Kasafsluiting
De dagontvangsten kloppen en zitten in de boekhouding voor u het licht uitdoet.
Sluiten zonder nog een uur te tellen en over te typen
Na sluitingstijd begint het tweede werk: cash tellen, het ticket van de betaalterminal naast de kassa leggen, waardebonnen apart noteren en alles in een Excel zetten voor de boekhouder. Een verschil zoeken kost meer tijd dan het waard is, dus blijft het staan. Wij laten kassa, betaalterminal en boekhouding met elkaar praten, zodat de afsluiting een korte controle wordt in plaats van een rekensom.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Verschillen direct zichtbaar
Het getelde bedrag en de elektronische betalingen worden naast de kassaverkoop gelegd. Een afwijking ziet u dezelfde avond, per kassa en per betaalwijze.
02
Geen dagstaten meer overtypen
De dagtotalen gaan als boeking naar de boekhouding, opgesplitst volgens de rekeningen en tarieven die uw boekhouder heeft bepaald.
03
Elke vestiging op dezelfde manier
Winkelpersoneel volgt overal dezelfde stappen op het scherm, zodat de afsluiting niet afhangt van wie die avond toevallig staat.
Zo loopt het proces
01Tellen en vergelijken
Telhulp op het scherm
De medewerker geeft het aantal biljetten en munten in, het systeem rekent het totaal uit en vergelijkt dat met wat de kassa verwacht.
Terminal naast kassa
De afrekening van de betaalterminal wordt automatisch opgehaald en vergeleken met de kaartverkopen die in de kassa geregistreerd staan.
02Verklaren
Reden bij elk kasverschil
Bij een afwijking kiest de medewerker een reden of schrijft een korte toelichting, zodat u later patronen per persoon of per dag kunt herkennen.
Bonnen en voorschotten apart
Waardebonnen, voorschotten en terugbetalingen krijgen een eigen lijn, zodat ze de dagomzet niet vertekenen en correct geboekt worden.
03Doorboeken
Dagboeking naar boekhouding
Na goedkeuring vertrekt de dagstaat als journaalpost naar het boekhoudpakket, met het afsluitrapport als bijlage.
Overzicht over alle kassa's
De zaakvoerder ziet in één scherm welke kassa's afgesloten zijn, waar een verschil openstaat en welke stortingen nog onderweg zijn.
■Afsluiting per kassa, per medewerker en per vestiging
■Vergelijking van terminalafrekening met kassaverkoop
■Journaalpost per dag naar het boekhoudpakket
■Historiek van kasverschillen met toelichting
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Bakkerij met drie winkels
Drie winkels sluiten af zonder dat de zaakvoerder moet narekenen
- Uitdaging
- Een bakkerij met drie verkooppunten kreeg elke ochtend drie handgeschreven dagstaten binnen. De zaakvoerder tikte ze over voor de boekhouder en ontdekte kasverschillen pas dagen later, wanneer niemand zich de oorzaak nog herinnerde.
- Aanpak
- Wij bouwden een afsluitscherm bovenop de bestaande kassa's en koppelden de betaalterminals. De verkoopster telt, bevestigt en geeft bij een verschil een reden op. De dagboeking gaat daarna rechtstreeks naar de boekhouding.
- Resultaat
- De ochtendronde met papieren dagstaten is verdwenen. Verschillen worden dezelfde avond besproken en de boekhouder ontvangt per winkel een nette dagboeking in plaats van een doorgestuurde Excel.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Werkt dit ook met de kassa die ik vandaag gebruik?
Dat hangt af van wat uw kassa kan aanleveren. Veel systemen bieden een export of een API met dagtotalen. Wij onderzoeken dat tijdens de analyse en bouwen de koppeling daarop. Kan uw kassa niets doorgeven, dan bespreken wij eerlijk welke alternatieven er zijn. Omdat wij enkel de afsluiting bouwen en niet uw kassa vervangen, kost dit maatwerk niet meer dan een standaardmodule.
Hoe zit het met de regels rond de geregistreerde kassa?
Of en hoe die verplichting op uw zaak van toepassing is, bekijkt u het best met uw boekhouder of via de officiële bronnen. Onze afsluitflow werkt bovenop uw kassa en verandert niets aan de wettelijke registratie die het toestel zelf verzorgt.
Kan ik kasverschillen per medewerker opvolgen?
Ja, als uw medewerkers zich aan de kassa aanmelden. Elk verschil wordt dan bewaard met datum, kassa, persoon en toelichting. Zo ziet u of het om een toevallige telfout gaat of om iets dat een gesprek of een andere werkwijze vraagt.
Ook in Aankoop & financiën
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?