CRM-ERP-koppeling

Verkoop ziet wat geleverd en gefactureerd is, administratie ziet wat verkoop beloofd heeft.

Verkoop en administratie kijken naar dezelfde klant

Uw vertegenwoordiger wint een deal in het CRM en mailt de details naar de binnendienst, die de klant en de order opnieuw aanmaakt in het ERP. Twee weken later belt de klant over een levering en moet de vertegenwoordiger eerst intern navragen wat de stand is. Wij verbinden beide systemen. Klantgegevens worden op één plaats beheerd, een gewonnen offerte wordt een order, en orderstatus, omzet en openstaande facturen zijn zichtbaar in het CRM.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom deze koppeling loont

Eén klantfiche, geen twee

Adressen, contactpersonen en btw-nummers worden op één plaats gewijzigd en automatisch overgenomen. Facturen vertrekken niet meer naar een verouderd adres.

Van deal naar order zonder mail

Wat verkocht is, komt met artikelen, prijzen en afspraken in het ERP terecht. De binnendienst controleert, maar typt niets over.

Verkoper kent de stand

Vóór een klantbezoek ziet de vertegenwoordiger lopende orders, recente leveringen en facturen die te laat betaald zijn. Dat geeft een ander gesprek.

Zo werkt de koppeling

01Klantgegevens delen

Eigenaarschap per veld

Wij spreken af welk systeem welk gegeven beheert: commerciële velden in het CRM, facturatie- en kredietgegevens in het ERP. Zo overschrijven beide elkaar niet.

Dubbels herkennen

Bij het aanmaken van een klant wordt gezocht op btw-nummer en naam. Bestaat de fiche al aan de andere kant, dan worden de twee gekoppeld in plaats van verdubbeld.

02Commerciële stroom

Offerte wordt verkooporder

Een offerte die in het CRM op gewonnen gezet wordt, maakt in het ERP een order aan met dezelfde lijnen en voorwaarden. Het ordernummer komt terug bij de deal.

Artikelen en prijzen in het CRM

De artikelcatalogus en klantprijzen uit het ERP zijn beschikbaar bij het opmaken van offertes, zodat verkopers niet met verouderde prijslijsten werken.

03Terugkoppeling en bewaking

Orderstatus en facturen

Leveringen, facturen en betaalstatus verschijnen op de klantfiche in het CRM. Dat wordt meerdere keren per dag bijgewerkt, of meteen waar het ERP dat ondersteunt.

Conflicten zichtbaar maken

Wordt hetzelfde veld aan beide kanten gewijzigd, dan kiest de koppeling volgens de afgesproken regel en noteert ze het verschil in een lijst ter controle.

Tweerichtingssynchronisatie van klanten en contacten

Automatische order bij een gewonnen offerte

Omzet, orders en openstaand saldo zichtbaar in het CRM

Regels voor conflicten en dubbele fiches

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Leverancier van verpakkingsmateriaal

De buitendienst ziet leveringen en openstaande facturen op de klantfiche

Uitdaging: Bij een leverancier van verpakkingen beheerden de vertegenwoordigers hun klanten in een CRM, terwijl orders en facturen in het ERP zaten. Klanten bestonden op twee plaatsen met verschillende adressen, en verkopers moesten bellen om een leverstatus te kennen.
Aanpak: Wij legden per veld vast welk systeem de bron is, voegden bestaande fiches samen op btw-nummer en bouwden de koppeling voor klanten, orders en facturen. Een gewonnen offerte maakt nu rechtstreeks een order aan.
Resultaat: De binnendienst krijgt orders die al ingevuld zijn. Vertegenwoordigers bereiden bezoeken voor met actuele cijfers en merken zelf op wanneer een vaste klant minder is gaan bestellen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Moet ik mijn CRM en ERP koppelen of beter één systeem nemen?

Beide kunnen juist zijn. Eén systeem is eenvoudiger wanneer uw verkoop- en orderproces rechtlijnig is. Twee gekoppelde systemen passen beter wanneer verkoop en administratie elk sterke eigen noden hebben en tevreden zijn over hun programma. Tijdens de analyse leggen wij beide opties naast elkaar.

Welke gegevens stromen van het ERP terug naar het CRM?

Gewoonlijk orderstatus, leveringen, facturen, betaalstatus en omzet per periode, soms ook kredietlimiet en voorraad. U kiest wat verkopers echt nodig hebben. Te veel detail maakt het CRM traag en onoverzichtelijk, dus wij beperken het tot wat een gesprek met de klant beter maakt. U blijft daarbij baas over de koppeling: een veld toevoegen of schrappen gebeurt op uw vraag, niet volgens de releasekalender van een pakket.

Wat gebeurt er met dubbele klanten die nu al in beide systemen staan?

Die pakken wij aan vóór de koppeling live gaat. Wij vergelijken beide bestanden op btw-nummer, naam en adres, stellen koppelingen voor en leggen twijfelgevallen aan u voor. Zo start u met een zuivere basis en vermijdt u dat de koppeling bestaande vervuiling verder verspreidt.

Alle koppelingen →

CRM-software

Klanten, contacten, offertes en afspraken op één plek, verbonden met facturatie en mailbox.

ERP-software

Verkoop, aankoop, voorraad, productie en financiën op dezelfde gegevens in plaats van op eilandjes.

Van offerte tot factuur

Eén doorlopende lijn van eerste prijsvraag tot betaalde factuur, zonder overtypen.

Dataopschoning

Dubbele klanten, verouderde adressen en lege velden opgeruimd, en het blijft zo.

Offertesoftware

Offertes die juist gerekend zijn, er verzorgd uitzien en dezelfde dag nog vertrekken.

Ook in Commerce