Software · Documenten & data

Formulieren digitaliseren

Van papieren formulier of pdf naar een slim formulier dat uw systemen meteen voedt.

Elk papieren formulier wordt twee keer ingevuld

Een keer door wie het invult, en een tweede keer door wie het op kantoor overtikt. Onderweg gaat een blad verloren, is een veld onleesbaar of ontbreekt net het ordernummer. Wij zetten uw checklists, aanvragen, keuringsverslagen en intakeformulieren om naar digitale formulieren. Ze controleren zelf of alles ingevuld is, tonen alleen de vragen die van toepassing zijn en schrijven het resultaat rechtstreeks naar uw software.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Volledig en leesbaar bij de eerste keer

Verplichte velden, keuzelijsten en controles op formaat zorgen dat een formulier niet teruggestuurd moet worden omdat er iets ontbreekt.

Gegevens die direct bruikbaar zijn

Wat ingevuld is, staat meteen in het juiste dossier of de juiste order, in een omgeving die u zelf host of in een private cloud. Niemand verwerkt nog een stapel papier op vrijdag.

Uw formulier, niet een sjabloon

Wij vertrekken van de formulieren die u vandaag gebruikt en verbeteren ze samen met de mensen die ze dagelijks invullen.

Wat de software doet

01Slim invullen

Voorwaardelijke vragen

Antwoordt iemand dat er schade is, dan verschijnen de vragen over de schade. Anders blijven ze weg en is het formulier korter.

Vooraf ingevulde gegevens

Klant, adres, toestel of order worden opgehaald uit uw systeem. De invuller bevestigt in plaats van alles opnieuw te noteren.

02Vastleggen op locatie

Foto, handtekening en plaats

Een foto van de meterstand, een handtekening van de klant of de locatie van de vaststelling horen bij het formulier zelf.

Invullen zonder verbinding

In een kelder of technische ruimte werkt het formulier verder. Het wordt verstuurd zodra het toestel weer verbinding heeft.

03Verwerken

Pdf-verslag in uw huisstijl

Uit de antwoorden wordt een net verslag opgemaakt dat naar de klant of de verantwoordelijke gemaild en in het dossier bewaard wordt.

Vervolgactie op basis van antwoorden

Een afgekeurd punt kan een taak, een melding of een offerteaanvraag starten. Het formulier is het begin van een proces.

Voorwaardelijke logica en verplichte velden

Foto's, handtekening en locatie in het formulier

Offline invullen met latere synchronisatie

Pdf-verslag en gegevens naar uw eigen systemen

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Onderhoudsbedrijf voor verwarming

Het onderhoudsattest is klaar voor de technieker de oprit afrijdt

Uitdaging: Techniekers vulden bij elk onderhoud een doorschrijfformulier in. De klant kreeg een doorslag, het origineel ging mee naar kantoor om overgetikt te worden. Meetwaarden waren soms onleesbaar en het attest volgde pas dagen later.
Aanpak: Wij zetten het formulier om naar een digitale versie op tablet, met de gegevens van klant en toestel vooraf ingevuld vanuit de planning. Meetwaarden worden gecontroleerd op plausibiliteit. Na de handtekening van de klant wordt het attest als pdf gemaild.
Resultaat: De klant heeft zijn attest in zijn mailbox voor de technieker vertrokken is. Kantoor tikt niets meer over. Afwijkende meetwaarden leiden automatisch tot een taak voor de binnendienst om een herstelling voor te stellen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wat is het verschil tussen een invulbare pdf en een digitaal formulier?

Een invulbare pdf is nog altijd een document: iemand moet het opslaan, doorsturen en de inhoud ergens anders overnemen. Een digitaal formulier is een toepassing die gegevens ophaalt, controleert en wegschrijft naar uw systemen. Het kan vragen verbergen, foto's opnemen en een vervolgactie starten. De pdf is dan alleen nog het verslag achteraf.

Kunnen klanten of leveranciers onze digitale formulieren ook invullen?

Ja. Een formulier kan via een beveiligde link of op uw website aangeboden worden, bijvoorbeeld voor een offerteaanvraag, een schademelding of een intake. Externe invullers hebben geen account nodig als u dat niet wilt. Waar identificatie belangrijk is, kan aanmelden met itsme of eID toegevoegd worden.

Welke formulieren digitaliseren kmo's het eerst?

Meestal de formulieren die buiten kantoor ingevuld worden en daarna overgetikt moeten worden: werkbonnen, inspectie- en keuringsverslagen, opleverdocumenten, veiligheidschecklists en uurstaten. Daarna volgen interne aanvragen zoals aankopen of onkosten. Kies eerst een formulier met veel volume, dan merkt het hele team het verschil.

Alle software →

Digitale werkbonnen

De technieker vult de werkbon in op zijn gsm, de klant tekent ter plaatse en kantoor factureert.

Workflowautomatisering

Taken, goedkeuringen en meldingen lopen vanzelf door naar de juiste persoon.

Mobiele apps

Apps voor uw mensen op de baan, in het magazijn of bij de klant, gekoppeld aan uw eigen systemen.

Kwaliteitscontroles

Controles die echt gebeuren, met bewijs dat u jaren later nog terugvindt.

HVAC-installateurs

Onderhoudscontracten, toestelhistoriek en storingen in één planning, zodat geen enkele ketel zijn beurt mist.

Ook in Documenten & data