als geheel ongedaan gemaakt worden.
■Import van Excel- en tekstbestanden met scheidingstekens
■Validatie op type, verplichte velden en verwijzingen
■Voorvertoning en bevestiging vóór verwerking
■Rechten per gebruiker voor import en export
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Uitzendkantoor met klantenlijsten
Urenstaten van klanten worden ingelezen in plaats van overgetikt
- Uitdaging
- Een uitzendkantoor ontving van zijn klanten wekelijks urenstaten in Excel, elk in een eigen opmaak. Consulenten tikten de uren over in de software voor loonverwerking en facturatie. Typfouten leidden tot verkeerde lonen en betwiste facturen.
- Aanpak
- Wij bouwden een importfunctie met een opgeslagen kolomtoewijzing per klant. Elke rij wordt getoetst aan de gekende uitzendkrachten en contracten. Wat niet klopt, komt in een foutrapport dat de consulent met de klant kan bespreken.
- Resultaat
- De urenstaten worden verwerkt zonder overtikken. Fouten komen aan het licht vóór de loonverwerking, en de consulenten houden tijd over voor hun klanten en kandidaten.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Is importeren via Excel niet ouderwets vergeleken met een echte koppeling?
Niet als het bewust gekozen is. Voor gegevens die mensen eerst willen nakijken of bewerken, zoals een jaarlijkse prijsherziening, is een gecontroleerde import vaak de beste oplossing. Voor stromen die dagelijks en zonder menselijke tussenkomst lopen, is een rechtstreekse koppeling beter. Veel kmo's hebben beide. Een import op maat is ook niet duurder dan een module uit een pakket, want wij bouwen alleen de sjablonen die u nodig heeft.
Wat gebeurt er als mijn Excel-bestand fouten bevat?
U kiest vooraf: ofwel wordt niets verwerkt zolang er fouten zijn, ofwel worden de geldige rijen verwerkt en de foute teruggegeven. In beide gevallen krijgt u per rij de reden. Er wordt nooit iets half weggeschreven zonder dat u het weet.
Kan een leverancier of klant ook zelf bestanden aanleveren?
Ja. Via een beveiligde uploadpagina of een toegewezen mailadres kunnen externe partijen bestanden bezorgen. Die doorlopen dezelfde validatie. U beslist of geldige bestanden meteen verwerkt worden of eerst door een medewerker goedgekeurd moeten worden.
Uw systemen laten samenwerken?