Processen · Aankoop & financiën

Betalingsherinneringen

Vervallen facturen krijgen op tijd de juiste herinnering, in uw toon en zonder dat u eraan moet denken.

Om uw geld vragen hoeft geen vervelende klus te zijn

Niemand herinnert graag een goede klant aan een openstaande factuur. Dus wordt het uitgesteld tot de boekhouder een lijst doorstuurt of tot de rekening krap staat. Dan vertrekken er ineens strenge mails naar iedereen, ook naar de klant die gisteren betaalde of wiens factuur betwist is. Wij bouwen een herinneringsflow die elke vervaldag bewaakt, eerst vriendelijk en daarna duidelijker aandringt, rekening houdt met betalingen en afspraken, en u vertelt wanneer een telefoontje nodig is.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Consequent, dus geloofwaardig

Elke klant krijgt op hetzelfde moment na de vervaldag hetzelfde soort bericht. Betalen op tijd wordt de gewoonte in plaats van de uitzondering.

Geen pijnlijke vergissingen

Voor elke verzending wordt de actuele bankstand geraadpleegd. Betaalde of betwiste facturen krijgen geen aanmaning.

Persoonlijk waar het moet

Voor gevoelige klanten of grote bedragen zet de flow een beltaak klaar in plaats van een automatische mail te sturen.

Zo loopt het proces

01Schema en toon

Herinneringstrappen instellen

U bepaalt hoeveel stappen er zijn, met welke tussentijd en welke tekst: van een vriendelijk geheugensteuntje tot een formele ingebrekestelling.

Profielen per klantgroep

Een trouwe klant met een eenmalige vertraging verdient een andere aanpak dan een notoire laatbetaler. U wijst klanten toe aan een profiel.

02Versturen en registreren

Bericht met betaalgemak

De herinnering bevat de factuur, het openstaande saldo en een gestructureerde mededeling of betaallink, zodat betalen één handeling is.

Reacties en beloftes vastleggen

Antwoordt de klant dat hij volgende week betaalt, dan wordt die belofte genoteerd en pauzeert de reeks tot de beloofde datum.

03Opvolgen en escaleren

Bellijst voor wie niet reageert

Na de automatische stappen verschijnt de klant op een lijst met zijn saldo, de verstuurde berichten en de contactpersoon voor betalingen.

Leveringsstop en overdracht

Vanaf een door u gekozen punt kan een klant geblokkeerd worden voor nieuwe orders, of gaat het dossier met alle stukken naar uw incassopartner.

Herinneringstrappen met eigen teksten per taal

Controle op betaling vlak voor verzending

Betalingsbeloftes en betwistingen per factuur

Ouderdomsanalyse en betaalgedrag per klant

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Drukkerij met vaste zakelijke klanten

Herinneringen die vertrekken zonder dat iemand zich moet opladen

Uitdaging: Een drukkerij met vooral vaste zakelijke klanten stuurde enkel herinneringen wanneer de zaakvoerster er tijd voor vond. Ze voelde zich ongemakkelijk bij klanten die ze persoonlijk kende, waardoor facturen lang bleven openstaan.
Aanpak: Wij bouwden een flow met drie trappen in een warme, zakelijke toon, gekoppeld aan de facturatie en de bankbestanden. Grote klanten kregen een profiel waarbij na de eerste mail een beltaak voor de zaakvoerster volgt.
Resultaat: De herinneringen vertrekken ongeacht hoe druk het is. Klanten ervaren ze als een normale administratieve mededeling, en de zaakvoerster belt enkel nog in de gevallen waar een gesprek echt verschil maakt.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Jaagt automatisch herinneren onze klanten niet weg?

Zelden, op voorwaarde dat de toon klopt en er geen fouten in zitten. De meeste laattijdige betalingen zijn vergetelheid of interne traagheid bij de klant, geen onwil. Een correcte, vriendelijke herinnering wordt dan als hulp ervaren. Wat klanten wel ergert, is een aanmaning voor iets dat al betaald is, en net dat voorkomt de koppeling met de bank.

Mogen we intresten en kosten aanrekenen bij laattijdige betaling?

Dat hangt af van uw algemene voorwaarden, van het soort klant en van de wetgeving die op dat moment geldt. De regels voor consumenten verschillen van die voor ondernemingen. Het systeem kan berekeningen en vermeldingen toepassen zodra u ze vastlegt, maar de inhoud ervan laat u best nakijken door uw boekhouder of jurist.

Kunnen de herinneringen vertrekken vanuit ons eigen mailadres?

Ja. De berichten vertrekken uit naam van uw bedrijf of van een bepaalde medewerker, zodat antwoorden bij de juiste persoon aankomen. Die antwoorden worden gekoppeld aan het klantdossier. U kunt daarnaast kiezen voor een brief of sms bij een latere trap, afhankelijk van wat bij uw klanten werkt. Toon, timing en aantal trappen: u beslist wat er verandert, zonder te wachten op een update van een softwareleverancier.

Alle processen →

Debiteurenbeheer

Weet op elk moment wie u wat verschuldigd is en wat de volgende stap is per klant.

Betalingsopvolging

Herinneringen die op tijd vertrekken, in de juiste toon, zonder dat iemand eraan moet denken.

Bankkoppeling (CODA)

Bankverrichtingen lopen elke dag binnen en worden automatisch afgepunt tegen uw facturen.

Sms & notificaties

Uw software verwittigt klanten en medewerkers op het juiste moment, via het kanaal dat ze lezen.

Order-to-cash

Van bevestigde bestelling tot geld op de rekening: elke schakel zichtbaar en aan elkaar gekoppeld.

Ook in Aankoop & financiën