Workflowautomatisering
Taken, goedkeuringen en meldingen lopen vanzelf door naar de juiste persoon.
Werk dat vastloopt tussen twee bureaus, maken wij vloeibaar
Een aankoopaanvraag wacht op een paraaf van iemand die op verlof is. Een klacht wordt doorgestuurd en raakt zoek. Een nieuwe klant wordt aangemaakt in het ene systeem en vergeten in het andere. Het werk zelf is niet moeilijk, het doorgeven loopt mis. Wij leggen uw processen vast als workflows: elke stap heeft een eigenaar, een termijn en een vervolg. Systemen worden daarbij automatisch bijgewerkt, zodat niemand moet onthouden wat er daarna hoort te gebeuren.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Niets blijft ongemerkt liggen
Elke openstaande stap staat in iemands takenlijst met een termijn. Loopt die af, dan volgt een herinnering of gaat de taak naar een vervanger.
02
Uw regels, vastgelegd in software
Wie mag goedkeuren tot welk bedrag, wanneer is een tweede paar ogen nodig: afspraken uit hoofden worden consequent toegepast. U beslist wat de regel is en laat hem bijsturen wanneer uw organisatie verandert.
03
Zicht op waar het stokt
U ziet hoeveel dossiers in elke stap wachten en hoe lang. Zo wordt duidelijk waar een proces werkelijk tijd verliest.
Wat de software doet
01Processen modelleren
Stappen, rollen en voorwaarden
Een proces wordt opgebouwd uit taken, beslissingen en vertakkingen. Rollen bepalen wie aan zet is, niet een naam die bij verloop verandert.
Termijnen en escalatie
Per stap legt u vast hoe lang hij mag duren en wat er gebeurt bij overschrijding: herinneren, doorschuiven of de leidinggevende verwittigen.
02Uitvoeren
Persoonlijke takenlijst
Iedere medewerker ziet wat van hem verwacht wordt, met alle nodige gegevens en documenten erbij. Goedkeuren kan ook vanop de gsm.
Automatische stappen
Een mail versturen, een record aanmaken, een document genereren of een status wijzigen gebeurt zonder menselijke tussenkomst.
03Verbinden en meten
Acties in uw bestaande systemen
Via koppelingen leest en schrijft de workflow in uw ERP, CRM of boekhouding. De gegevens staan dus op één plaats juist.
Doorlooptijd per stap
Rapporten tonen hoe lang dossiers onderweg zijn en waar ze wachten. Dat geeft feiten voor een gesprek over werkdruk en verdeling.
■Goedkeuringsflows met bedragsgrenzen en vervangers
■Herinneringen en escalatie bij verstreken termijn
■Automatische acties via API in gekoppelde systemen
■Volledige historiek per dossier en per stap
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Groothandel met binnendienst en magazijn
Creditnota's die niet langer eindeloos op een goedkeuring wachten
- Uitdaging
- Een klacht over een beschadigde levering kwam binnen per mail, werd doorgestuurd naar het magazijn, daarna naar verkoop en ten slotte naar de boekhouding. Onderweg bleef ze geregeld hangen. Klanten belden terug om te vragen waar hun creditnota bleef.
- Aanpak
- Wij tekenden de klachtenstroom uit met de betrokken medewerkers en bouwden een workflow met vaste stappen: registratie, vaststelling door het magazijn, beslissing door verkoop en creditering. Elke stap heeft een termijn. De creditnota wordt na goedkeuring klaargezet in de boekhouding.
- Resultaat
- Elke klacht heeft een zichtbare status en een eigenaar. De binnendienst kan een klant meteen zeggen in welke stap zijn dossier zit. De verkoopleider ziet welke klachten te lang openstaan en grijpt in voor de klant moet bellen.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Welke processen in een kmo lenen zich het best voor workflowautomatisering?
Processen die vaak terugkomen, langs meerdere mensen passeren en volgens vaste regels verlopen. Denk aan goedkeuring van aankopen en facturen, verlofaanvragen, klachten, onboarding van klanten of medewerkers en contractverlengingen. Begin bij het proces waar vandaag het meest nagebeld en nagevraagd wordt: daar is de winst het snelst voelbaar.
Is workflowautomatisering hetzelfde als RPA?
Nee. Een workflow regelt wie wanneer wat doet en bewaakt de voortgang van een dossier. RPA is een techniek waarbij een softwarerobot handelingen op een scherm nabootst in systemen zonder koppelmogelijkheid. Ze vullen elkaar aan: een workflow kan een stap toewijzen aan een mens, aan een API-koppeling of, waar het niet anders kan, aan een robot.
Moeten wij onze processen eerst op papier zetten voor u kunt starten?
Dat hoeft niet. Tijdens de analyse lopen wij met de betrokken medewerkers door wat er werkelijk gebeurt, inclusief de uitzonderingen die nergens beschreven staan. Vaak kan een proces eerst eenvoudiger. Wij bouwen enkel de flows die u gebruikt, op een bestaande fundering; daardoor is maatwerk hier niet duurder dan een platform met een licentie per gebruiker.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?