Serviceplanning buitendienst
Interventies inplannen, techniekers aansturen en werkbonnen afhandelen vanuit één planbord.
De juiste technieker, met het juiste onderdeel, op het juiste adres
Een storing komt binnen terwijl de planning van vandaag al vol zit. De dispatcher belt drie techniekers om te horen wie in de buurt is, en schuift afspraken op een papieren bord. De technieker komt aan en mist het onderdeel, omdat niemand wist welk toestel er staat. Wij bouwen serviceplanning waarin dispatcher en technieker dezelfde informatie zien: klant, installatie, historiek, benodigde onderdelen en beschikbare tijd. Plannen gaat sneller en de werkbon is afgewerkt voor de technieker weer instapt.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Plannen met zicht op de werkelijkheid
Het planbord toont wie waar is, wie welke bekwaamheden heeft en hoeveel ruimte er nog is. Een dringende oproep krijgt een plaats zonder rondbellen.
02
Voorbereid aan de deur
De technieker ziet vooraf de installatie, vorige interventies en opmerkingen van de klant. Hij laadt de onderdelen die waarschijnlijk nodig zijn.
03
Van interventie naar factuur
Gewerkte tijd, verplaatsing en verbruikt materiaal staan op de digitale werkbon. Na de handtekening van de klant is de factuur klaar om te vertrekken.
Wat de software doet
01Planning en dispatch
Planbord met slepen en neerzetten
Opdrachten worden toegewezen per technieker en tijdsblok. Kleuren tonen status en dringendheid, de kaart toont de ligging van de adressen.
Planningsvoorstel
Voor een nieuwe opdracht stelt het systeem techniekers voor op basis van regio, bekwaamheid en vrije tijd. De dispatcher beslist.
02Op de baan
App voor de technieker
Dagplanning, route, klantgegevens en installatiehistoriek op smartphone of tablet, ook bruikbaar in een kelder zonder bereik.
Digitale werkbon
Uitgevoerde werken, foto's, gebruikte onderdelen en de handtekening van de klant worden ter plaatse vastgelegd en meteen doorgestuurd.
03Contracten en opvolging
Periodiek onderhoud
Onderhoudsbeurten uit contracten worden automatisch klaargezet voor planning, gegroepeerd per regio om verplaatsingen te beperken.
Communicatie met de klant
De klant krijgt een bevestiging van de afspraak en een bericht wanneer de technieker onderweg is. Na afloop volgt het verslag.
■Installatiepark en historiek per klantadres
■Stock per bestelwagen, bijgewerkt per werkbon
■Offline werken met synchronisatie achteraf
■Koppeling met facturatie, voorraad en agenda
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Koeltechnisch installatiebedrijf
Dringende storingen ingepland zonder de dag overhoop te halen
- Uitdaging
- Bakkers en slagers belden bij een defecte koelcel en verwachtten snel hulp. De dispatcher plande op een bord en belde rond om te weten wie vrij was. Werkbonnen kwamen op papier binnen, soms pas dagen later, waardoor facturen bleven liggen.
- Aanpak
- Wij bouwden een planbord met kaartweergave en een app voor de techniekers. Elke koelinstallatie kreeg een fiche met historiek. Bij een oproep ziet de dispatcher wie dichtbij is en het type installatie kent. De werkbon wordt ter plaatse getekend.
- Resultaat
- Een storing is ingepland terwijl de klant nog aan de lijn is. Techniekers kennen de installatie voor ze aankomen, en de administratie factureert op basis van werkbonnen die dezelfde dag binnen zijn.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat is het verschil tussen serviceplanning en een gewone agenda?
Een agenda weet wanneer iemand bezet is. Serviceplanning weet ook waarom, waar, met welke bekwaamheid en voor welke installatie. Ze houdt rekening met rijtijd, contractafspraken en onderdelen, en hangt vast aan de werkbon en de factuur. Omdat wij geen licentie per gebruiker aanrekenen, krijgt elke technieker de app, ook de seizoenshulp.
Werkt de app ook op plaatsen zonder mobiel bereik?
Ja, daar houden wij bij de bouw rekening mee. De technieker heeft zijn opdrachten en de nodige gegevens op het toestel staan en kan een werkbon volledig invullen en laten tekenen zonder verbinding. Zodra er weer bereik is, wordt alles doorgestuurd. Dat is in kelders, technische ruimtes en landelijke gebieden onmisbaar.
Kan de planning rekening houden met onderhoudscontracten?
Ja. Per contract legt u vast hoe vaak en in welke periode een beurt moet gebeuren. Het systeem zet die opdrachten op tijd klaar en groepeert ze per regio. Zo vult u rustige dagen met gepland onderhoud en ziet u op elk moment welke contractuele beurten nog uitgevoerd moeten worden.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?