ERP-webshopkoppeling
Voorraad, prijzen en orders lopen gelijk tussen uw ERP en uw webshop, in beide richtingen.
Wat online te koop staat, ligt ook echt in het rek
Een klant bestelt online een artikel dat gisteren aan de toonbank verkocht is. Uw binnendienst belt om te verontschuldigen en tikt de overige weborders handmatig in het ERP. Dat is het dagelijkse gevolg van twee systemen die elkaar niet kennen. Wij koppelen ze zo dat het ERP de bron blijft voor artikelen, voorraad en prijzen, en de webshop de orders aanlevert. Wijzigingen stromen binnen enkele ogenblikken door, met bewaking op elke stap.
Waarom deze koppeling loont
01
Geen verkoop van wat op is
Elke voorraadbeweging in het ERP past de beschikbaarheid in de webshop aan. Nabestellingen en excuustelefoons worden de uitzondering.
02
Orders zonder tussenkomst
Een weborder komt als verkooporder in het ERP met klant, leveradres, lijnen en betaalstatus. Het magazijn kan beginnen picken zonder dat iemand iets intikt.
03
Klantprijzen ook online
Zakelijke klanten zien na het inloggen hun eigen prijsafspraken en kortingen, zoals die in het ERP staan. Uw verkoper hoeft die niet apart te bevestigen.
Zo werkt de koppeling
01Van ERP naar webshop
Artikelen en beschikbaarheid
Nieuwe en gewijzigde artikelen, voorraadstanden en verwachte leverdata worden doorgestuurd. U bepaalt per artikelgroep wat online zichtbaar mag zijn.
Prijslijsten en staffels
Basisprijzen, klantspecifieke prijzen, staffelkortingen en acties met begin- en einddatum worden overgenomen, zodat het winkelmandje hetzelfde rekent als het ERP.
02Van webshop naar ERP
Orders en nieuwe klanten
Elke bestelling wordt als order aangemaakt. Nieuwe klanten worden toegevoegd na controle op bestaande fiches, zodat uw klantenbestand zuiver blijft.
Status terug naar de klant
Verzonden, deels geleverd of gefactureerd: de orderstatus uit het ERP verschijnt in het klantaccount, samen met de trackinglink en de factuur.
03Robuust in de praktijk
Berichtenwachtrij
Elke wijziging wordt als bericht in een wachtrij gezet en in volgorde verwerkt. Bij een onderbreking van één systeem haalt de koppeling de achterstand daarna vanzelf in.
Dashboard en waarschuwingen
U ziet hoeveel berichten verwerkt, wachtend of mislukt zijn. Een order die niet in het ERP geraakt, leidt tot een melding met de oorzaak, bijvoorbeeld een onbekend artikel.
■Voorraad- en prijsupdates op basis van gebeurtenissen
■Weborders als verkooporder in uw ERP
■Nachtelijke volledige vergelijking als vangnet
■Ondersteuning voor meerdere magazijnen en talen
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Technische groothandel
Weborders komen in het ERP terecht terwijl de klant nog online is
- Uitdaging
- Een technische groothandel had een webshop die losstond van het ERP. Voorraad werd één keer per dag via een bestand opgeladen en weborders werden door de binnendienst overgetikt. Klanten bestelden artikelen die intussen uitverkocht waren.
- Aanpak
- Wij maakten het ERP leidend voor artikelen, voorraad en klantprijzen en bouwden een koppeling met een wachtrij in beide richtingen. Een nachtelijke vergelijking zet eventuele verschillen recht en rapporteert ze.
- Resultaat
- De binnendienst voert geen weborders meer in en heeft tijd voor advies aan klanten. De beschikbaarheid online volgt het magazijn, en vaste klanten bestellen aan hun eigen voorwaarden.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welk systeem is leidend bij een koppeling tussen ERP en webshop?
Per soort gegeven kiest u één bron. Gewoonlijk is het ERP leidend voor artikelen, voorraad, prijzen en klantvoorwaarden, en de webshop voor de bestelling zelf. Commerciële inhoud zoals foto's en teksten leeft vaak in de webshop of in een apart productinformatiesysteem. Die afspraken leggen wij vast vóór wij bouwen. Dat maatwerk is niet duurder dan een kant-en-klare koppeling, want wij vertrekken van een bestaande fundering.
Hoe snel wordt de voorraad in de webshop bijgewerkt?
Dat hangt af van wat uw ERP toelaat. Waar het ERP wijzigingen kan melden, gaan ze vrijwel meteen door. Waar dat niet kan, vraagt de koppeling met korte tussenpozen de wijzigingen op. Voor snel roterende artikelen kunt u bovendien een veiligheidsmarge instellen.
Wat gebeurt er met weborders als het ERP even plat ligt?
De webshop blijft bestellingen aannemen. De orders wachten in de wachtrij van de koppeling en worden in de juiste volgorde ingelezen zodra het ERP terug bereikbaar is. U krijgt een melding van de onderbreking en van het moment waarop de achterstand weggewerkt is.
Uw systemen laten samenwerken?