Digitale werkbonnen
De technieker vult de werkbon in op zijn gsm, de klant tekent ter plaatse en kantoor factureert.
De bon is binnen voor de bestelwagen terug is
Doordrukboekjes die een week in de bestelwagen blijven liggen. Een onleesbaar handschrift, een vergeten stuk materiaal, een bon zonder handtekening die de klant later betwist. En op kantoor iemand die alles overtikt voor er gefactureerd kan worden. Wij bouwen digitale werkbonnen die uw huidige bon volgen maar het overtypen schrappen. De technieker registreert uren, materiaal en foto’s ter plaatse, de klant tekent op het scherm.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Uw eigen bon, digitaal
Een ketelonderhoud vraagt andere velden dan een herstelling aan een poort. Wij bouwen per type opdracht de juiste bon. Een veld erbij of eraf? U kunt elke bon zelf laten wijzigen.
02
Factureren zonder wachten
Zodra de klant getekend heeft, staat de bon op kantoor klaar met uren en materiaal. De factuur kan dezelfde dag nog vertrekken.
03
Bewijs bij elke betwisting
Tijdstip, foto’s voor en na, gebruikte onderdelen en de handtekening van de klant zitten samen in één document dat ook hij ontvangt.
Wat de software doet
01Op locatie
Opdracht met alle info
De technieker ziet adres, contactpersoon, omschrijving van het probleem, de historiek van de installatie en vorige tussenkomsten bij deze klant.
Materiaal uit de bestelwagen
Verbruikte artikelen kiest hij uit de artikellijst of scant hij. De voorraad van de wagen wordt bijgewerkt en de prijs komt uit uw systeem.
02Vastleggen
Foto’s, metingen en checklists
Controlepunten worden afgevinkt, meetwaarden ingevuld en foto’s toegevoegd. Verplichte velden zorgen dat een bon niet half ingevuld binnenkomt.
Handtekening op het scherm
De klant tekent voor uitgevoerd werk en ontvangt meteen een kopie per e-mail. Is niemand thuis, dan legt de technieker dat vast met een foto.
03Op kantoor
Controle en facturatie
De administratie ziet binnengekomen bonnen, vult aan waar nodig en zet ze om in een factuur volgens contract, regie of vaste prijs.
Vervolgwerk inplannen
Noteert de technieker dat een onderdeel besteld moet worden of een tweede bezoek nodig is, dan ontstaat daarvoor meteen een nieuwe taak voor de planning.
■Werkt zonder internetverbinding en synchroniseert nadien
■Bonsjablonen per type interventie of installatie
■Automatische pdf met uw logo naar klant en kantoor
■Koppeling met planning, voorraad en facturatie
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Installateur van verwarming
Onderhoudsbeurten gefactureerd op de dag van uitvoering
- Uitdaging
- Een verwarmingsinstallateur met een onderhoudsploeg werkte met papieren bonnen in drievoud. Bonnen kwamen met dagen vertraging op kantoor, vervangen onderdelen stonden er niet altijd op en facturen vertrokken soms pas weken na het bezoek.
- Aanpak
- Wij bouwden een werkbon-app met een eigen checklist voor ketelonderhoud, inclusief meetwaarden. Onderdelen worden gekozen uit de wagenvoorraad. Na de handtekening van de klant komt de bon binnen op kantoor en wordt het attest als pdf verstuurd.
- Resultaat
- De administratie factureert de bonnen van de dag zonder iets over te tikken. Vervangen onderdelen worden aangerekend en aangevuld in de wagen, en klanten hebben hun attest in de mailbox voor de technieker de straat uit is.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Is een digitale handtekening op een werkbon rechtsgeldig?
Een handtekening op een scherm wordt in de praktijk breed gebruikt als bewijs dat de klant het werk aanvaardde, zeker in combinatie met tijdstip, foto’s en een kopie per mail. Voor contracten met een groter belang bestaan sterkere vormen van ondertekenen. Bij twijfel vraagt u juridisch advies.
Werken digitale werkbonnen ook in een kelder of zonder bereik?
Ja. De app bewaart opdrachten, artikelen en ingevulde bonnen op het toestel zelf. De technieker werkt gewoon door en de gegevens worden verstuurd zodra er opnieuw verbinding is. Dat is een van de redenen waarom wij voor werkbonnen een echte app bouwen.
Kunnen oudere techniekers hiermee overweg?
Dat is onze ervaring, op voorwaarde dat het scherm eenvoudig is: grote knoppen, weinig typen, de logische volgorde van het werk. Wij testen de bon met enkele van uw techniekers voor de hele ploeg overstapt. Wie een papieren bon kan invullen, kan dit ook.
Ook in Projecten & diensten
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?