Softwarekosten onder controle houden

Licenties per gebruiker die meegroeien met uw team

Veel pakketten rekenen per gebruiker en per periode. Voor een klein team is dat overzichtelijk, maar de kost volgt daarna elke aanwerving, ook wanneer de nieuwe collega het pakket maar af en toe opent. Seizoenskrachten, een stagiair of een magazijnier die alleen iets wil opzoeken, tellen meestal als volwaardige gebruiker. Bedrijven lossen dat op door accounts te delen, wat de beveiliging en de traceerbaarheid ondermijnt en vaak tegen de voorwaarden ingaat. Daarnaast bepaalt de leverancier de prijs en de indeling van de formules. Een functie die gisteren in uw formule zat, kan morgen bij een hogere formule horen. U kunt dat niet sturen, alleen aanvaarden of vertrekken.

Overlappende abonnementen en ongebruikte functies

Software komt in een kmo zelden via één plan binnen. De verkoop kiest een hulpmiddel voor opvolging, de planning een ander, de boekhouding een derde, en na verloop van tijd doen meerdere abonnementen deels hetzelfde. Klantgegevens staan dan op verschillende plaatsen en niemand weet welke versie klopt. Tegelijk betaalt u bij brede pakketten voor modules die uw bedrijf nooit opent, omdat de formule ze nu eenmaal bevat. Een eenvoudige oefening brengt dat aan het licht: lijst elk abonnement op, noteer wie het werkelijk gebruikt en waarvoor, en zet ernaast wat het kost. Abonnementen van vertrokken medewerkers, dubbele hulpmiddelen en te ruime formules komen zo vanzelf bovendrijven.

De verborgen kost van handwerk tussen systemen

De duurste softwarekost staat op geen enkele factuur. Wanneer het offertepakket niet met de facturatie praat en de planning niet met de voorraad, vangen medewerkers dat op. Ze typen gegevens over, houden een Excel-lijst bij als tussenstation en bellen elkaar om te vragen wat de juiste stand is. Dat kost uren, veroorzaakt fouten en vertraagt de facturatie. Omdat die tijd in de loonkost verdwijnt, weegt ze bij de softwarekeuze zelden mee. Wie pakketten enkel op abonnementsprijs vergelijkt, kiest daardoor soms de oplossing met de laagste factuur en het meeste overtypwerk. Reken bij elke vergelijking dus mee hoeveel handelingen er tussen de systemen overblijven en wie ze zal uitvoeren.

Wat maatwerk en eigen hosting aan de rekening veranderen

Software op maat is niet duurder dan standaardsoftware, maar de kost is anders opgebouwd. Er is geen licentie per gebruiker: een extra collega verandert niets aan de rekening. U betaalt voor wat uw bedrijf gebruikt, niet voor een brede formule. De toepassing draait waar u kiest, op uw eigen server of in een private cloud, zodat ook de hosting een beslissing van u is. En het product is van u: u bepaalt welke uitbreiding wanneer komt, zonder prijswijziging die een leverancier oplegt. De afweging is dat u vooraf moet nadenken over wat u nodig hebt en dat onderhoud een afspraak is die u bewust maakt. Daar staat tegenover dat elke kost zichtbaar is voor ze gemaakt wordt.