Rechtsgeldigheid van de digitale handtekening

Het Europese kader in het kort

Elektronische handtekeningen zijn in de Europese Unie geregeld door een verordening die bekendstaat als eIDAS. Ze geldt in alle lidstaten, dus ook in België. Het uitgangspunt is dat een handtekening niet geweigerd mag worden als bewijs om de enkele reden dat ze elektronisch is. Dat betekent niet dat elke elektronische handtekening evenveel waard is. De verordening onderscheidt drie soorten, met een oplopende zekerheid over wie getekend heeft en of het document nadien ongewijzigd bleef. Welke soort u nodig hebt, hangt af van het document en van het risico dat iemand de ondertekening later betwist.

Gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd

De gewone elektronische handtekening is de breedste categorie: een getekende krabbel op een tablet, een aangevinkt vakje, een ingetypte naam. Eenvoudig, maar bij betwisting moet u zelf aantonen wie erachter zat. De geavanceerde handtekening is op unieke wijze verbonden met de ondertekenaar en maakt latere wijzigingen aan het document zichtbaar. De gekwalificeerde handtekening is de sterkste. Ze steunt op een gekwalificeerd certificaat en een beveiligd middel om te tekenen, en wordt juridisch gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Ondertekenen met de Belgische eID is daar een bekend voorbeeld van; ook itsme kan hiervoor gebruikt worden.

Welk niveau voor welk document?

Voor alledaagse documenten met een beperkt risico, zoals een ontvangstbewijs bij levering of het akkoord op een kleine offerte, volstaat in de praktijk vaak een gewone handtekening, zeker als u er goede sporen bij bewaart. Voor contracten met een grotere waarde of een lange looptijd is een sterker niveau verstandig. Voor sommige documenten legt de wet bijzondere vormvereisten op of is de tussenkomst van bijvoorbeeld een notaris nodig; daar volstaat een digitale handtekening niet zomaar. Welke documenten in uw sector daaronder vallen, vraagt u na bij een jurist. Een sterker niveau vraagt wel meer van de ondertekenaar, en dat kan klanten doen afhaken.

Bewijs zit ook in wat u errond bewaart

Bij een betwisting kijkt men naar het geheel. Wie kreeg de uitnodiging om te tekenen, op welk mailadres of telefoonnummer? Wanneer werd het document geopend en ondertekend? Is aantoonbaar dat de inhoud daarna niet veranderde? Een goede ondertekenflow legt die stappen vast in een logboek en verzegelt het getekende document, zodat elke latere wijziging zichtbaar is. Bewaar het ondertekende origineel en het bijhorende bewijs samen, op een plaats waar ze over jaren nog terug te vinden en leesbaar zijn. Een afgedrukte versie van een digitaal getekend document verliest precies die controleerbaarheid.