Documentbeheer (DMS)
Eén plek voor contracten, plannen en dossiers, met versies en rechten die kloppen.
Stop met zoeken in mappen die niemand nog begrijpt
Offerte_def_v3_nieuw.docx op de gedeelde schijf, een andere versie in een mailbox en een derde op de laptop van een collega. Iedereen herkent het, en toch gaat er elke week tijd verloren aan zoeken en aan werken in het verkeerde bestand. Wij bouwen een documentbeheersysteem dat documenten ordent volgens uw klanten, projecten en dossiers. Met versiebeheer, zoekfunctie op inhoud en rechten per rol, verbonden met de software waarin u al werkt.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Terugvinden op inhoud, niet op mapnaam
U zoekt op klant, dossiernummer, documenttype of een woord in de tekst. De mappenstructuur van een vertrokken collega speelt geen rol meer.
02
Altijd de geldige versie
Elke wijziging wordt een nieuwe versie met auteur en tijdstip. Wie een document opent, ziet meteen of het de laatste goedgekeurde versie is.
03
Toegang die bij de functie past
Loonfiches, contracten en klantdossiers zijn alleen zichtbaar voor wie ze nodig heeft. Rechten gaan per rol, en zonder licentie per gebruiker krijgt elke collega een eigen toegang.
Wat de software doet
01Ordenen en zoeken
Metadata in plaats van mappenbomen
Documenten krijgen kenmerken zoals klant, project, type en datum. Dezelfde factuur is zo vindbaar via de klant én via het project.
Zoeken in de volledige tekst
Ook gescande documenten worden doorzoekbaar dankzij OCR. Een zin uit een contract volstaat om het juiste bestand boven te halen.
02Beheren en beveiligen
Versies, uitchecken en historiek
Twee mensen overschrijven elkaars werk niet meer. Oudere versies blijven raadpleegbaar en kunnen teruggezet worden als dat nodig is.
Logboek van wie wat geopend heeft
Raadplegingen en wijzigingen worden bijgehouden. Dat helpt bij interne controle en bij vragen rond persoonsgegevens onder de GDPR.
03Verbinden met uw werk
Documenten vanuit uw bedrijfssoftware
Een offerte, werkbon of factuur wordt automatisch bij de juiste klant en het juiste dossier opgeslagen, zonder dat iemand ze moet verslepen.
Bijlagen uit e-mail in het dossier
Binnenkomende bijlagen kunnen met een klik of volgens vaste regels in het dossier belanden, met afzender en datum als kenmerk.
■Versiebeheer met auteur, tijdstip en terugzetten
■Zoeken op metadata en op volledige tekst
■Rechten per rol, afdeling of dossier
■Automatische opslag vanuit gekoppelde systemen
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Studiebureau met gedeelde netwerkschijf
Van een uitgegroeide mappenstructuur naar dossiers die iedereen terugvindt
- Uitdaging
- Elke projectleider had een eigen manier van mappen aanmaken. Plannen circuleerden in meerdere versies en het gebeurde dat een onderaannemer een verouderd plan ontving. Nieuwe medewerkers hadden lang nodig om hun weg te vinden op de schijf.
- Aanpak
- Wij legden samen met het bureau een vaste dossierstructuur en een beperkte set documenttypes vast. Bestaande bestanden werden gemigreerd en van kenmerken voorzien. Plannen kregen een goedkeuringsstatus, en het projectbeheer maakt bij elk nieuw project automatisch het dossier aan.
- Resultaat
- Medewerkers zoeken op projectnummer en documenttype en krijgen de geldige versie te zien. Verouderde plannen zijn als dusdanig gemarkeerd. Externe partijen krijgen een beveiligde link naar het goedgekeurde document in plaats van een bijlage.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat is het verschil tussen een DMS en een gedeelde schijf of cloudmap?
Een gedeelde map bewaart bestanden, een DMS beheert ze. Dat betekent versiebeheer, kenmerken per document, zoeken op inhoud, rechten per rol en een historiek van wie wat deed. Bovendien kan een DMS gekoppeld worden aan uw bedrijfssoftware, zodat documenten vanzelf op de juiste plaats terechtkomen in plaats van afhankelijk te zijn van de discipline van elke medewerker.
Hoe verhuizen wij jaren aan bestaande bestanden naar een documentbeheersysteem?
Niet alles hoeft mee. Wij bepalen samen wat actief gebruikt wordt, wat naar een archief kan en wat weg mag. Voor de actieve dossiers leiden we kenmerken zoveel mogelijk af uit mapnamen, bestandsnamen en de inhoud zelf. De migratie verloopt in stappen, zodat uw medewerkers tijdens de overgang kunnen blijven werken.
Moet een DMS in de cloud draaien of kan het ook op onze eigen server?
Beide kan, en de keuze is aan u. Sommige kmo's houden contracten en klantdossiers bewust op een eigen server, andere verkiezen een private cloud waar ze niet naar moeten omkijken. In beide gevallen blijven de documenten onder uw controle en staan ze niet op een gedeeld platform. Wij bespreken de afweging rond toegang van buitenaf, back-ups en beheer.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?