Geregistreerde kassa in de horeca
Wat het geregistreerd kassasysteem is en waar horecazaken op letten bij hun kassa.
De kassa als fiscaal instrument, niet alleen als lade
In de Belgische horeca is de kassa meer dan een hulpmiddel om af te rekenen. Zaken die onder de regeling vallen, moeten werken met een geregistreerd kassasysteem, in de volksmond de witte kassa. Dat systeem legt elke verrichting vast op een manier die achteraf niet aangepast kan worden. Dit artikel legt uit hoe het in grote lijnen in elkaar zit, wat het voor uw dagelijkse werking betekent en welke vragen u aan uw boekhouder moet stellen.
Wat een geregistreerd kassasysteem is
Het geregistreerd kassasysteem, afgekort GKS, is een kassa die aan wettelijke technische eisen voldoet en die verkopen op een controleerbare manier registreert. De regeling is ingevoerd voor de horecasector en hangt samen met de btw-wetgeving. Het doel is dat de ontvangsten die de zaak aangeeft overeenstemmen met wat werkelijk aangeslagen is. De federale overheidsdienst Financiën bepaalt aan welke eisen systemen moeten voldoen. Een horecazaak kan dus niet om het even welke kassa of zelfgebouwde toepassing gebruiken wanneer ze onder de verplichting valt, maar moet een systeem kiezen dat daarvoor erkend is.
De onderdelen en hoe ze samenwerken
Een geregistreerd kassasysteem bestaat uit meer dan het scherm waarop de ober tikt. Naast de kassa zelf is er een fiscale datamodule, vaak de blackbox genoemd, die de gegevens van elk ticket vastlegt en beveiligt. Een persoonlijke kaart van de uitbater koppelt die registratie aan de onderneming. Elke verrichting krijgt zo een controlekenmerk, dat ook op het kasticket voor de klant verschijnt. Omdat de registratie buiten de kassasoftware gebeurt, kan een ticket achteraf niet spoorloos verdwijnen of gewijzigd worden. Correcties blijven mogelijk, maar laten zelf ook een spoor na.
Wie eronder valt en waar u dat navraagt
Of uw zaak een geregistreerd kassasysteem moet gebruiken, hangt af van uw activiteit en van voorwaarden die de wetgeving bepaalt, onder meer rond het verschaffen van maaltijden. De regels zijn in de loop der jaren aangepast en kunnen verder evolueren, ook wat betreft de technische generatie van de toestellen. Reken daarom niet op wat een collega-uitbater of een verkoper u vertelt. Leg uw concrete situatie voor aan uw boekhouder en lees de actuele toelichting van de federale overheidsdienst Financiën. Dat geldt zeker bij een overname, een nieuwe vestiging of een verschuiving in uw aanbod.
Wat de kassa voor uw administratie kan doen
Een kassa die elke verkoop gestructureerd vastlegt, is ook een bron van bruikbare gegevens. Dagtotalen per btw-tarief en per betaalwijze kunnen rechtstreeks naar de boekhouding, zodat niemand het dagrapport overtypt. Verkoop per artikel kan de voorraad bijwerken en tonen welke gerechten renderen. De afsluiting op het einde van de dag gaat sneller wanneer de betaalterminal en de kassa dezelfde bedragen kennen. Wij bouwen geen eigen geregistreerde kassa. Wij koppelen de gegevens uit uw erkende systeem aan boekhouding, voorraad en rapportage, binnen wat dat systeem toelaat.
Kort samengevat
- 01Een geregistreerd kassasysteem legt verkopen vast zonder dat ze nadien aanpasbaar zijn.
- 02Het bestaat uit een erkende kassa, een fiscale datamodule en een persoonlijke kaart.
- 03Of uw zaak eronder valt, toetst u af met uw boekhouder en de officiële bron.
- 04De kassagegevens kunnen doorstromen naar boekhouding, voorraad en rapportage.
Drie vaste afspraken
- U kiest waar het draaitZelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
- Maatwerk is niet duurderSoftware op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
- U bent baas over het eindproductWat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Is uw bedrijf toe aan betere software?
Vijf vragen, één minuut. U krijgt meteen een eerlijk beeld, ook als het antwoord is dat u goed zit.
Uw basis zit goed.
Uw systemen doen wat ze moeten doen. Grote ingrepen zijn nu niet nodig. Eén gerichte verbetering of koppeling kan wel nog tijd opleveren: leg ze ons gerust voor.
Er lekt tijd weg.
U werkt, maar met omwegen: overtypen, zoeken, nakijken. Dat zijn precies de plekken waar een koppeling of een stuk software op maat het snelst iets oplevert. Laten we samen bekijken waar te beginnen.
Uw software houdt u tegen.
Uw bedrijf is zijn hulpmiddelen ontgroeid. Dat kost elke dag tijd en maakt u afhankelijk van enkele mensen. Een korte analyse toont waar de grootste winst zit en in welke volgorde u het aanpakt.
Veelgestelde vragen
Moet elke horecazaak een geregistreerde kassa hebben?
Nee, de verplichting hangt af van voorwaarden rond uw activiteit die de wetgeving bepaalt, en die voorwaarden kunnen wijzigen. Ga er niet van uit dat u vrijgesteld bent omdat uw zaak klein is of vooral dranken serveert. Vraag het uw boekhouder en raadpleeg de federale overheidsdienst Financiën. Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies.
Mag ik zelf kassasoftware laten bouwen voor mijn horecazaak?
Valt uw zaak onder de verplichting, dan moet het kassasysteem aan de wettelijke eisen voldoen en daarvoor erkend zijn. Een toepassing op maat kan dat niet vervangen. Wat wel kan, is maatwerk rond de kassa: bestellingen, reservaties, voorraad, personeelsplanning of rapportage, gekoppeld aan het erkende systeem. De fiscale kern blijft in orde, en in dat eigen deel laat u wijzigen wat u wilt wanneer uw zaak verandert.
Kan mijn geregistreerde kassa gekoppeld worden aan de boekhouding?
In veel gevallen wel, afhankelijk van welke gegevens uw kassasysteem ter beschikking stelt. Meestal gaat het om dagtotalen per btw-tarief en betaalwijze die automatisch als boeking klaargezet worden. De fiscale registratie zelf blijft onaangeroerd; de koppeling leest alleen. Wij bekijken eerst wat uw systeem kan aanleveren en bouwen daarna de doorstroming naar uw boekhoudpakket.