Software · Financieel

Betalingsopvolging

Herinneringen die op tijd vertrekken, in de juiste toon, zonder dat iemand eraan moet denken.

Sneller betaald worden begint met consequent opvolgen

Klanten aanmanen is het werk dat altijd blijft liggen. Het is onaangenaam, het vraagt opzoekwerk en er is altijd iets dringenders. Dus gebeurt het wanneer de rekening krap wordt, in één grote ronde, met een brief die voor elke klant dezelfde is. Wij automatiseren de opvolging van vervallen facturen: het systeem weet wat betaald is, stuurt op de afgesproken momenten de juiste boodschap en geeft enkel de dossiers door die een persoonlijk gesprek vragen.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Regelmaat zonder inspanning

De opvolging loopt elke dag, ook tijdens verlof en drukke weken. Klanten merken dat u uw vervaldagen ernstig neemt en passen hun betaalgedrag daaraan aan.

Nooit aanmanen wat betaald is

Voor elke verzending worden de laatste bankgegevens verwerkt. Een klant die gisteren betaalde, krijgt vandaag geen herinnering in zijn mailbox.

Toon aangepast aan de relatie

Een trouwe klant krijgt een vriendelijk seintje, een notoire laatbetaler een strakker traject. U beslist wat er in elk scenario gebeurt en past dat aan wanneer u wilt.

Wat de software doet

01Scenario's

Stappen per klantgroep

U legt vast wanneer een herinnering, een tweede herinnering en een formele aanmaning vertrekken, met een eigen tekst en afzender per stap.

Bericht voor de vervaldag

Wie dat wenst, laat grote facturen kort voor de vervaldag aankondigen met een beleefde melding. Dat voorkomt de klassieke vergetelheid.

02Kanalen en inhoud

E-mail, brief en sms

Elke stap gebruikt het kanaal dat u kiest. De factuur zit als bijlage bij het bericht, samen met een overzicht van alles wat nog openstaat.

Betalen met één handeling

Het bericht bevat een betaallink of een code met de gestructureerde mededeling, zodat de klant meteen kan betalen en de betaling vlot herkend wordt.

03Uitzonderingen en inzicht

Pauze bij betwisting

Een factuur in discussie of met een betaalafspraak wordt uit het traject gehaald tot een medewerker ze opnieuw vrijgeeft.

Opvolglijst voor telefoontjes

Dossiers die na de automatische stappen open blijven, komen in een bellijst met historiek en contactgegevens van de juiste persoon bij de klant.

Meertalige herinneringen per klant en per stap

Dagelijkse afstemming met bankgegevens via CODA

Uitsluitingen voor betwiste facturen en afspraken

Logboek van elk verstuurd bericht per factuur

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Schoonmaakbedrijf met maandfacturen

Aanmanen is geen kwartaalklus meer maar een proces dat vanzelf loopt

Uitdaging: Een schoonmaakbedrijf stuurde elke maand een groot aantal kleine facturen naar kantoren en syndici. Opvolgen gebeurde wanneer de zaakvoerster er een vrije namiddag voor vond. Sommige facturen stonden lang open zonder dat iemand de klant ooit had aangesproken.
Aanpak: Wij bouwden een opvolgmodule bovenop hun facturatie en lazen de bankuittreksels dagelijks in. Voor syndici, die betalen na een vergadering, kwam er een trager scenario. Voor de overige klanten een korter traject met drie stappen.
Resultaat: De meeste achterstallen lossen zich op na de eerste herinnering, zonder tussenkomst. De zaakvoerster belt enkel nog de dossiers uit haar bellijst en heeft bij elk gesprek de volledige historiek voor zich.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Jaagt automatisch aanmanen mijn klanten niet weg?

Niet als de toon klopt. Een eerste herinnering is een vriendelijk bericht, geen verwijt. De meeste klanten vergeten gewoon een factuur en zijn blij met het seintje. U bepaalt zelf welke klanten buiten de automatische flow blijven en altijd persoonlijk benaderd worden.

Mag ik herinneringskosten of intresten aanrekenen?

Dat hangt af van uw algemene voorwaarden en van de wetgeving, die verschilt tussen bedrijven en consumenten. Wij kunnen kosten en intresten laten berekenen en vermelden zodra u weet wat in uw situatie toegelaten is. Leg dat vooraf voor aan uw boekhouder of juridisch adviseur.

Hoe weet het systeem welke facturen betaald zijn?

Via uw bankgegevens. Uittreksels worden ingelezen en vergeleken met de openstaande facturen op mededeling, bedrag en rekeningnummer. Wat eenduidig is, wordt meteen afgepunt. Twijfelgevallen komen bij een medewerker terecht. Pas daarna worden de herinneringen van die dag aangemaakt.

Alle software →

Betalingsherinneringen

Vervallen facturen krijgen op tijd de juiste herinnering, in uw toon en zonder dat u eraan moet denken.

Debiteurenbeheer

Weet op elk moment wie u wat verschuldigd is en wat de volgende stap is per klant.

Bankkoppeling (CODA)

Bankverrichtingen lopen elke dag binnen en worden automatisch afgepunt tegen uw facturen.

Sms & notificaties

Uw software verwittigt klanten en medewerkers op het juiste moment, via het kanaal dat ze lezen.

Bankafstemming

Bankverrichtingen worden ingelezen en gekoppeld aan facturen; u bekijkt alleen wat overblijft.

Ook in Financieel