Order-to-cash
Van bevestigde bestelling tot geld op de rekening: elke schakel zichtbaar en aan elkaar gekoppeld.
Geleverd is nog niet betaald
Uw magazijn heeft geleverd, maar de factuur vertrekt pas wanneer iemand de leverbon terugvindt. De klant betaalt met een verkeerde mededeling en de betaling blijft onherkend op de bank staan. Intussen levert u opnieuw aan iemand die al te lang openstaat. Order-to-cash is de hele keten van order tot ontvangen betaling. Wij koppelen orderbeheer, levering, facturatie en bank zodat elke stap de volgende in gang zet en u weet waar uw geld zit.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Kortere weg van levering naar geld
Een bevestigde levering start de facturatie zonder dat iemand een bon moet doorgeven. Het wachten tussen leveren en aanrekenen valt weg.
02
Eén beeld van elke klant
Openstaande orders, geleverde goederen, verstuurde facturen en ontvangen betalingen staan samen, zodat verkoop en administratie hetzelfde zien.
03
Kredietrisico op tijd in beeld
Wie een nieuwe order ingeeft, ziet meteen of de klant vervallen facturen heeft. U beslist bewust of u toch levert of eerst belt.
Zo loopt het proces
01Order en levering
Ordercontrole bij invoer
Prijsafspraken, beschikbaarheid en kredietlimiet worden nagekeken wanneer de order binnenkomt, niet pas wanneer de vrachtwagen geladen is.
Leverbevestiging als startsein
De chauffeur of magazijnier bevestigt de levering digitaal. Deelleveringen en backorders blijven gekoppeld aan de oorspronkelijke bestelling.
02Facturatie
Automatische factuuropmaak
Geleverde lijnen worden per klant gebundeld volgens de afgesproken regel: per levering, per week of per maand, met de juiste referentie van de klant.
Verzending langs het juiste kanaal
Elke klant krijgt zijn factuur via het kanaal dat u op de klantfiche instelt. Een AI-agent signaleert facturen die afwijken van de order, een medewerker beslist.
03Betaling en opvolging
Betalingen herkennen
Bankafschriften worden ingelezen en gekoppeld aan openstaande facturen. Alleen wat niet eenduidig is, komt bij een medewerker terecht.
Opvolging van vervallen posten
Herinneringen vertrekken volgens uw schema en uw toon. Betwiste facturen worden apart gezet, zodat ze geen automatische aanmaning krijgen.
■Kredietcontrole bij orderinvoer
■Deelleveringen en backorders per order
■CODA-bestanden inlezen en afpunten
■Ouderdomsbalans per klant in realtime
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Groothandel in verpakkingsmateriaal
Leveringen die dezelfde dag nog een factuur worden
- Uitdaging
- Een groothandel in verpakkingsmateriaal factureerde op basis van papieren leverbonnen die chauffeurs aan het einde van de week binnenbrachten. Bonnen raakten zoek, facturen vertrokken laat en de boekhouding puntte betalingen handmatig af.
- Aanpak
- Wij gaven de chauffeurs een eenvoudige app om leveringen te bevestigen, koppelden die aan het orderbeheer en lieten de factuur daaruit ontstaan. De bankbestanden worden ingelezen en automatisch vergeleken met de openstaande posten.
- Resultaat
- Er circuleren geen papieren bonnen meer tussen magazijn en kantoor. De administratie besteedt haar tijd aan de uitzonderingen, en de zaakvoerder heeft elke ochtend een actueel beeld van wat nog te ontvangen is.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat is het verschil tussen order-to-cash en gewone facturatie?
Facturatie is één stap. Order-to-cash omvat alles van de bevestigde order tot de ontvangen betaling: controle van de order, levering, factuur, afpunten van de betaling en opvolging van wat te laat is. De winst zit zelden in één stap, wel in de overgangen ertussen, waar vandaag gegevens blijven liggen of opnieuw ingevoerd worden.
Kan dit bovenop ons bestaande orderpakket gebouwd worden?
In veel gevallen wel. Wij onderzoeken eerst welke stappen uw huidige software goed afhandelt en waar de keten onderbroken is. Vaak volstaat het om de ontbrekende schakels te bouwen en te koppelen, bijvoorbeeld de leverbevestiging of het inlezen van bankbestanden, in plaats van alles te vervangen. Zulk maatwerk is daardoor niet duurder dan een bijkomend pakket: u betaalt enkel voor de schakels die u mist.
Wat gebeurt er met betalingen die niet automatisch herkend worden?
Die komen in een werklijst met een voorstel: het systeem toont de facturen die het best passen op bedrag, klant of mededeling. Een medewerker bevestigt of corrigeert met één klik. Gedeeltelijke betalingen en verzamelbetalingen voor meerdere facturen kunnen in datzelfde scherm verdeeld worden.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?