Personeelsplanning
Een uurrooster dat rekening houdt met verlof, contracturen en wie welke taak mag uitvoeren.
Het rooster rond zonder zondagavond te puzzelen
De planning hangt aan de muur of zit in een rekenblad vol kleuren dat maar één persoon begrijpt. Iemand meldt zich ziek, een ander had verlof gevraagd dat niet werd overgenomen, en de wijziging bereikt de helft van de ploeg via een berichtengroep. Wij bouwen personeelsplanning die uw bezettingsregels kent, afwezigheden meeneemt en elke medewerker zijn actuele rooster toont op zijn eigen toestel.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
De planner behoudt de controle
De software stelt voor en waarschuwt, maar uw planner beslist. Hij kent de mensen en de afspraken die in geen enkel systeem staan.
02
Fouten zichtbaar voor ze gebeuren
Een dubbele shift, te weinig rust tussen twee diensten of een post zonder gekwalificeerde medewerker wordt gemeld terwijl u nog aan het plannen bent.
03
Wijzigingen bereiken iedereen
Past u het rooster aan, dan krijgt de betrokken medewerker een melding. Niemand staat nog voor een gesloten deur omdat hij een oud blad had.
Wat de software doet
01Rooster opbouwen
Sjablonen en terugkerende weken
Vaste patronen zoals vroege en late ploeg of een wisselend weekendschema legt u één keer vast en rolt u uit over de volgende periode.
Bezetting per post of locatie
U bepaalt hoeveel mensen met welke vaardigheid nodig zijn per winkel, lijn of werf en ziet meteen waar de planning nog tekortschiet.
02Afwezigheden opvangen
Verlof en ziekte in het rooster
Goedgekeurd verlof blokkeert de medewerker automatisch. Bij een ziektemelding toont het systeem wie beschikbaar en geschikt is om in te springen.
Shiften ruilen onder collega’s
Medewerkers stellen onderling een ruil voor. De planner keurt goed en het rooster past zich aan, zonder een reeks telefoons heen en weer.
03Na de planning
Gepland tegenover gepresteerd
De geplande uren worden vergeleken met wat de prikklok of urenregistratie vastlegde, zodat afwijkingen opvallen voor de loonafsluiting.
Loonkost van het rooster
Terwijl u plant, ziet u wat de geplande uren ongeveer betekenen tegenover uw budget, inclusief weekendwerk en avonddiensten.
■Dag-, week- en maandweergave per ploeg of locatie
■Controle op contracturen en rusttijden volgens uw instellingen
■Rooster raadpleegbaar op de gsm van elke medewerker
■Koppeling met verlofbeheer en tijdsregistratie
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Bakkerij met meerdere winkels
Eén rooster voor atelier en winkels, ook bij onverwachte ziekte
- Uitdaging
- Een bakkerij met een atelier en enkele verkooppunten plande elk filiaal apart in een eigen rekenblad. Studenten werkten soms in twee winkels tegelijk op papier, en bij ziekte belde de zaakvoerder vanaf vier uur ’s ochtends het hele personeelsbestand af.
- Aanpak
- Wij bouwden één planning voor alle locaties, met vaste weekpatronen en de beschikbaarheden die studenten zelf ingeven. Bij een afmelding stelt het systeem vervangers voor die vrij zijn en de kassa of de oven mogen bedienen.
- Resultaat
- De winkelverantwoordelijken plannen in hetzelfde overzicht en zien elkaars tekorten. Een ziektemelding wordt met één bericht aan de juiste mensen opgelost, en dubbel ingeplande studenten komen niet meer voor.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan planningssoftware automatisch een rooster voorstellen?
Ja, binnen de regels die u opgeeft: bezetting per post, contracturen, vaardigheden, voorkeuren en afwezigheden. Het resultaat is een voorstel dat uw planner bijstuurt. Volledig automatisch plannen werkt zelden goed, omdat er altijd afspraken bestaan die alleen mensen kennen.
Houdt de software rekening met arbeidstijdregels?
Wij bouwen de controles in die u wilt bewaken, zoals rust tussen diensten of een maximum aantal uren per week. Welke regels precies voor uw sector en uw contracten gelden, bevestigt u best bij uw sociaal secretariaat. Wij vertalen ze daarna naar waarschuwingen. De planning is uw eigendom: verandert een afspraak, dan passen wij de controle aan wanneer u dat vraagt.
Wat met flexi-jobbers, studenten en uitzendkrachten in de planning?
Zij krijgen een eigen type in het systeem, met hun beschikbaarheden en de beperkingen die u wilt opvolgen. Zo ziet de planner in één oogopslag wie vast is en wie flexibel, en kan hij gaten in het rooster gericht aanbieden aan wie zich opgaf.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?