Van uren tot loon
Gewerkte uren die gecontroleerd en volledig bij uw sociaal secretariaat aankomen.
De loonafsluiting hoeft geen puzzel van briefjes te zijn
Tegen het einde van de maand verzamelt de administratie prestatiestaten, berichten met overuren, verlofbriefjes en ziektemeldingen. Alles wordt overgetypt in het portaal van het sociaal secretariaat, en een vergissing komt pas aan het licht wanneer een medewerker zijn loonbrief bekijkt. Wij zorgen dat uren op het moment zelf geregistreerd worden, door de leidinggevende worden goedgekeurd en als één gecontroleerd bestand naar de loonverwerking gaan.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Geen overtypwerk bij afsluiting
Goedgekeurde prestaties, afwezigheden en vergoedingen worden in het juiste formaat aangeleverd, zodat de administratie niets manueel moet ingeven.
02
Fouten gevonden vóór de loonbrief
Ontbrekende dagen, dubbele registraties of uren op een verlofdag vallen op tijdens de maand, wanneer rechtzetten nog eenvoudig is.
03
Dezelfde uren voor loon en project
Eén registratie dient voor de loonverwerking, de nacalculatie en de facturatie in regie, zodat cijfers elkaar niet tegenspreken.
Zo loopt het proces
01Registreren
Uren via app, klok of planning
Medewerkers registreren op hun smartphone, aan een prikklok of bevestigen de geplande uren, afhankelijk van wat in uw bedrijf het best werkt.
Afwezigheden in dezelfde stroom
Verlof, ziekte en feestdagen komen uit de verlofregistratie en vullen de dagen aan, zodat elke werkdag een verklaring heeft.
02Controleren
Goedkeuring door leidinggevende
De ploegbaas of afdelingsverantwoordelijke keurt de week goed en ziet afwijkingen tegenover de planning in één oogopslag.
Controles op volledigheid
Het systeem meldt dagen zonder registratie, opvallend lange prestaties en uren die niet stroken met het uurrooster van de medewerker.
03Doorgeven
Vertaling naar looncodes
Prestaties worden omgezet naar de codes die uw sociaal secretariaat hanteert. Welke code waarvoor geldt, leggen wij vast volgens hun richtlijnen.
Export of koppeling
De afgesloten periode gaat via een koppeling of importbestand naar de loonverwerking, met een rapport dat u als controle kunt bewaren.
■Urenregistratie via app, prikklok of planning
■Goedkeuring per week door de leidinggevende
■Omzetting naar looncodes van het sociaal secretariaat
■Export of koppeling naar de loonverwerking
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Schoonmaakbedrijf met ploegen
Een schoonmaakbedrijf sluit de lonen af zonder papieren staten
- Uitdaging
- Een schoonmaakbedrijf met ploegen op verschillende locaties kreeg prestaties binnen op papier en via berichten. De administratie had dagen nodig om alles samen te brengen en moest nadien geregeld correcties doorgeven omdat uren verkeerd waren overgenomen.
- Aanpak
- Wij lieten medewerkers aan- en afmelden per locatie op hun gsm. Ploegverantwoordelijken keuren wekelijks goed. Het systeem vertaalt de prestaties naar de looncodes en maakt het importbestand voor het sociaal secretariaat aan.
- Resultaat
- De afsluiting is een controle van uitzonderingen geworden in plaats van een invoeroefening. Correcties achteraf komen veel minder voor en dezelfde uren dienen voor de facturatie aan de klanten.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Berekent de software ook overuren en premies?
De loonberekening zelf, met toeslagen, premies en inhoudingen, hoort bij uw sociaal secretariaat. Wij leveren de prestaties correct en volledig aan. Regels die zij ons meegeven, bijvoorbeeld welke uren onder welke code vallen, bouwen wij in als vertaling.
Ben ik verplicht om de arbeidstijd te registreren?
Welke verplichtingen in uw sector gelden, vraagt u het best na bij uw sociaal secretariaat of de bevoegde overheidsdienst. Wij bouwen de registratie zo dat ze aan hun aanwijzingen kan beantwoorden en dat medewerkers hun eigen uren kunnen inkijken. Prestaties en loongegevens bewaart u daarbij waar u wilt: zelf gehost in uw bedrijf of in een private cloud.
Mijn mensen werken op werven zonder computer. Lukt dat?
Ja. Registreren kan op de smartphone, ook zonder verbinding, of via de ploegbaas die voor de hele ploeg ingeeft. Voor vaste locaties is een eenvoudig scherm of een badgelezer aan de ingang vaak de handigste oplossing.
Ook in Team & administratie
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?