Agenda-integratie
Afspraken uit uw planning verschijnen in ieders agenda, en omgekeerd, zonder dubbele boekingen.
Eén planning, in de agenda die iedereen al opent
De planner zet een interventie in de planningssoftware, de technieker kijkt op zijn smartphone in zijn eigen agenda, en de tandartsafspraak die hij daar noteerde, kent de planner niet. Zo ontstaan dubbele boekingen en gemiste afspraken. Wij synchroniseren uw bedrijfssoftware met de agenda's van uw medewerkers. Geplande opdrachten verschijnen in hun agenda met adres en details, en hun afwezigheden komen als bezet terug in de planning.
Waarom deze koppeling loont
01
Geen dubbele boekingen
De planning houdt rekening met wat al in iemands agenda staat. Een klant krijgt geen tijdstip voorgesteld waarop de medewerker elders verwacht wordt.
02
Details mee op zak
Adres, contactpersoon, telefoonnummer en omschrijving staan in de afspraak op de smartphone. De medewerker hoeft de planningssoftware niet te openen.
03
Wijzigingen komen door
Een verplaatste of geannuleerde opdracht wordt in de agenda aangepast. Niemand rijdt nog naar een afspraak die de dag ervoor geschrapt is.
Zo werkt de koppeling
01Planning naar agenda
Opdrachten als afspraak
Werkbonnen, klantbezoeken, opleidingen en vergaderingen uit uw software worden in de agenda van de betrokken medewerker gezet, met plaats, duur en een link naar het dossier.
Uitnodigingen naar klanten
De klant ontvangt een agenda-uitnodiging of bevestiging die hij met één tik in zijn eigen agenda zet. Bij verplaatsing krijgt hij automatisch de aangepaste versie.
02Agenda naar planning
Beschikbaarheid uitlezen
Bezette blokken uit de persoonlijke agenda worden als niet beschikbaar getoond in de planning. De inhoud van privéafspraken blijft verborgen voor de planner.
Wijzigingen door de medewerker
U bepaalt of een medewerker een afspraak zelf mag verschuiven in zijn agenda. Zo ja, dan volgt de planning. Zo nee, dan wordt de wijziging teruggezet en gemeld.
03Synchroon en beheersbaar
Wijzigingen snel verwerkt
De koppeling krijgt een seintje van de agendadienst bij elke wijziging en vraagt daarnaast periodiek de stand op, zodat een gemist seintje geen blijvend verschil geeft.
Conflicten en fouten melden
Een afspraak die niet geplaatst kan worden, bijvoorbeeld door ingetrokken toegang, komt op een lijst. Overlappingen worden aan de planner getoond met beide afspraken.
■Tweerichtingssynchronisatie met persoonlijke en gedeelde agenda's
■Privéafspraken enkel zichtbaar als bezet
■Correcte omgang met tijdzones en terugkerende afspraken
■Agenda-uitnodigingen en herinneringen voor klanten
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Vastgoedkantoor met plaatsbezoeken
Plaatsbezoeken ingepland zonder telefoontjes om agenda's af te stemmen
- Uitdaging
- In een vastgoedkantoor planden medewerkers aan het onthaal de bezoeken voor de makelaars. Omdat ze enkel de kantoorplanning zagen, belden ze telkens rond om te vragen wie vrij was. Toch stonden makelaars geregeld op twee plaatsen tegelijk verwacht.
- Aanpak
- Wij synchroniseerden de afsprakenmodule van de kantoorsoftware met de agenda's van de makelaars. Hun bezette tijd is zichtbaar bij het plannen, een bezoek verschijnt met adres en pandfiche in hun agenda, en de kandidaat krijgt een uitnodiging.
- Resultaat
- Het onthaal plant een bezoek in terwijl de kandidaat aan de lijn is. Makelaars hebben hun dag op hun smartphone, en kandidaten komen vaker opdagen dankzij de bevestiging in hun eigen agenda.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan de planner mijn privéafspraken dan lezen?
Nee. De koppeling haalt uit de persoonlijke agenda alleen op wanneer iemand bezet is, niet waarom. De planner ziet een blok als niet beschikbaar. Welke agenda's meetellen, kiest de medewerker of de beheerder, en dat leggen wij duidelijk uit aan uw team vóór de ingebruikname. Komt er later een collega bij, dan sluit u zijn agenda gewoon aan: wij rekenen geen licentie per gebruiker voor de synchronisatie.
Wat gebeurt er als een medewerker een geplande opdracht zelf verplaatst in zijn agenda?
Dat hangt af van de regel die u kiest. Bij vrije beroepen is het vaak toegelaten en volgt de planning automatisch. Bij een buitendienst met vaste routes is het meestal niet gewenst. Dan zet de koppeling de afspraak terug en krijgt de planner een melding van de poging.
Kunnen klanten zelf een afspraak boeken in de vrije momenten?
Ja. Met een online afsprakenplanner die dezelfde beschikbaarheid gebruikt, kiest de klant zelf een vrij moment binnen de regels die u instelt, zoals type afspraak, duur en regio. De afspraak komt in uw software en in de agenda van de medewerker terecht.
Ook in Communicatie & identiteit
Uw systemen laten samenwerken?