Vendor lock-in vermijden

De vormen waarin lock-in voorkomt

De bekendste vorm zit in uw gegevens: ze staan in een formaat of op een plaats waar u ze niet volledig en bruikbaar uit krijgt. Daarnaast is er technische lock-in, wanneer maatwerk of koppelingen alleen werken binnen één platform. Contractuele lock-in ontstaat door lange looptijden, stilzwijgende verlengingen en prijsaanpassingen die u niet kunt weigeren. Er is ook kennis-lock-in: één ontwikkelaar of één bureau weet hoe het in elkaar zit en niets staat op papier. En ten slotte gewoonte: uw team kent het pakket zo goed dat elke overstap intern weerstand oproept. Elk van die vormen vraagt een ander antwoord.

Vragen die u stelt vóór u tekent

Kan ik op elk moment al mijn gegevens exporteren, in een open en gedocumenteerd formaat, inclusief bijlagen en historiek? Is er een API waarmee andere systemen kunnen lezen en schrijven? Wat gebeurt er met mijn gegevens bij opzegging, en hoe lang blijven ze beschikbaar? Hoe evolueert de prijs wanneer ik meer gebruikers of volume heb? Wat is de opzegtermijn? En bij maatwerk: van wie is de broncode, en kan een andere partij ze verder onderhouden? Een leverancier die hier duidelijk en schriftelijk op antwoordt, heeft meestal weinig te verbergen. Ontwijkende antwoorden zijn zelf een antwoord.

Technische keuzes die uitwegen openhouden

Een paar principes helpen ongeacht het product. Gebruik waar mogelijk open, gedocumenteerde formaten voor uitwisseling, zodat een ander systeem uw gegevens zonder omweg kan inlezen. Houd koppelingen tussen systemen los van elkaar via goed beschreven API’s, zodat u één onderdeel kunt vervangen zonder de rest te herbouwen. Kies bij maatwerk voor gangbare technologie waarvoor veel ontwikkelaars te vinden zijn. Zorg dat er documentatie bestaat en dat u zelf toegang hebt tot de omgeving, de domeinnaam en de accounts. En neem geregeld een eigen kopie van uw gegevens. Dat klinkt vanzelfsprekend, tot blijkt dat alle wachtwoorden bij een externe partij staan.

Hoeveel onafhankelijkheid is het waard?

Volledige onafhankelijkheid bestaat niet. Wie alles zelf beheert, ruilt afhankelijkheid van een leverancier voor afhankelijkheid van eigen personeel. Een standaardpakket op een gedeeld platform geeft u een snelle start, maar de maker bepaalt prijs, versies en toekomst. Bij maatwerk op uw eigen server of in een private cloud bent u baas over het eindproduct: u beslist wat er verandert en wanneer. Dat vraagt wel iets van u, namelijk meedenken tijdens de analyse en iemand die de server opvolgt, tenzij uw bouwer dat doet. De nuttige vraag is wat een vertrek zou kosten en hoe waarschijnlijk het is. Voor uw kernprocessen mag u daar strenger in zijn dan voor een bijkomstig hulpmiddel.