Loonsecretariaatkoppeling
Gewerkte uren, afwezigheden en personeelsgegevens gaan in één beweging naar uw loonsecretariaat.
De loonafsluiting zonder maandelijkse Excel-marathon
Op het einde van de maand verzamelt iemand uren uit de prikklok, verlof uit een kalender en ziektebriefjes uit de mailbox, om dat alles over te tikken in het portaal van het loonsecretariaat. Eén vergeten overuur en er volgt een correctie de maand erna. Wij koppelen uw tijdsregistratie en planning aan het loonsecretariaat. Prestaties worden gecontroleerd, vertaald naar de juiste looncodes en in het gevraagde formaat aangeleverd.
Waarom deze koppeling loont
01
Prestaties één keer vastleggen
Wat een medewerker klokt of op een werkbon registreert, is meteen de basis voor het loon. Er zit geen tussenlijst meer tussen werkvloer en loonberekening.
02
Fouten vóór de aanlevering
Ontbrekende dagen, dubbele registraties of uren op een verlofdag worden gemeld terwijl u ze nog kunt rechtzetten, niet nadat de loonbrief verstuurd is.
03
Personeelsdata overal gelijk
Een nieuw adres, een gewijzigd uurrooster of een nieuwe medewerker wordt één keer ingegeven en is daarna bekend in planning, tijdsregistratie en loonadministratie.
Zo werkt de koppeling
01Prestaties aanleveren
Vertaling naar looncodes
Gewone uren, overuren, nachtwerk, verplaatsingen en premies worden omgezet naar de codes die uw loonsecretariaat gebruikt, volgens regels die wij samen met u vastleggen.
Afwezigheden meegeven
Goedgekeurd verlof, ziekte, feestdagen en tijdelijke werkloosheid gaan mee in dezelfde aanlevering, zodat de kalender bij het loonsecretariaat volledig is.
02Stamgegevens synchroniseren
In- en uitdiensttredingen
Een nieuwe medewerker of een vertrek wordt doorgegeven met de gegevens die het loonsecretariaat nodig heeft. Uw HR-software en de loonadministratie lopen niet meer uiteen.
Saldi en loonkost terughalen
Waar het loonsecretariaat dat aanbiedt, halen wij verlofsaldi en loonkostgegevens op. Die voeden uw verlofbeheer en uw nacalculatie per project.
03Controle en afsluiting
Controlerapport per periode
Vóór verzending toont een rapport per medewerker de verwachte en de geregistreerde uren. De leidinggevende keurt goed, daarna wordt de periode vergrendeld.
Ontvangstbevestiging en log
Elke aanlevering wordt bewaard met tijdstip, inhoud en antwoord van het loonsecretariaat. Een afgekeurd bestand komt met de foutlijnen terug bij de verantwoordelijke.
■Aanlevering via API of het bestandsformaat van uw loonsecretariaat
■Instelbare vertaaltabel van prestatiesoorten naar looncodes
■Volledigheidscontrole per medewerker en per dag
■Versleutelde overdracht en beperkte toegang tot loondata
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Schoonmaakbedrijf met wisselende roosters
Uren uit de planning komen gecontroleerd bij het loonsecretariaat
- Uitdaging
- Een schoonmaakbedrijf met ploegen op verschillende locaties hield prestaties bij in de planning en in losse lijsten. De bediende tikte alles elke maand over in het portaal van het loonsecretariaat en kreeg nadien vragen van medewerkers over ontbrekende uren.
- Aanpak
- Wij koppelden de planning- en klokgegevens aan een controlestap waarin afwijkingen zichtbaar worden. Na goedkeuring maakt de koppeling het bestand met de juiste looncodes aan en bezorgt het aan het loonsecretariaat.
- Resultaat
- De maandelijkse invoer is vervangen door een nazicht van uitzonderingen. Correcties achteraf komen minder voor, en medewerkers kunnen hun geregistreerde uren zelf raadplegen vóór de afsluiting.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan mijn tijdsregistratie rechtstreeks gekoppeld worden aan het loonsecretariaat?
Meestal wel. Loonsecretariaten aanvaarden prestaties via een API of via een importbestand met vaste structuur. Wij zetten uw registraties om naar dat formaat en naar de looncodes die bij uw paritair comité en afspraken horen. De codetabel stellen wij op samen met u en uw dossierbeheerder.
Wie blijft verantwoordelijk voor de loonberekening?
Uw loonsecretariaat. De koppeling levert de prestaties en personeelsgegevens correct en volledig aan, maar berekent zelf geen lonen en interpreteert geen sociale wetgeving. Voor vragen over barema's of regelingen blijft uw dossierbeheerder het aanspreekpunt.
Hoe worden gevoelige personeelsgegevens beveiligd in zo'n koppeling?
De gegevens reizen versleuteld en alleen de velden die het loonsecretariaat nodig heeft, gaan mee. Toegang tot het controlerapport is beperkt tot aangeduide personen, en elke aanlevering wordt gelogd. Wij documenteren de stroom, zodat hij past in uw GDPR-register. De koppeling zelf draait waar u dat wilt, zelf gehost bij u of in een private cloud, zodat loongegevens niet bij een extra tussenpartij belanden.
Uw systemen laten samenwerken?