Koppelingen · Data & platform

Datamigratie

Klanten, artikelen, historiek en openstaande posten veilig van uw oude naar uw nieuwe systeem.

Nieuwe software, zonder uw geschiedenis achter te laten

Een nieuw pakket kiezen is één ding, er op de eerste dag mee kunnen werken is iets anders. Dat lukt alleen als klanten, artikelen, prijzen, openstaande orders en facturen correct overgezet zijn. In het oude systeem zitten jaren aan dubbels, vrije tekstvelden en eigen afspraken. Wij brengen die gegevens in kaart, schonen ze op, vertalen ze naar de structuur van het nieuwe systeem en oefenen de overgang tot de controlecijfers kloppen.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom deze koppeling loont

Starten met zuivere gegevens

Een migratie is het moment om dubbele klanten, dode artikelen en verouderde contacten achter te laten. U neemt mee wat waarde heeft.

Geen verrassingen bij de overgang

Door vooraf proef te draaien weet u hoelang de overzetting duurt en waar het wringt. De echte overgang is dan een herhaling, geen experiment.

Aantoonbaar volledig

Aantallen, saldi en totalen worden vóór en na vergeleken. U tekent af op cijfers, niet op een gevoel dat alles er wel zal zijn.

Zo werkt de koppeling

01Voorbereiding

Inventaris en afbakening

Wij brengen in kaart welke gegevens er zijn, hoe ver de historiek teruggaat en wat het nieuwe systeem nodig heeft. Samen beslist u wat meegaat, wat gearchiveerd wordt en wat mag vervallen.

Opschoning in de bron

Analyses tonen dubbels, lege verplichte velden en ongeldige btw-nummers of adressen. U krijgt werklijsten om te beslissen, wij voeren de correcties in bulk door.

02Omzetting

Vertaalregels per veld

Oude codes, statussen en vrije tekst worden omgezet naar de waarden van het nieuwe systeem. Elke regel wordt gedocumenteerd, zodat de overzetting herhaalbaar en uitlegbaar is.

Lopende zaken overzetten

Openstaande facturen, lopende orders, voorraadstanden en actieve contracten vragen aparte aandacht, omdat ze op de dag van de overgang exact moeten aansluiten.

03Controle en overgang

Proefmigraties met rapport

Elke proefronde levert een rapport met aantallen per tabel, afgekeurde records en verschillen in controletotalen. Uw sleutelgebruikers toetsen steekproeven aan de praktijk.

Draaiboek en terugvalplan

Voor het overgangsweekend ligt vast wie wat doet, in welke volgorde en wanneer beslist wordt om door te gaan of terug te keren. Het oude systeem blijft raadpleegbaar.

Herhaalbare migratiescripts in plaats van handwerk

Controletotalen op aantallen, saldi en voorraadwaarde

Bijlagen en documenten mee overgezet waar nodig

Raadpleegbaar archief van niet-gemigreerde historiek

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Schrijnwerkerij met een oud pakket

Van een verouderd administratiepakket naar nieuwe software zonder verloren dossiers

Uitdaging: Een schrijnwerkerij werkte al lang met een pakket dat niet meer ondersteund werd. Klanten stonden er meermaals in, artikelen hadden geen vaste eenheden, en de zaakvoerder vreesde dat lopende offertes en openstaande facturen verloren zouden gaan.
Aanpak: Wij analyseerden de oude databank, voegden dubbele klanten samen en legden met de zaakvoerder vast welke historiek mee moest. Na enkele proefmigraties met controle door de administratie volgde de echte overgang volgens draaiboek.
Resultaat: Op maandag werkte het team in de nieuwe software met vertrouwde klanten, lopende dossiers en juiste saldi. De oudere historiek bleef opvraagbaar in een archief, zonder het nieuwe systeem te belasten.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoeveel historiek neem ik best mee naar een nieuw systeem?

Zo weinig als u kunt verantwoorden. Stamgegevens en alles wat nog loopt, moeten mee. Afgesloten historiek is vaak nuttiger in een raadpleegbaar archief dan in het nieuwe systeem, waar ze de structuur belast. Houd wel rekening met wettelijke bewaartermijnen. Stem die af met uw boekhouder.

Wie doet de datamigratie: de softwareleverancier of ikzelf?

Leveranciers bieden meestal importsjablonen aan en verwachten dat u de gegevens correct aanlevert. Het zware werk zit net in dat aanleveren: uitlezen, opschonen en vertalen. Dat nemen wij op ons, in overleg met uw leverancier, zodat uw medewerkers niet wekenlang in rekenbladen zitten. Verhuist u naar software die wij bouwen, dan kiest u ook waar de overgezette gegevens landen: zelf te hosten bij u of in een private cloud.

Wat als er na de overgang toch gegevens blijken te ontbreken?

Daarom houden wij het oude systeem na de overgang raadpleegbaar en bewaren wij de migratiescripts en bronbestanden. Ontbrekende gegevens kunnen dan gericht nageladen worden. De controletotalen en steekproeven vooraf maken de kans daarop wel klein.

Alle koppelingen →

Datamigratie aanpakken

Uw gegevens verhuizen naar een nieuw systeem zonder verrassingen op de eerste werkdag.

Dataopschoning

Dubbele klanten, verouderde adressen en lege velden opgeruimd, en het blijft zo.

Legacy-modernisering

Uw oude bedrijfssoftware stap voor stap vernieuwen, zonder dat de zaak een dag stilvalt.

Valkuilen bij een ERP-implementatie

De fouten die een ERP-project doen ontsporen, en hoe u ze vroeg herkent.

Access-database vervangen

Uw Access-toepassing omzetten naar een webapplicatie die meerdere gebruikers en jaren groei aankan.

Ook in Data & platform