Planning buitendienst
De juiste technieker bij de juiste klant, met alles wat hij nodig heeft op zak.
Uw dispatcher verdient beter dan een muur vol magneetjes
Een klant belt met een lek, de dispatcher zoekt wie in de buurt is, belt twee techniekers en schuift drie andere afspraken op. Wijzigingen worden doorgebeld, het adres wordt per bericht gestuurd en wat er ter plaatse gebeurd is, hoort kantoor pas 's avonds. Wij bouwen een planbord dat interventies toewijst op basis van vaardigheid, regio en agenda, en dat de technieker alle informatie op zijn toestel bezorgt.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Minder rijden, meer interventies
Opdrachten worden gegroepeerd per regio en afgestemd op de vorige en volgende afspraak, zodat techniekers minder tijd op de baan doorbrengen.
02
De juiste kennis ter plaatse
Het planbord kent attesten, specialisaties en ervaring per technieker en stelt alleen mensen voor die de klus ook mogen en kunnen uitvoeren.
03
Spoed zonder chaos
Bij een dringende oproep toont het systeem wie het dichtst is en welke afspraken verschuiven, en de betrokken klanten krijgen automatisch bericht.
Zo loopt het proces
01Aanvragen
Intake met de juiste vragen
Oproepen via telefoon, e-mail of klantenportaal worden een interventie met type, toestel, urgentie en de nodige onderdelen.
Onderhoudscontracten
Periodieke beurten uit contracten verschijnen vanzelf als in te plannen opdrachten, zodat ze niet verdrinken tussen de dringende oproepen.
02Inplannen
Planbord per dag en week
De dispatcher sleept opdrachten naar een technieker en ziet reistijd, werkduur en overlap. Verlof en opleidingen staan al geblokkeerd.
Voorstel op maat van de klus
Voor elke opdracht rangschikt het systeem de geschikte techniekers volgens afstand en beschikbaarheid, wat het zoekwerk aan de telefoon vervangt.
03Onderweg
Dagplanning op de smartphone
De technieker ziet zijn opdrachten met adres, historiek van het toestel en opmerkingen van de klant, en start de navigatie vanuit de opdracht.
Status naar kantoor en klant
Onderweg, gestart, afgewerkt: elke stap is zichtbaar op het planbord en de klant kan een bericht krijgen wanneer de technieker vertrekt.
■Planbord voor elke technieker, geen licentie per gebruiker
■Automatisch voorstel van de best geplaatste technieker
■Synchronisatie met agenda en verlofregistratie
■Klantbericht bij planning, wijziging en vertrek
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Installateur van verwarming
Een verwarmingsinstallateur plant onderhoud en pannes op één bord
- Uitdaging
- Een installateur van verwarming en airco plande jaarlijkse onderhouden en dringende pannes in een gedeelde agenda. In de winter verdrongen de pannes het onderhoud, klanten werden meermaals verplaatst en techniekers reden kriskras door de provincie.
- Aanpak
- Wij bouwden een planbord dat onderhoudscontracten automatisch aanbiedt per regio en per periode. Pannes krijgen een voorstel met de dichtstbijzijnde bevoegde technieker. Elke wijziging gaat naar de smartphone en, waar nodig, naar de klant.
- Resultaat
- Onderhoudsbeurten worden gespreid over het jaar en per streek gebundeld. De dispatcher belt veel minder rond en klanten vernemen een verplaatsing via een bericht in plaats van via een gemiste oproep.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kunnen klanten zelf een afspraak voor een interventie boeken?
Dat is mogelijk voor opdrachten met een voorspelbare duur, zoals een jaarlijks onderhoud. De klant kiest dan uit vrije momenten die het systeem voor zijn regio aanbiedt. Voor pannes en complexe werken houdt de dispatcher best zelf de regie.
Houdt de planning rekening met onderdelen in de bestelwagen?
Ja, als de voorraad per wagen wordt bijgehouden. Bij het inplannen ziet de dispatcher of de technieker de nodige onderdelen bij zich heeft. Zo vermijdt u een tweede bezoek voor een stuk dat bij een collega in de wagen ligt.
Volgt het systeem mijn techniekers voortdurend via gps?
Dat hoeft niet. De planning werkt al met statussen die de technieker zelf aangeeft. Wilt u toch locatiegegevens gebruiken, bespreek dan vooraf met uw sociaal secretariaat of juridisch adviseur welke afspraken daarvoor met uw personeel nodig zijn.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?