Valkuilen bij een ERP-implementatie

Starten zonder scherp doel en zonder eigenaar

Wie een ERP koopt omdat het oude systeem verouderd is, heeft nog geen doel. Een doel klinkt als: één voorraadcijfer waar aankoop en verkoop allebei op vertrouwen, of een order die zonder overtypen tot factuur komt. Zonder zulke doelen kunt u geen keuzes maken wanneer tijd of budget krap wordt. Even belangrijk is een interne eigenaar met mandaat. Als de zaakvoerder het project delegeert aan wie toevallig tijd heeft, blijven beslissingen liggen en vult de leverancier de leegte in. Het is uw bedrijf dat verandert, niet alleen uw software, en dat kan niemand van buitenaf voor u beslissen.

Het oude proces willen nabouwen, of alles willen aanpassen

Er zijn twee tegengestelde reflexen. De eerste: het nieuwe systeem moet exact doen wat het oude deed, inclusief de omwegen die ooit ontstonden door een beperking die niet meer bestaat. De tweede: elke wens van elke afdeling wordt een aanpassing in het pakket zelf, tot elke upgrade een risico wordt. De gezonde middenweg is per proces de vraag stellen of uw manier van werken u onderscheidt. Zo niet, volg de standaard. Zo ja, bouw dat stuk bewust op maat, naast het pakket en via een koppeling. De kern blijft dan onderhoudbaar, en over uw eigen stuk bent u baas: u laat het wijzigen wanneer uw werking verandert, niet wanneer de maker een nieuwe versie uitbrengt.

Gegevens en koppelingen onderschatten

Artikelen met dubbele nummers, klanten zonder btw-nummer, prijzen in drie lijsten: het oude systeem verdroeg dat, het nieuwe niet. Het opschonen kost meer tijd dan gepland en is werk dat alleen uw eigen mensen kunnen doen, want zij weten welk van de twee records het juiste is. Hetzelfde geldt voor koppelingen met boekhouding, webshop, transporteur of weegbrug. Ze worden vaak als detail naar het einde geschoven, terwijl het bedrijf er dagelijks op draait. Plan beide vroeg in, voer een proefmigratie uit lang vóór de start en test de koppelingen met echte gevallen, ook de uitzonderingen.

Te weinig testen en opleiden vóór de start

Onder tijdsdruk sneuvelen testen en opleiding het eerst. Het gevolg merkt u de eerste week: de magazijnier weet niet hoe hij een deellevering boekt en de facturatie valt stil. Laat sleutelgebruikers hun eigen dagelijkse scenario’s doorlopen in een testomgeving, van bestelling tot factuur, met echte artikelen en klanten. Kies een rustig moment voor de overstap, niet de drukste periode van het jaar of vlak voor een afsluiting. En overweeg in fasen te starten, per module of per afdeling. Dat duurt langer en vraagt tijdelijk dubbel werk, maar een probleem blijft beperkt tot één deel van het bedrijf.