Processen · Aankoop & financiën

Bankafstemming

Bankverrichtingen worden ingelezen en gekoppeld aan facturen; u bekijkt alleen wat overblijft.

Afpunten is geen werk voor een mens met een liniaal

Iemand opent de bankapplicatie, legt de lijst met openstaande facturen ernaast en vinkt af. Een klant betaalt drie facturen in één bedrag, een andere vergeet de mededeling, een derde houdt zelf een creditnota in. Elke puzzel kost tijd, dus gebeurt het afpunten eens per week of per maand. Tot dan weet niemand zeker wie betaald heeft. Wij automatiseren de afstemming: bankbestanden worden dagelijks ingelezen, verrichtingen gekoppeld volgens slimme regels en enkel de onduidelijke gevallen voorgelegd.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Elke ochtend een juiste stand

Wat de vorige dag op de rekening kwam, is verwerkt voor uw team begint. Verkoop en administratie werken met actuele saldi.

Puzzels worden voorstellen

Verzamelbetalingen, afgeronde bedragen en ontbrekende mededelingen krijgen een voorstel van de best passende facturen.

Geen verschillen bij de afsluiting

Omdat bank en boekhouding doorlopend op elkaar aansluiten, blijft er op het einde van de periode geen onverklaard saldo over.

Zo loopt het proces

01Inlezen

Bankbestanden van al uw rekeningen

CODA-bestanden van verschillende banken en rekeningen komen automatisch binnen en worden omgezet naar één lijst van verrichtingen.

Betaalproviders en kassa erbij

Uitbetalingen van online betalingen en terminals worden uitgesplitst per onderliggende transactie, met de ingehouden commissie apart.

02Koppelen

Herkenning op meerdere kenmerken

Gestructureerde mededeling, factuurnummer in vrije tekst, bedrag, rekeningnummer en naam van de betaler worden samen gebruikt om te matchen.

Regels voor terugkerende posten

Huur, lonen, sociale bijdragen, bankkosten en domiciliëringen worden herkend en met de juiste rekening voorgesteld zonder tussenkomst.

03Afwerken

Werklijst met suggesties

Wat niet eenduidig gekoppeld is, staat op een korte lijst. De medewerker kiest uit de voorstellen, splitst een bedrag of boekt een betalingsverschil.

Doorzetten naar de boekhouding

Afgepunte verrichtingen worden als boeking aangeboden aan uw boekhoudpakket, zodat uw boekhouder dezelfde stand ziet als u.

Dagelijkse verwerking van CODA-bestanden

Matching op mededeling, bedrag en betaler

Verzamelbetalingen splitsen over facturen

Aansluiting tussen banksaldo en boekhouding

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Tuincentrum met webshop

Betalingen van winkel, webshop en bedrijfsklanten in één afstemming

Uitdaging: Een tuincentrum met webshop ontving geld via de kassa, online betalingen en overschrijvingen van bedrijfsklanten zoals tuinaannemers. De uitbetalingen van de betaaldienst kwamen als één som binnen en moesten manueel uitgesplitst worden.
Aanpak: Wij lezen de bankbestanden en de afrekeningen van de betaaldienst in, splitsen de uitbetalingen per bestelling en koppelen overschrijvingen aan de openstaande facturen. Resterende posten komen op een werklijst voor de boekhoudster.
Resultaat: De boekhoudster besteedt haar tijd aan de enkele onduidelijke verrichtingen. De winkelverantwoordelijke weet wanneer een bedrijfsklant betaald heeft voor hij opnieuw op rekening komt afhalen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wat is een CODA-bestand en hoe komen we eraan?

CODA is het Belgische standaardformaat waarin banken rekeningafschriften elektronisch aanleveren. Het bevat elke verrichting met bedrag, tegenpartij en mededeling in een vorm die software kan lezen. U vraagt het aan bij uw bank of via de dienst waarmee uw boekhouder al werkt. Wij bekijken samen welke weg voor uw rekeningen het eenvoudigst is.

Hoe herkent het systeem een betaling zonder gestructureerde mededeling?

Door meerdere aanwijzingen te combineren. Het rekeningnummer en de naam van de betaler wijzen naar een klant, het bedrag naar een factuur of een combinatie van facturen, en in de vrije tekst staat vaak een factuurnummer. Is er één duidelijke kandidaat, dan wordt gekoppeld. Bij twijfel krijgt u een voorstel en beslist u.

Doet ons boekhoudpakket dit niet al zelf?

Veel pakketten kunnen bankbestanden inlezen en eenvoudige gevallen afpunten. De moeilijkheid zit in wat daarbuiten valt: betaaldiensten, verzamelbetalingen, meerdere systemen waarin facturen ontstaan. Wij kijken eerst wat uw pakket goed doet en bouwen enkel wat ontbreekt, zodat bank, facturatie en boekhouding op elkaar aansluiten. Die aanvulling kunt u zelf hosten, zodat bankgegevens uw eigen omgeving niet verlaten.

Alle processen →

Bankkoppeling (CODA)

Bankverrichtingen lopen elke dag binnen en worden automatisch afgepunt tegen uw facturen.

Betaalproviderkoppeling

Onlinebetalingen, terugbetalingen en uitbetalingen sluiten vanzelf aan op uw orders en boekhouding.

Boekhoudsoftware

Boekhouding die gevoed wordt door uw verkoop, aankoop en bank, zonder overtypen.

Debiteurenbeheer

Weet op elk moment wie u wat verschuldigd is en wat de volgende stap is per klant.

Maandafsluiting

Een afsluiting die doorloopt tijdens de maand, zodat de cijfers er zijn wanneer u ze nodig hebt.

Ook in Aankoop & financiën