Dossierbeheer
Alles over één zaak samen: partijen, documenten, correspondentie, termijnen en prestaties.
Elke collega kan het dossier overnemen, vandaag nog
De dossierbeheerder is met verlof en de klant belt met een dringende vraag. De stukken staan in een map op de server, de laatste mails in een persoonlijke mailbox en de stand van zaken in iemands hoofd. Wij bouwen dossierbeheer rond het soort dossiers dat u behandelt: schadegevallen, vergunningen, klantenzaken, subsidieaanvragen. Elk dossier heeft één plek met alle stukken, een tijdlijn en een duidelijke volgende stap.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Dossiertypes zoals u ze kent
Een schadedossier heeft andere velden, fasen en documenten dan een aanvraag voor een vergunning. Wij modelleren uw types en niet een algemene map.
02
Termijnen worden niet gemist
Vervaldata en wettelijke termijnen staan in het dossier en in een gezamenlijke kalender, met een verwittiging voor de beheerder en zijn vervanger.
03
Overdraagbaar zonder briefing
De tijdlijn toont wat er gebeurde, wie wat beloofde en wat nog moet. Een collega neemt over zonder eerst een uur te moeten bellen.
Wat de software doet
01Opbouw van het dossier
Partijen en rollen
Klant, tegenpartij, expert, verzekeraar of overheid worden aan het dossier gekoppeld met hun rol en contactgegevens, uit één gedeeld adresboek.
Fasen en status
Elk dossiertype doorloopt vaste stappen. De status is in één oogopslag duidelijk en per fase weet de beheerder wat er verwacht wordt.
02Stukken en communicatie
E-mails opslaan in het dossier
Inkomende en uitgaande mails worden met hun bijlagen aan het juiste dossier gehangen, zodat correspondentie niet in één mailbox opgesloten zit.
Documenten uit sjablonen
Brieven, verslagen en formulieren worden gegenereerd met de gegevens van het dossier al ingevuld, in uw huisstijl en klaar om te versturen.
03Opvolging en afrekening
Taken en herinneringen
Elke actie krijgt een eigenaar en een datum. Het persoonlijke overzicht toont wat vandaag moet gebeuren over alle dossiers heen.
Prestaties en kosten
Gewerkte tijd en gemaakte kosten worden op het dossier geboekt en stromen door naar de facturatie of de afrekening met de klant.
■Zoeken op naam, referentie, partij of inhoud van stukken
■Toegang per dossier, team of vertrouwelijkheidsniveau
■Logboek van elke raadpleging en wijziging
■Archivering met bewaartermijn per dossiertype
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Verzekeringsmakelaar met schadedienst
Schadedossiers opgevolgd zonder dat de klant twee keer moet bellen
- Uitdaging
- Bij een verzekeringsmakelaar behandelde de schadedienst dossiers in mappen op de server en in persoonlijke mailboxen. Belde een klant terwijl zijn beheerder afwezig was, dan kon niemand zeggen of de expert al langs was geweest of waarop gewacht werd.
- Aanpak
- Wij bouwden dossierbeheer met een eigen type per soort schade, vaste fasen en een tijdlijn. Mails worden vanuit de mailbox aan het dossier gekoppeld. Voor elke wachtstap wordt automatisch een opvolgdatum gezet.
- Resultaat
- Elke medewerker kan een bellende klant de stand van zaken geven. Dossiers die te lang op een derde partij wachten, komen vanzelf bovenaan de lijst, en de zaakvoerder ziet de werklast per beheerder.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat is het verschil tussen dossierbeheer en documentbeheer?
Documentbeheer bewaart en ordent bestanden. Dossierbeheer volgt een zaak: wie betrokken is, in welke fase het zit, welke termijnen lopen en wat de volgende stap is. Documenten zijn daar één onderdeel van. Wie zaken behandelt, heeft aan mappen alleen dus niet genoeg.
Kunnen onze bestaande dossiers en mappen overgenomen worden?
Ja. Lopende dossiers zetten wij over met hun stukken en basisgegevens, afgesloten dossiers kunnen als archief raadpleegbaar blijven. Tijdens de analyse bepalen wij samen wat de moeite is om te migreren en wat u beter enkel bewaart voor de wettelijke termijn.
Hoe scherm ik vertrouwelijke dossiers af binnen het kantoor?
Met rechten per dossier, per team of per vertrouwelijkheidsniveau. Gevoelige dossiers zijn alleen zichtbaar voor wie eraan werkt. Elke raadpleging wordt gelogd, zodat u achteraf kunt nagaan wie een dossier opende. Dat helpt ook bij uw GDPR-verplichtingen. Wie dat verkiest, laat de dossiers op een eigen server op kantoor draaien.
Ook in Projecten & diensten
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?