Van werkbon tot factuur
Wat de technieker vandaag afwerkt, staat morgen correct op de factuur.
Uitgevoerd werk dat weken op een factuur wacht
De werkbon ligt op het dashboard van de bestelwagen, half ingevuld en met een koffievlek. Op kantoor ontcijfert iemand het handschrift, zoekt de prijs van de gebruikte onderdelen en maakt de factuur wanneer er tijd is. Vergeten materiaal wordt nooit aangerekend. Wij maken van de werkbon een digitaal document dat de technieker ter plaatse invult en laat tekenen, en dat daarna zonder tussenstap een factuurvoorstel wordt.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Sneller geld op de rekening
Een afgetekende werkbon wordt dezelfde dag een factuurvoorstel, zodat er geen weken meer zitten tussen het uitgevoerde werk en de betaling.
02
Alles wat verbruikt is, aangerekend
Onderdelen worden gekozen uit de artikellijst met de juiste prijs, waardoor klein materiaal en extra uren niet langer onderweg verloren gaan.
03
Minder discussie achteraf
De klant tekent voor het uitgevoerde werk met foto's erbij en krijgt een kopie, wat betwistingen over uren of materiaal sterk beperkt.
Zo loopt het proces
01Op locatie
Werkbon op smartphone of tablet
De technieker ziet de opdracht, registreert werk- en verplaatsingstijd en beschrijft wat hij gedaan heeft, ook zonder mobiel bereik in een kelder.
Materiaal uit de artikellijst
Onderdelen worden gezocht of gescand en met het juiste aantal toegevoegd. De voorraad van de bestelwagen daalt in dezelfde beweging.
02Aftekenen
Handtekening van de klant
De klant tekent op het scherm en ontvangt de werkbon per e-mail. Is er niemand aanwezig, dan legt de technieker dat vast met een foto.
Foto's voor en na
Beelden van de situatie bij aankomst en na het werk hangen aan de bon en zijn later terug te vinden in de historiek van de klant of installatie.
03Factureren
Factuurvoorstel volgens afspraken
Uurtarieven, verplaatsingskost, contractprijzen en het btw-tarief dat u voor die klant hebt ingesteld worden toegepast op de inhoud van de werkbon.
Nazicht en verzending
De administratie kijkt het voorstel na, past aan waar nodig en verstuurt de factuur naar de klant. De boeking volgt naar de boekhouding.
■Digitale werkbon, ook bruikbaar zonder verbinding
■Handtekening, foto's en kopie naar de klant
■Factuurvoorstel met contractprijzen en tarieven
■Verzending naar de klant en boeking in de boekhouding
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Loodgieter met zes techniekers
Een loodgieter factureert de dag na de herstelling
- Uitdaging
- Een loodgietersbedrijf met zes techniekers verzamelde de papieren werkbonnen op vrijdag. De zaakvoerster factureerde in het weekend, moest geregeld bellen om een onleesbare bon te verduidelijken en vermoedde dat veel klein materiaal nooit op een factuur kwam.
- Aanpak
- Wij gaven de techniekers een werkbon-app met de artikellijst van het bedrijf. Na de handtekening van de klant ontstaat een factuurvoorstel met de afgesproken tarieven. De zaakvoerster keurt goed en de factuur vertrekt elektronisch.
- Resultaat
- Het weekendwerk aan facturen is verdwenen. Facturen vertrekken kort na de interventie, het aangerekende materiaal stemt overeen met wat de wagens verlaat en klanten bellen minder met vragen over hun factuur.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welk btw-tarief zet het systeem op de factuur?
Het tarief dat u samen met uw boekhouder per klant of type werk hebt vastgelegd. De regels over wanneer welk tarief geldt, laten wij bij uw boekhouder. Wij zorgen ervoor dat de gemaakte keuze consequent wordt toegepast en zichtbaar blijft bij nazicht.
Kan de technieker ter plaatse ook laten betalen?
Ja, dat kan worden voorzien. Na het aftekenen kan de klant betalen via een betaallink of aan een mobiele terminal. De betaling wordt aan de factuur gekoppeld, zodat de administratie niet meer moet uitzoeken wie al betaald heeft.
Wat met werken in regie die over meerdere dagen lopen?
Dan verzamelt het systeem de werkbonnen per opdracht of per periode. U kiest of er per bon, per week of bij het einde van de opdracht gefactureerd wordt. De klant ziet op de factuur de onderliggende prestaties per dag. Verandert uw manier van factureren, dan kunt u de flow zelf laten aanpassen: het is uw toepassing, geen huurpakket.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?