Bankkoppeling (CODA)
Bankverrichtingen lopen elke dag binnen en worden automatisch afgepunt tegen uw facturen.
Weten wie betaald heeft zonder uittreksels te pluizen
Iemand in uw bedrijf opent elke ochtend de bankapp, zoekt betalingen op en vinkt facturen af. Bij een gestructureerde mededeling gaat dat vlot, bij een klant die drie facturen in één bedrag betaalt niet. Met een CODA-koppeling komen de verrichtingen van al uw rekeningen als gestructureerd bestand binnen. Onze software herkent de betaling, punt ze af en legt alleen de twijfelgevallen aan een medewerker voor.
Waarom deze koppeling loont
01
Openstaande posten kloppen
Omdat verrichtingen dagelijks verwerkt worden, toont uw klantenoverzicht wat echt nog openstaat. Herinneringen vertrekken niet meer naar klanten die al betaald hebben.
02
Alle rekeningen in één stroom
Zichtrekeningen bij verschillende banken komen in hetzelfde formaat binnen. Uw administratie hoeft niet langer in meerdere bankomgevingen in te loggen.
03
Minder zoekwerk bij afsluiting
Wat automatisch gematcht is, hoeft niemand nog te bekijken. De tijd gaat naar de handvol verrichtingen die echt een beslissing vragen.
Zo werkt de koppeling
01Inlezen van verrichtingen
CODA-bestanden ophalen
De bestanden worden automatisch opgehaald zodra de bank ze aanlevert en per rekening en per dag verwerkt. Elk uittreksel wordt precies één keer ingelezen.
Volgorde- en saldocontrole
De koppeling controleert of de uittrekselnummers op elkaar volgen en of het eindsaldo aansluit op het beginsaldo van het volgende bestand. Een gat geeft meteen een waarschuwing.
02Herkennen en afpunten
Matchen op mededeling
Een gestructureerde mededeling of een factuurnummer in de vrije tekst volstaat om de betaling aan de juiste factuur te hangen en die als betaald te markeren.
Regels voor lastige gevallen
Verzamelbetalingen, deelbetalingen en kleine afrondingsverschillen worden volgens uw eigen regels voorgesteld. Een medewerker bevestigt of past aan.
03Opvolging
Werklijst niet-herkende lijnen
Verrichtingen zonder match staan in één lijst met tegenpartij, bedrag en mededeling. Wat u één keer toewijst, kan de software de volgende keer zelf herkennen.
Alarm bij uitblijven
Komt er op een bankwerkdag geen bestand binnen voor een rekening, dan krijgt de beheerder een bericht. Zo blijft een verlopen mandaat niet wekenlang onopgemerkt.
■Dagelijkse automatische verwerking van CODA-bestanden
■Afpunten op gestructureerde mededeling en factuurnummer
■Controle op ontbrekende uittreksels en saldosprongen
■Doorboeking naar uw boekhoudpakket of facturatiesoftware
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Groothandel met veel kleine klanten
Van elke ochtend afvinken naar een korte lijst uitzonderingen
- Uitdaging
- Een groothandel kreeg elke dag een lange reeks kleine overschrijvingen binnen. Een medewerker zocht ze één voor één op in de bankomgeving en duidde ze aan in het facturatieprogramma. Klanten kregen geregeld een aanmaning voor iets wat al betaald was.
- Aanpak
- Wij sloten de zakelijke rekeningen aan op een CODA-stroom en schreven matchregels op mededeling, bedrag en rekeningnummer van de klant. Niet-herkende lijnen komen in een werklijst, en de afgepunte betalingen gaan door naar de boekhouding.
- Resultaat
- Het merendeel van de betalingen wordt zonder tussenkomst verwerkt. De medewerker bekijkt enkel nog de uitzonderingen, en de herinneringen vertrekken op basis van een stand die klopt.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat is een CODA-bestand en waarvoor dient het?
CODA is het Belgische standaardformaat voor elektronische rekeninguittreksels. Het bevat per verrichting het bedrag, de tegenpartij, de mededeling en het saldo, in een vaste structuur die software kan lezen. Daardoor kunnen betalingen automatisch ingeboekt en afgepunt worden in plaats van manueel overgenomen.
Hoe krijg ik CODA-bestanden van mijn bank?
U vraagt de aanlevering aan bij uw bank, vaak via een mandaat dat ook uw boekhouder toegang kan geven. De precieze werkwijze en voorwaarden verschillen per bank. Wij begeleiden u bij de aanvraag en richten daarna de automatische ophaling en verwerking in. De opgehaalde bestanden bewaren en verwerken wij op uw eigen server of in een private cloud, zodat uw bankgegevens onder uw beheer blijven.
Wat als een klant betaalt zonder mededeling?
Dan zoekt de software op bedrag en op het rekeningnummer waarmee die klant eerder betaalde. Is er één logische kandidaat, dan wordt die voorgesteld. Bij twijfel beslist een medewerker in de werklijst. Er wordt nooit automatisch afgepunt wanneer de match onzeker is.
Uw systemen laten samenwerken?