Processen · Aankoop & financiën

Goedkeuringsflows

Aanvragen gaan automatisch naar de juiste beslisser en blijven niet steken op één bureau.

Alles wacht op één handtekening, en die zit op de werf

In veel kmo’s loopt elke beslissing langs de zaakvoerder: een aankoop, een korting voor een klant, een creditnota, een onkostennota. De vraag komt per mail, per berichtje of in de gang, en het antwoord is nergens terug te vinden. Is hij een week weg, dan ligt het stil of beslist iemand op eigen houtje. Wij bouwen goedkeuringsflows die vastleggen wie waarover mag beslissen, de aanvraag met alle context bij die persoon brengen en bijhouden wat er beslist werd.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

U beslist enkel waar het telt

Kleine en routinematige aanvragen worden gedelegeerd of automatisch aanvaard binnen uw grenzen. Enkel uitzonderingen bereiken de zaakvoerder.

Beslissen met context

De goedkeurder ziet het document, het budget, de voorgeschiedenis en het advies van de aanvrager in één scherm, niet in vijf doorgestuurde mails.

Achteraf aantoonbaar

Elke goedkeuring of weigering is bewaard met naam, tijdstip en opmerking. Bij een vraag van een klant, auditor of bestuurder is het antwoord er.

Zo loopt het proces

01Regels vastleggen

Bevoegdheden per rol en bedrag

U legt vast wie tot welk bedrag en voor welk soort aanvraag mag goedkeuren. Meerdere stappen na elkaar of gelijktijdig zijn mogelijk.

Routes op basis van inhoud

Project, kostenplaats, klant of leverancier bepalen bij wie een aanvraag terechtkomt. Wijzigt de organisatie, dan past u de regel aan, niet de software.

02Beslissen

Goedkeuren via mail of app

Een melding met de kern van de aanvraag en twee knoppen. Wie meer wil zien, opent het volledige dossier op smartphone of computer.

Vraag stellen of terugsturen

De goedkeurder kan om verduidelijking vragen zonder de aanvraag te weigeren. Vraag en antwoord blijven bij het dossier bewaard.

03Bewaken

Vervanging en escalatie

Bij verlof neemt een aangeduide vervanger over. Blijft een aanvraag te lang onbeantwoord, dan gaat ze een niveau hoger of komt er een herinnering.

Overzicht van wat wacht

Aanvragers zien waar hun vraag zit. De zaakvoerder ziet per flow waar aanvragen zich opstapelen en wie structureel te veel op zijn bord krijgt.

Bevoegdheidsmatrix per rol, bedrag en type

Goedkeuren met één klik vanuit de melding

Vervanger bij afwezigheid en escalatietermijn

Onwijzigbaar logboek van elke beslissing

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Consultancybureau met projectteams

Onkosten en aankopen beslist door wie het project leidt

Uitdaging: Bij een consultancybureau gingen onkostennota’s, softwareaankopen en afwijkende tarieven allemaal langs de twee vennoten. Zij keurden goed tussen klantafspraken door, vaak zonder de details te kennen, en projectleiders wachtten dagen op een antwoord.
Aanpak: Wij brachten de soorten aanvragen in kaart en bouwden per soort een flow met bedragsgrenzen. Projectleiders beslissen binnen hun budget, de vennoten enkel daarboven. Elke aanvraag toont het resterende projectbudget.
Resultaat: De vennoten krijgen een fractie van de vroegere aanvragen voorgelegd, telkens met de juiste achtergrond. Projectleiders dragen zichtbaar verantwoordelijkheid voor hun budget, en niets blijft hangen tijdens vakantieperiodes.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Welke processen in een kmo komen in aanmerking voor een goedkeuringsflow?

Elk proces waarbij iemand toestemming moet geven voor een ander verder kan: aankoopaanvragen, inkomende facturen, kortingen en afwijkende prijzen, creditnota’s, onkosten, verlof, nieuwe klanten of leveranciers, en documenten die een nazicht vragen. Wij raden aan te starten met de flow waar het wachten vandaag het meest hindert.

Maakt een goedkeuringsflow ons bedrijf niet trager en bureaucratischer?

Het omgekeerde is de bedoeling. De goedkeuringen bestaan vandaag ook, alleen informeel en onzichtbaar. Door ze vast te leggen kunt u bewust schrappen wat geen meerwaarde heeft en delegeren wat u niet zelf hoeft te zien. Een goede flow heeft zo weinig stappen als uw risico toelaat. En omdat er geen licentie per gebruiker speelt, kan elke leidinggevende mee goedkeuren zonder dat de rekening oploopt.

Is een digitale goedkeuring evenwaardig aan een handtekening op papier?

Voor interne beslissingen volstaat doorgaans een geregistreerde goedkeuring door een ingelogde gebruiker, met tijdstip en logboek. Voor documenten die u met externe partijen tekent, kunnen strengere vormen van elektronische handtekening aangewezen zijn. Welke vorm past bij welk document, bekijkt u best met uw juridisch adviseur.

Alle processen →

Workflowautomatisering

Taken, goedkeuringen en meldingen lopen vanzelf door naar de juiste persoon.

Audit trail & logging

Een sluitend spoor van wie wat wanneer deed in uw software, doorzoekbaar en beschermd tegen aanpassing.

Onkostenbeheer

Bonnetjes, kilometers en voorschotten verwerkt zonder papieren enveloppes en rekenbladen.

Wat is workflowautomatisering?

Vaste opeenvolgingen van taken die software zelf doorgeeft, opvolgt en bewaakt tot ze afgewerkt zijn.

Purchase-to-pay

Van aankoopbehoefte tot betaalde leveranciersfactuur, met controle op elke overgang.

Ook in Aankoop & financiën