Back-ups & continuïteit

Twee vragen die alles bepalen

Stel voor elke toepassing twee vragen. Hoeveel werk mag verloren gaan? Als de laatste kopie van gisteravond dateert, bent u bij een defect in de namiddag een hele werkdag aan invoer kwijt. Voor een archief is dat aanvaardbaar, voor een orderportaal misschien niet. En hoe lang mag het systeem onbeschikbaar zijn? Een uur, een dag, een week? De antwoorden bepalen hoe vaak er een kopie genomen wordt en hoe zwaar de voorzieningen voor herstel moeten zijn. Strengere eisen kosten meer. Daarom loont het ze per toepassing te bepalen in plaats van voor alles het hoogste niveau te kiezen.

Waaraan een degelijke back-up voldoet

Een goede opzet volgt enkele vaste principes. Er bestaan meerdere kopieën, bewaard op verschillende plaatsen, waarvan minstens één buiten het gebouw. Minstens één kopie is afgeschermd van het netwerk of kan niet overschreven worden, zodat gijzelsoftware ze niet mee versleutelt. Er worden meerdere versies in de tijd bewaard, want een fout wordt soms pas na weken ontdekt. De kopieën zijn versleuteld, omdat ze al uw bedrijfsgegevens bevatten. En het proces loopt automatisch, met een melding wanneer het mislukt. Een back-up die afhangt van iemand die er op vrijdag aan moet denken, slaat vroeg of laat een week over.

Terugzetten testen en opschrijven hoe het moet

Een kopie maken is de helft van het werk. De andere helft is bewijzen dat u ermee kunt herstellen. Laat op vaste tijdstippen een volledige terugzetting uitvoeren op een andere machine en controleer of de toepassing start en de gegevens kloppen. Meet hoe lang dat duurt, want dat is uw werkelijke hersteltijd. Schrijf de stappen op: waar staan de kopieën, wie heeft de sleutels, in welke volgorde start u wat op, wie belt u? Bewaar die beschrijving ook buiten het systeem dat u wilt herstellen. Een herstelplan dat alleen op de uitgevallen server staat, is niemand tot nut.

Continuïteit is meer dan gegevens terughalen

Tijdens het herstel moet het bedrijf verder. Bedenk vooraf hoe u een dag zonder systeem overbrugt: kunnen bestellingen op papier genoteerd worden, is er een recente lijst met klanten en telefoonnummers, weet de werkvloer wat gepland stond? Denk ook aan afhankelijkheden buiten uw eigen muren, zoals de internetverbinding, een clouddienst of die ene persoon die alle wachtwoorden kent. Bij software in de cloud blijft het uw taak na te gaan wat de aanbieder wel en niet back-upt en hoe lang. Vaak beschermt hij zijn eigen platform, maar niet tegen een medewerker die bij u per ongeluk gegevens verwijdert.