Datamigratie aanpakken
Uw gegevens verhuizen naar een nieuw systeem zonder verrassingen op de eerste werkdag.
Verhuizen doet u ook niet zonder eerst op te ruimen
Bij elke overstap naar nieuwe software moeten klanten, artikelen, prijzen, openstaande orders en historiek mee. Dat klinkt als een technische klus voor de leverancier, maar de moeilijke vragen zijn zakelijk: welke gegevens zijn nog juist, wat neemt u mee, en wie bevestigt dat het klopt? Een migratie die als bijzaak behandeld wordt, bepaalt de eerste indruk van het nieuwe systeem. Hieronder leest u hoe u ze beheersbaar houdt.
Eerst inventariseren: wat zit waar?
Maak een lijst van alle bronnen: het oude pakket, maar ook de rekenbladen ernaast, de adreslijst in het mailprogramma en de map met contracten. Noteer per bron welke gegevens erin zitten, wie ze bijhoudt en hoe betrouwbaar ze zijn. Bepaal bij overlap welke bron de waarheid is. Vaak blijkt dat het prijsbestand van de verkoper recenter is dan dat in het systeem. Die inventaris leert u ook wat u eigenlijk niet meer gebruikt. Hoe beter u dit in kaart hebt, hoe minder discussie er later is over waar een fout vandaan komt.
Opschonen en beslissen wat niet meegaat
Niet alles hoeft mee. Klanten waar al jaren niets voor gebeurde, artikelen die uit het gamma zijn, dubbele leveranciers: elke record die u overzet, moet ook vertaald, gecontroleerd en later onderhouden worden. Ruim op in het oude systeem of in een tussenbestand, vóór de overdracht. Voeg dubbels samen, vul ontbrekende btw-nummers aan en maak schrijfwijzen gelijk. Spreek ook af hoeveel historiek u meeneemt. Soms is het verstandiger oude facturen en orders alleen raadpleegbaar te houden in een archief. Vraag wel uw boekhouder welke stukken u hoe lang moet kunnen voorleggen.
Vertalen van oude naar nieuwe velden
Twee systemen denken zelden op dezelfde manier. Het oude heeft één adresveld, het nieuwe splitst straat, nummer en postcode. Het oude kent drie klanttypes, het nieuwe werkt met prijsgroepen. Voor elk veld legt u vast waar het naartoe gaat en welke omzetting nodig is. Dat document heet een mapping, en het is het belangrijkste stuk van de migratie. Let op vrije tekstvelden waarin jarenlang afspraken genoteerd werden, zoals leverinstructies of kortingen. Daar zit vaak kennis in die nergens anders staat en die bij een automatische overdracht makkelijk verloren gaat.
Proefdraaien, controleren en pas dan omschakelen
Voer de migratie minstens één keer volledig uit in een testomgeving. Controleer daarna op twee manieren. Met tellingen en totalen: evenveel klanten, hetzelfde openstaande saldo, dezelfde voorraadwaarde. En met steekproeven door mensen die de gegevens kennen: klopt deze klant, deze prijs, dit lopende order? Los de gevonden fouten op in het script en niet met de hand, zodat de echte overdracht herhaalbaar is. Plan de definitieve overstap op een rustig moment, bevries de invoer in het oude systeem en houd een weg terug open tot de controle afgerond is. Wie naar zijn eigen server of een private cloud migreert, houdt daarbij ook het oude archief onder eigen beheer.
Kort samengevat
- 01Datamigratie is een zakelijke oefening: uw mensen weten welke gegevens kloppen.
- 02Wat u niet meeneemt, hoeft u niet op te schonen, te vertalen of te controleren.
- 03Een uitgeschreven mapping van elk veld voorkomt discussies achteraf.
- 04Controleer met totalen én met steekproeven door wie de gegevens dagelijks gebruikt.
Drie vaste afspraken
- U kiest waar het draaitZelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
- Maatwerk is niet duurderSoftware op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
- U bent baas over het eindproductWat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Is uw bedrijf toe aan betere software?
Vijf vragen, één minuut. U krijgt meteen een eerlijk beeld, ook als het antwoord is dat u goed zit.
Uw basis zit goed.
Uw systemen doen wat ze moeten doen. Grote ingrepen zijn nu niet nodig. Eén gerichte verbetering of koppeling kan wel nog tijd opleveren: leg ze ons gerust voor.
Er lekt tijd weg.
U werkt, maar met omwegen: overtypen, zoeken, nakijken. Dat zijn precies de plekken waar een koppeling of een stuk software op maat het snelst iets oplevert. Laten we samen bekijken waar te beginnen.
Uw software houdt u tegen.
Uw bedrijf is zijn hulpmiddelen ontgroeid. Dat kost elke dag tijd en maakt u afhankelijk van enkele mensen. Een korte analyse toont waar de grootste winst zit en in welke volgorde u het aanpakt.
Veelgestelde vragen
Kan een datamigratie volledig automatisch verlopen?
Het overzetten zelf wel, met scripts die herhaalbaar zijn. De beslissingen niet. Welke van twee dubbele klanten de juiste is, of een oud artikel nog mee moet, wat een afkorting in een opmerkingenveld betekent: dat weet alleen uw team. Reken dus op tijd van uw eigen mensen voor opschonen en controleren, ook wanneer de techniek volledig door een partner gebeurt.
Wat gebeurt er met gegevens die ik niet overzet?
Die gooit u niet zomaar weg. Meestal bewaart u een alleen-lezen kopie van het oude systeem of een export in een archief, zodat u oude facturen en dossiers nog kunt raadplegen. Voor boekhoudkundige stukken en persoonsgegevens gelden bewaarregels in beide richtingen: sommige moet u bijhouden, andere mag u niet eindeloos houden. Stem dat af met uw boekhouder.
Hoeveel tijd moet ik voorzien voor een datamigratie?
Dat hangt minder af van het volume dan van de kwaliteit en het aantal bronnen. Eén proper systeem met duidelijke velden gaat vlot over. Meerdere rekenbladen met eigen schrijfwijzen en jaren aan vrije tekst vragen veel meer werk. Een proefmigratie vroeg in het project geeft het eerlijkste antwoord, omdat u dan ziet wat er werkelijk in uw gegevens zit.