Verlofaanvragen
Aanvragen, goedkeuren en inplannen van verlof zonder briefjes en losse berichten.
Hoeveel dagen heb ik nog? Niemand die het zeker weet
Een medewerker vraagt verlof via een bericht aan zijn ploegbaas, die het mondeling toezegt en vergeet door te geven. De administratie houdt de saldo's bij in een Excel die achterloopt, en in juli blijkt dat drie mensen van dezelfde ploeg tegelijk weg zijn. Wij bouwen een verlofflow waarin de medewerker zijn saldo ziet, de leidinggevende goedkeurt met zicht op de bezetting en de afwezigheid vanzelf in planning en loonvoorbereiding terechtkomt.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Duidelijkheid voor de medewerker
Iedereen ziet zijn eigen saldo per verloftype en de status van zijn aanvragen, zonder daarvoor bij de administratie te moeten aankloppen.
02
Beslissen met zicht op bezetting
De leidinggevende ziet bij elke aanvraag wie er die dagen al afwezig is en welke minimale bezetting voor de ploeg is afgesproken.
03
Eén registratie voor alles
Goedgekeurd verlof verschijnt in de teamkalender, de personeelsplanning en het overzicht voor de loonverwerking, zonder dat iemand het overneemt.
Zo loopt het proces
01Aanvragen
Aanvraag op de smartphone
De medewerker kiest de dagen en het type verlof en ziet meteen het effect op zijn saldo. Halve dagen en uren zijn mogelijk waar u dat toelaat.
Saldo's per verloftype
Wettelijk verlof, extralegale dagen, recuperatie en andere afwezigheden hebben elk een teller, opgebouwd volgens de gegevens van uw sociaal secretariaat.
02Goedkeuren
Route naar de juiste persoon
De aanvraag gaat naar de directe leidinggevende en bij diens afwezigheid naar een vervanger, met een herinnering als het antwoord uitblijft.
Regels voor drukke periodes
U legt vast hoeveel mensen per ploeg of functie tegelijk weg mogen zijn en welke periodes gesloten of vooraf vastgelegd zijn.
03Verwerken
Teamkalender en planning
Goedgekeurde afwezigheden staan in een gedeelde kalender en blokkeren de medewerker in de planning van werven, shifts of interventies.
Overzicht voor de loonafsluiting
Bij het afsluiten van de periode krijgt de administratie alle afwezigheden per medewerker en per code, klaar om door te geven.
■Aanvraag en goedkeuring via smartphone of browser
■Saldo per verloftype, zichtbaar voor de medewerker
■Bezettingsregels per ploeg, functie of periode
■Doorstroming naar planning, agenda en loonvoorbereiding
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Schrijnwerkerij met twee ploegen
Zomerverlof geregeld zonder dat een ploeg onderbemand raakt
- Uitdaging
- Een schrijnwerkerij met twee plaatsingsploegen en een atelier regelde verlof mondeling. De zaakvoerder noteerde het in zijn agenda, de administratie in een Excel, en geregeld klopten die niet. In de zomer moest een plaatsing uitgesteld worden omdat een ploeg onvolledig was.
- Aanpak
- Wij bouwden een verlofflow met saldo's per medewerker en een regel voor de minimale bezetting per ploeg. De ploegbaas keurt goed op zijn gsm, en goedgekeurd verlof blokkeert de medewerker automatisch in de werfplanning.
- Resultaat
- Bij het inplannen van een plaatsing ziet de planner meteen wie beschikbaar is. Medewerkers raadplegen zelf hun saldo en de administratie haalt de afwezigheden voor de loonverwerking uit één overzicht.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoeveel verlofdagen heeft elke medewerker recht op?
Dat hangt af van het statuut, de prestaties van het vorige jaar en de afspraken in uw sector en onderneming. Uw sociaal secretariaat berekent dat. Wij nemen hun saldo's over als startpunt en houden vanaf dan de opnames bij in de flow.
Kan ziekte en klein verlet in dezelfde toepassing?
Ja. Elke soort afwezigheid kan een eigen type krijgen, met eigen regels: ziekte wordt gemeld in plaats van aangevraagd, en een attest kan als foto worden toegevoegd. Wie die gevoelige gegevens mag zien, wordt strikt afgebakend.
Is zo'n flow niet te zwaar voor een bedrijf met tien medewerkers?
De flow is zo licht als u wilt: aanvragen, goedkeuren, saldo zien. Het voordeel zit vooral in het wegvallen van misverstanden en dubbele lijstjes. Bij kleine teams weegt één onverwachte afwezigheid bovendien zwaarder door in de planning. En zonder licentie per gebruiker betaalt u niet meer naarmate het team groeit.
Ook in Team & administratie
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?