Webshop-boekhoudingkoppeling
Elke onlineverkoop wordt een correcte boeking, met het juiste btw-regime per land en per klant.
Uw webshop verkoopt, uw boekhouding volgt vanzelf
Een webshop levert veel kleine verkopen op, elk met verzendkosten, kortingscodes en soms een buitenlandse klant. Wie dat maandelijks als exportbestand naar de boekhouder stuurt, krijgt vragen terug over btw-tarieven en ontbrekende creditnota's. Wij koppelen uw webshopplatform aan uw boekhoudpakket. Bestellingen worden facturen of dagverkopen, retouren worden creditnota's, en de btw wordt bepaald op basis van land en type klant.
Waarom deze koppeling loont
01
Boekhouding loopt mee
Verkopen worden doorgeboekt terwijl ze gebeuren. Aan het einde van de periode hoeft er geen stapel exportbestanden meer verwerkt te worden.
02
Btw per situatie juist
Particulier of bedrijf, binnen- of buitenland: de koppeling past de regel toe die u met uw boekhouder vastlegde en kiest de bijhorende btw-code.
03
Retouren volledig in beeld
Elke terugbetaling leidt tot een creditnota die verwijst naar de oorspronkelijke verkoop. Omzet en voorraadwaarde blijven daardoor betrouwbaar.
Zo werkt de koppeling
01Verkopen boeken
Factuur of verzamelboeking
Zakelijke bestellingen worden een factuur op naam. Verkopen aan particulieren kunnen per order of als dagtotaal geboekt worden, naargelang wat uw boekhouder verkiest.
Verzendkosten en kortingen
Verzending, kortingscodes en cadeaubonnen krijgen een eigen rekening en het juiste btw-tarief, in plaats van te verdwijnen in één omzetcijfer.
02Btw en buitenland
Btw-nummercontrole
Bij zakelijke klanten uit andere lidstaten wordt het btw-nummer nagekeken via VIES vóór de factuur zonder Belgische btw wordt opgemaakt.
Omzet per land
Verkopen aan buitenlandse particulieren worden per land en per tarief bijgehouden, zodat uw boekhouder de cijfers heeft voor de aangifte die op u van toepassing is.
03Aansluiting bewaken
Vergelijking van totalen
Elke dag wordt de omzet volgens de webshop vergeleken met wat in de boekhouding geboekt is. Een verschil toont welke bestelling ontbreekt of dubbel staat.
Uitvallijst met oorzaak
Een order met een onbekend artikel, een ontbrekend land of een ongeldig btw-nummer wordt niet geboekt maar apart gezet, met de reden en een knop om opnieuw te proberen.
■Boeking per order of als dagtotaal, naar keuze
■Btw-bepaling volgens land en klanttype
■Creditnota's bij retouren en gedeeltelijke terugbetalingen
■Dagelijkse aansluiting tussen webshop en boekhouding
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Webwinkel in fietsonderdelen
Van maandelijkse exportbestanden naar een boekhouding die dagelijks klopt
- Uitdaging
- Een webwinkel verkocht aan particulieren en fietsenmakers in België en de buurlanden. De zaakvoerder bezorgde de boekhouder elke maand een export, waarna een heen-en-weer volgde over btw-tarieven, verzendkosten en terugbetalingen.
- Aanpak
- Samen met de boekhouder legden wij de btw-regels en rekeningen vast. De koppeling boekt zakelijke orders als factuur en particuliere verkopen als dagtotaal per land, en maakt creditnota's aan bij elke retour.
- Resultaat
- De boekhouder werkt op gegevens die al gestructureerd binnenkomen en stelt minder vragen. De zaakvoerder ziet tussentijds zijn omzet en marge, zonder te wachten op de verwerking.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Moet elke webshopbestelling een aparte factuur worden in de boekhouding?
Niet noodzakelijk. Voor verkopen aan bedrijven is een factuur op naam de regel. Voor verkopen aan particulieren bestaan er verschillende werkwijzen, waaronder een boeking per dag. Welke aanpak in uw situatie correct is, bepaalt u met uw boekhouder. De koppeling ondersteunt beide.
Hoe gaat de koppeling om met btw bij verkoop aan het buitenland?
De koppeling kijkt naar het leverland, het type klant en de geldigheid van het btw-nummer, en kiest op basis daarvan de btw-code die u heeft ingesteld. De regels zelf stellen wij niet op: die komen van uw boekhouder, zodat ze passen bij de regelingen waaronder uw onderneming valt.
Kan de koppeling ook de stortingen van de betaalprovider verwerken?
Ja, dat is een logische aanvulling. De uitbetalingen worden dan uitgesplitst per transactie en afgepunt tegen de geboekte verkopen, met de commissies op een aparte kostenrekening. Zo sluit de keten van bestelling tot bankrekening volledig. Zo'n koppeling op maat is niet duurder dan een kant-en-klare connector: u betaalt alleen voor de stromen die uw winkel echt gebruikt.
Uw systemen laten samenwerken?