Software · Documenten & data

Digitaal archief

Bewaar wat u moet bewaren, vind het terug wanneer iemand erom vraagt.

Uw archief hoort niet in dozen op zolder

Een controleur vraagt een factuur van enkele jaren geleden. Een klant betwist een oplevering. Een oud-medewerker vraagt zijn dossier op. Telkens begint het zoeken: in klasseurs, op een oude server, in een mailbox van iemand die vertrokken is. Wij bouwen een digitaal archief waarin afgesloten documenten onveranderbaar, doorzoekbaar en met de juiste bewaartermijn opgeborgen zitten, gevoed vanuit de systemen waarmee u dagelijks werkt.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Terugvinden zonder zoektocht

Zoek op klant, jaar, documentnummer of een woord uit de tekst. Het archief toont het document zelf, niet de plaats waar het zou moeten liggen.

Bewaard zoals het was

Gearchiveerde documenten kunnen niet meer ongemerkt aangepast worden. Elke raadpleging en elke export laat een spoor na in het logboek.

Bewaartermijnen onder controle

Per documentsoort legt u vast hoe lang het bewaard blijft. Het archief is van u en meldt wat vernietigd mag worden; exporteren in gangbare formaten kan op elk moment.

Wat de software doet

01Opnemen

Automatische aanvoer uit uw systemen

Verzonden facturen, getekende contracten en afgesloten dossiers stromen vanzelf naar het archief, met hun kenmerken erbij.

Papier inhalen in bulk

Bestaande klasseurs kunnen gescand, met OCR doorzoekbaar gemaakt en van jaartal, type en relatie voorzien worden.

02Bewaren

Onveranderbare opslag met controle

Bestanden worden bewaard met een controlesom, zodat aangetoond kan worden dat een document sinds de archivering niet gewijzigd is.

Bewaar- en vernietigingsregels

Elke categorie krijgt een termijn. Na afloop stelt het systeem vernietiging voor, die door een verantwoordelijke bevestigd wordt.

03Raadplegen

Zoeken met rechten per rol

Iedereen zoekt in hetzelfde archief, maar ziet alleen de categorieën waarvoor zijn functie toegang geeft, zoals verkoop of personeel.

Exportpakket voor controle

Voor een boekhouder, revisor of controle stelt u een selectie documenten samen als één geordend pakket, met een overzichtslijst erbij.

Onveranderbare opslag met integriteitscontrole

Bewaartermijnen per documentcategorie

Volledige tekst doorzoekbaar, ook van scans

Opslag op uw eigen server of in een private cloud

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Familiebedrijf in technische installaties

Een kelder vol klasseurs vervangen door een archief dat antwoord geeft

Uitdaging: Onderhoudscontracten, keuringsattesten en facturen zaten verspreid over een kelderarchief en een verouderde server. Bij een vraag van een klant over een oude installatie was een medewerker soms lang kwijt met zoeken, en niet altijd met resultaat.
Aanpak: Wij richtten een archief in met categorieën per documentsoort en lieten de lopende systemen er automatisch naartoe schrijven. De actieve jaren van het papieren archief werden gescand en gekoppeld aan klant en installatieadres. Voor elke categorie werd met de boekhouder een bewaartermijn afgesproken.
Resultaat: De binnendienst beantwoordt vragen over oude installaties terwijl de klant nog aan de lijn is. De kelder wordt stelselmatig leeggemaakt. De zaakvoerder weet welke documenten bewaard worden, waar ze staan en wanneer ze weg mogen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe lang moet een Belgische kmo facturen en boekhoudstukken bewaren?

De wettelijke bewaartermijnen verschillen per soort document en zijn de voorbije jaren aangepast. Wij noemen daarom geen termijn die morgen achterhaald kan zijn. Vraag de actuele termijnen op bij uw boekhouder of raadpleeg de officiële bronnen. Wij stellen ze daarna per categorie in, zodat het archief ze voor u bewaakt.

Mogen wij papieren documenten weggooien nadat ze gescand zijn?

Dat hangt af van de soort document en van de voorwaarden waaronder de digitale kopie bewaard wordt, zoals leesbaarheid en de waarborg dat ze niet gewijzigd is. Voor sommige originelen blijft papier aangewezen. Bespreek dit per categorie met uw boekhouder of jurist. Technisch zorgen wij voor een archief dat integriteit kan aantonen.

Wat is het verschil tussen een digitaal archief en een back-up?

Een back-up is een reservekopie om na een incident verder te kunnen werken, en wordt geregeld overschreven. Een archief bewaart afgesloten documenten voor de lange termijn, geordend, doorzoekbaar en met bewaartermijnen. U hebt beide nodig: het archief om iets terug te vinden, de back-up om het archief zelf niet te verliezen.

Alle software →

Documentbeheer (DMS)

Eén plek voor contracten, plannen en dossiers, met versies en rechten die kloppen.

Audit trail & logging

Een sluitend spoor van wie wat wanneer deed in uw software, doorzoekbaar en beschermd tegen aanpassing.

Back-ups & continuïteit

Hoe u ervoor zorgt dat uw bedrijf verder kan na een defect, een fout of een aanval.

GDPR-compliancesoftware

Overzicht en opvolging van persoonsgegevens in uw bedrijf, ingebouwd in de systemen waarmee u werkt.

Documentbeheerkoppeling

Documenten worden automatisch bewaard bij de klant, het project of de order waar ze bij horen.

Ook in Documenten & data