Orderverwerking automatiseren
Bestellingen uit elk kanaal komen in één wachtrij terecht en lopen zonder tussenstappen naar het magazijn.
Elke order één keer invoeren is al één keer te veel
Bestellingen komen binnen via de webshop, per mail, aan de telefoon en via een vertegenwoordiger die ze ’s avonds doorstuurt. Uw binnendienst tikt ze stuk voor stuk in, controleert de prijs in een ander scherm en belt naar het magazijn om te horen of het artikel er is. Op drukke dagen blijven orders liggen tot de volgende ochtend. Wij brengen alle kanalen samen in één orderstroom die prijs, voorraad en leveradres zelf controleert en alleen de twijfelgevallen aan een medewerker voorlegt.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Geen achterstand op drukke dagen
Standaardorders worden verwerkt op het moment dat ze binnenkomen, ook buiten de kantooruren. Het volume van maandagochtend stapelt zich niet meer op.
02
Minder verkeerde leveringen
Artikelcodes, eenheden en adressen worden gecontroleerd tegen uw stamgegevens voor de order naar het magazijn gaat, niet erna.
03
Binnendienst voor klantencontact
Uw medewerkers behandelen de afwijkende orders en de vragen van klanten, in plaats van hun dag te vullen met overtypen.
Zo loopt het proces
01Orders binnenhalen
Alle kanalen in één wachtrij
Webshop, bestelportaal, EDI-berichten en mailbox leveren hun orders aan in hetzelfde formaat, met vermelding van het kanaal waarlangs ze kwamen.
Klantartikelcodes vertalen
Bestelt een klant met zijn eigen referenties, dan zet een vertaaltabel die om naar uw artikelnummers en verpakkingseenheden.
02Controleren en beslissen
Regels voor automatische vrijgave
U bepaalt wanneer een order zonder tussenkomst door mag: bekende klant, artikel in voorraad, prijs conform afspraak, bedrag onder een drempel.
Uitzonderingen met reden
Een order die blokkeert, toont waarom: onbekend artikel, afwijkende prijs, onvoldoende voorraad. De medewerker lost enkel dat punt op.
03Doorzetten naar uitvoering
Pickopdracht en reservatie
Vrijgegeven orders reserveren voorraad en verschijnen als pickopdracht in het magazijn, gegroepeerd volgens uw vertrekuren of routes.
Bevestiging naar de klant
De klant krijgt een orderbevestiging met verwachte leverdatum en hoort automatisch wanneer een lijn in backorder gaat.
■Orderinvoer uit mail, webshop, portaal en EDI
■Vrijgaveregels per klantgroep: u beslist wat doorgaat
■Backorderbeheer met automatische melding
■Orderstatus raadpleegbaar door de klant
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Technische groothandel
Binnendienst die niet langer achter de mailbox aanloopt
- Uitdaging
- Een technische groothandel kreeg het grootste deel van zijn bestellingen per mail en via de webshop, maar beide kwamen als bericht in dezelfde mailbox terecht. Drie binnendienstmedewerkers voerden ze manueel in en vergisten zich geregeld in verpakkingseenheden.
- Aanpak
- Wij koppelden de webshop rechtstreeks aan het orderbeheer en lieten de mailorders door een AI-agent uitlezen tot een voorstel. Vrijgaveregels sturen vlotte orders meteen door; de rest komt in een werklijst met de reden van blokkering.
- Resultaat
- Het merendeel van de orders bereikt het magazijn zonder dat iemand ze aanraakt. De binnendienst heeft tijd om klanten te adviseren over alternatieven wanneer een artikel niet leverbaar is.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke orders kunnen volledig automatisch verwerkt worden?
Orders van bekende klanten met herkende artikelen, een prijs die overeenstemt met de afspraak en voldoende voorraad. Hoe beter uw stamgegevens, hoe groter dat aandeel. Wij starten doorgaans voorzichtig, met strikte regels, en verruimen die naarmate u ziet dat de automatische verwerking betrouwbaar is voor uw soort bestellingen.
Hoe voorkomen we dat een foute order ongemerkt doorgaat?
Door controles in te bouwen die een mens ook zou doen, en strenger. Ongebruikelijke hoeveelheden, een afwijkend leveradres of een prijs die niet strookt met de overeenkomst houden de order tegen. U kiest zelf de drempels. Alles wat automatisch werd vrijgegeven, blijft achteraf raadpleegbaar met de regels die toegepast zijn.
Werkt dit ook als klanten nog telefonisch bestellen?
Ja. Telefonische orders worden door uw medewerker ingegeven in een snel invoerscherm dat dezelfde controles uitvoert als de andere kanalen. Wie dat wenst, kan zijn vaste bellers daarnaast een bestelportaal aanbieden met hun eigen assortiment en prijzen, zodat herhaalorders zonder telefoontje binnenkomen.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?