KBO- & VIES-opzoeking
Tik een ondernemingsnummer in en de klantfiche vult zich met officiële, gecontroleerde gegevens.
Klantgegevens uit de officiële bron, niet uit een e-mail
Een nieuwe klant geeft zijn gegevens door aan de telefoon. De naam wordt fonetisch genoteerd, de rechtsvorm vergeten en het btw-nummer bevat een tikfout. Weken later komt een factuur terug als onbestelbaar of blijkt het btw-nummer niet te bestaan. Wij bouwen de opzoeking in uw software in. Met het ondernemingsnummer haalt het systeem de officiële naam, het adres en de status op uit de KBO, en via VIES wordt een Europees btw-nummer op geldigheid gecontroleerd.
Waarom deze koppeling loont
01
Juiste fiche vanaf de start
Maatschappelijke naam, rechtsvorm en zetel komen uit het register. Uw facturen en contracten dragen de correcte benaming van de onderneming.
02
Sneller een klant aanmaken
De medewerker geeft één nummer in en vult enkel nog aan wat u zelf moet weten, zoals contactpersoon en leveradres.
03
Risico's eerder zien
Een stopgezette onderneming of een ongeldig btw-nummer valt op vóór u een offerte maakt of een intracommunautaire factuur zonder btw opstelt.
Zo werkt de koppeling
01Opzoeken bij invoer
Belgische ondernemingen via KBO
Op ondernemingsnummer of naam haalt de software benaming, rechtsvorm, adres van de zetel, vestigingseenheden en activiteitscodes op en vult de fiche in.
Europese btw-nummers via VIES
Voor klanten en leveranciers uit andere lidstaten wordt het btw-nummer gecontroleerd. Het resultaat wordt met datum en tijdstip bewaard bij de relatie.
02Bestaande fiches bewaken
Periodieke hercontrole
Uw klanten- en leveranciersbestand wordt op vaste tijdstippen opnieuw getoetst. Adreswijzigingen, naamswijzigingen en stopzettingen komen op een lijst ter opvolging.
Controle vóór facturatie
Bij het opmaken van een factuur zonder Belgische btw wordt het btw-nummer van de afnemer opnieuw nagekeken. Bij een ongeldig resultaat wordt de factuur tegengehouden.
03Verwerking en uitzonderingen
Opvangen van onbeschikbaarheid
Officiële diensten zijn niet altijd bereikbaar. De opzoeking wordt dan later herhaald, en de fiche krijgt de status te controleren in plaats van een foutief nee.
Dubbels vermijden
Het ondernemingsnummer dient als unieke sleutel. Bestaat de onderneming al in uw bestand, dan toont de software de bestaande fiche in plaats van een tweede aan te maken.
■Opzoeking op ondernemingsnummer of benaming
■Geldigheidscontrole van Europese btw-nummers via VIES
■Bewaring van controleresultaat met tijdstip
■Geplande hercontrole van het volledige relatiebestand
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Verhuurbedrijf van bouwmachines
Nieuwe klanten aan de balie worden met één nummer correct aangemaakt
- Uitdaging
- Bij een verhuurbedrijf maakten baliemedewerkers nieuwe klanten aan terwijl de aannemer stond te wachten. Namen werden haastig ingetikt, btw-nummers overgeslagen. Facturen kwamen terug en dezelfde klant stond onder meerdere schrijfwijzen in het bestand.
- Aanpak
- Wij bouwden de KBO-opzoeking in het aanmaakscherm in en maakten het ondernemingsnummer verplicht en uniek. Voor buitenlandse aannemers controleert de software het btw-nummer via VIES en bewaart ze het resultaat.
- Resultaat
- Een klant aanmaken gaat sneller en levert een correcte fiche op. Dubbele klanten ontstaan niet meer, en facturen bereiken de juiste onderneming op het juiste adres.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke gegevens kan ik ophalen uit de KBO?
De Kruispuntbank van Ondernemingen bevat de openbare identificatiegegevens van Belgische ondernemingen, zoals benaming, rechtsvorm, zetel, vestigingseenheden, activiteiten en status. Contactpersonen, e-mailadressen of financiële cijfers horen daar niet bij. Die vult u zelf aan.
Waarom moet ik een buitenlands btw-nummer controleren via VIES?
Wanneer u zonder btw factureert aan een onderneming in een andere lidstaat, is een geldig btw-nummer van de afnemer een belangrijke voorwaarde. Met een controle en een bewaard resultaat toont u aan dat u dat heeft nagekeken. Vraag uw boekhouder welke bewijzen in uw situatie verder nodig zijn.
Worden bestaande klantgegevens automatisch overschreven bij een wijziging?
Dat kiest u. Veel bedrijven laten officiële velden zoals naam en zetel automatisch bijwerken en houden eigen velden, zoals het leveradres, onaangeroerd. Anderen willen elke wijziging eerst zien op een lijst. Wij stellen de regel in per veld. Die regels zijn van uw bedrijf, niet van een pakket: u wijzigt wat u wilt zodra uw manier van werken verandert.
Uw systemen laten samenwerken?